ЭТрН при самовывозе перевозчиком. Кто оформляет, обязательна ли нужна и как правильно её заполнить
Самовывоз не всегда означает, что покупатель может забрать товар без оформления транспортных документов. Если для доставки со склада поставщика нанимают стороннего перевозчика, необходимо определить, кто оформляет электронную транспортную накладную (ЭТрН), какие сведения вносит в документ и кто должен его подписать.
Нужно ли оформлять ЭТрН при самовывозе, зависит от того, как организована перевозка и кто её выполняет. Само по себе участие покупателя в организации доставки не отменяет требований к оформлению перевозочных документов.
В статье разберём, в каких случаях при самовывозе требуется ЭТрН, кто отвечает за её оформление и подписание, а также на что обратить внимание при передаче груза перевозчику.
Самовывоз с привлечением перевозчика
Самовывоз с привлечением перевозчика — это ситуация, когда покупатель самостоятельно организует доставку товара со склада поставщика, но поручает фактическую перевозку сторонней транспортной компании или индивидуальному предпринимателю. Например, покупатель заказывает машину, перевозчик приезжает на склад, принимает груз и доставляет его по указанному адресу.
Для оформления ЭТрН важно учитывать не только место погрузки и то, кто заказал автомобиль, но и условия договора перевозки. Грузоотправителем для целей транспортной накладной является сторона договора перевозки, а не обязательно владелец склада, продавец товара или лицо, которое оплачивает доставку.
При такой организации доставки необходимо разграничить обязанности участников:
- Поставщик подготавливает товар к отгрузке и обеспечивает его передачу в соответствии с условиями сделки.
- Покупатель организует самовывоз, согласовывает условия доставки и предоставляет необходимые сведения о получателе и месте выгрузки.
- Грузоотправитель по договору перевозки отвечает за оформление документа со своей стороны, если договором не предусмотрен иной порядок.
- Перевозчик принимает груз, выполняет доставку и участвует в оформлении ЭТрН на предусмотренных для него этапах.
Если покупатель заключает договор непосредственно с транспортной компанией, необходимо проверить, кто указан грузоотправителем в договоре и перевозочных документах. Нельзя автоматически указывать поставщика или покупателя только на основании того, что товар забирают с его склада либо что он оплачивает перевозку.
Нужна ли ЭТрН
Если покупатель привлекает стороннего перевозчика для доставки товара по договору перевозки, по общему правилу необходимо оформить ЭТрН
С 1 сентября 2026 года все перевозочные документы, включая ЭТрН, оформляются и передаются через операторов ИС ЭПД с последующей передачей сведений в ГИС ЭПД, за исключением предусмотренных законодательством случаев.
Самовывоз не освобождает участников от оформления электронных перевозочных документов (ЭПД). Если перевозчик принимает товар на складе поставщика и доставляет его покупателю, перевозка должна быть документально оформлена независимо от того, кто нашёл транспортную компанию и оплачивает её услуги.
При этом нужно различать договор поставки и договор перевозки. Первый регулирует отношения продавца и покупателя по передаче товара, а второй — обязательства по доставке груза. Если покупатель самостоятельно организует перевозку с привлечением транспортной компании, наличие договора поставки само по себе не заменяет транспортную накладную.
Перед отправкой груза участникам следует согласовать, кто формирует ЭТрН и как документ будет передан остальным участникам. Если договором предусмотрен иной порядок составления накладной, его также необходимо учитывать.
Когда можно обойтись без ЭТрН
Отсутствие необходимости оформлять ЭТрН возможно прежде всего тогда, когда перевозки по договору с отдельным перевозчиком нет. Например, покупатель забирает товар собственным автомобилем для собственных нужд, а поставщик передаёт товар непосредственно покупателю. В такой ситуации не возникает договора перевозки с самостоятельным перевозчиком, а значит, транспортная накладная по общему правилу не требуется.
Если же покупатель нанял транспортную компанию или ИП, которые обязуются доставить груз, речь идёт о перевозке по договору. Сам по себе факт самовывоза не является основанием для отказа от оформления ЭТрН.
Необходимость оформления ЭТрН при самовывозе зависит от нескольких обстоятельств:
- кто фактически выполняет перевозку — сам покупатель или привлечённый перевозчик;
- заключён ли договор перевозки с транспортной компанией или ИП;
- предусмотрено ли законодательством исключение, допускающее оформление транспортной накладной на бумаге.
При самовывозе с привлечением перевозчика важно различать ситуации, когда транспортная накладная не требуется, и случаи, когда её разрешено оформить на бумаге вместо электронного документа. Бумажный формат допускается только в предусмотренных законодательством случаях, в частности при следующих обстоятельствах:
- Перевозка собственным транспортом без договора перевозки — покупатель забирает товар самостоятельно, для собственных нужд, не привлекая стороннюю транспортную компанию или ИП. В этом случае транспортная накладная по общему правилу не требуется.
- Перевозка военных и специальных грузов — в случаях, предусмотренных законодательством.
- Каботажная перевозка — если её выполняет иностранный перевозчик, зарегистрированный в государстве — члене ЕАЭС.
- Отсутствие доступа к интернету — когда соблюдены предусмотренные законодательством условия для оформления документов на бумаге.
- Совпадение грузоотправителя и грузополучателя — когда обе роли выполняет одно и то же лицо.
- Перевозка драгоценных металлов и драгоценных камней — в случаях, предусмотренных соответствующими правилами.
В остальных случаях, если покупатель нанимает стороннего перевозчика для доставки товара со склада продавца, следует исходить из необходимости оформить ЭТрН.
Кто и что должен оформить
При самовывозе с привлечением стороннего перевозчика важно заранее определить, кто составляет ЭТрН и какие сведения вносит каждый участник. Чтобы правильно оформить ЭТрН, перевозчику необходимо учитывать договорные отношения, распределение обязанностей и фактические условия передачи груза.
Грузоотправитель указывает сведения о грузе и участниках перевозки, перевозчик оформляет данные о приёмке и выдаче груза, а грузополучатель подтверждает его получение. При этом поставщик, покупатель и грузоотправитель могут быть разными лицами, поэтому их роли важно определить до начала перевозки.
Основные обязанности распределяются следующим образом:
| Участник | Что должен оформить |
|---|---|
| Грузоотправитель | Титул 1 (Т1) — Оформление: сведения о грузе, участниках перевозки, местах погрузки и выгрузки и других необходимых условиях. |
| Поставщик, передающий товар | Документы на отгрузку товара и предусмотренные для него подтверждения при погрузке. |
| Заказчик | Сведения о грузополучателе и месте доставки в пределах своих обязанностей. Если покупатель выступает грузоотправителем, он оформляет соответствующий титул в этой роли. |
| Перевозчик | Титул 2 (Т2) — Погрузка и Титул 4 (Т4) — Разгрузка. При необходимости также оформляет дополнительные титулы: Титул 5 (Т5) — Отражение стоимости, Титул 7 (Т7) — Переадресовка и Титул 8 (Т8) — Замена водителя/ТС. |
| Грузополучатель | Титул 3 (Т3) — Приёмка: подтверждение получения груза и фиксация выявленных расхождений. |
Например, покупатель заказывает перевозку у транспортной компании, а товар забирают со склада продавца. До подачи машины стороны должны согласовать, кто выступает грузоотправителем по договору перевозки и кто формирует ЭТрН. Если по договору грузоотправителем является покупатель, нельзя автоматически указывать в этом качестве продавца только потому, что погрузка происходит на его складе.
При заполнении документа нужно ориентироваться на фактические условия перевозки и договорные отношения. Если груз передаёт уполномоченный сотрудник склада, его действия должны соответствовать предоставленным полномочиям и предусмотренному порядку оформления.
Кто и что должен подписывать
После создания ЭТрН участники подтверждают сведения и действия, относящиеся к их роли в перевозке. При самовывозе важно понимать, как перевозчику подписать ЭТрН на каждом этапе: при приёмке груза со склада, во время перевозки и при последующей выдаче получателю.
Обычно последовательность включает несколько этапов:
- Грузоотправитель или уполномоченное лицо подписывает документ со своей стороны и подтверждает предусмотренные для него сведения о передаче груза.
- Перевозчик оформляет сведения о приёмке груза и обстоятельствах погрузки.
- Грузополучатель или уполномоченное лицо подтверждает получение груза после доставки.
- Перевозчик оформляет сведения о выдаче груза получателю и завершает оформление относящихся к нему данных.
Подписывать ЭТрН должен участник, уполномоченный выполнять соответствующее действие. Подпись подтверждает его участие в конкретном этапе перевозки.
Подтверждение водителем фактической приёмки груза не всегда заменяет подпись перевозчика от имени организации. Порядок подписания зависит от полномочий водителя, вида электронной подписи и правил используемого сервиса.
Если при погрузке обнаружены расхождения между фактическим грузом и сведениями в ЭТрН, их необходимо зафиксировать до подписания соответствующего титула. Не следует подтверждать недостоверные сведения только ради завершения оформления.
При стандартной перевозке оформляют основные титулы (Т1–Т4), относящиеся к передаче, приёмке и выдаче груза. Дополнительные титулы (Т5–Т9) заполняют при соответствующих обстоятельствах. Перевозчику важно проверить сведения до начала погрузки и подписывать только те данные, которые соответствуют фактическим действиям и его полномочиям.
Чтобы понимать, какие действия должен подтвердить перевозчик при самовывозе, важно учитывать назначение каждого титула ЭТрН. Ниже — таблица, в которой указано, кто оформляет и подписывает каждый титул и что делает перевозчик при самовывозе груза.
| Титул | Кто формирует, подписывает и участвует | Что происходит при самовывозе перевозчиком |
|---|---|---|
| Титул 1 (Т1) — Оформление | Грузоотправитель формирует и подписывает Т1, указывая сведения о перевозке, грузе, перевозчике и получателе.
Лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП) может участвовать в оформлении сведений о погрузке и подтверждать фактически выполненные действия в пределах предоставленных полномочий. ЛОП и грузоотправитель могут быть разными лицами. Перевозчик получает сформированный титул и проверяет сведения, необходимые для приёма груза. |
До начала перевозки перевозчик проверяет сведения о себе, водителе, транспортном средстве, грузе и месте погрузки. Если товар выдаёт поставщик, а грузоотправителем выступает покупатель, эти роли необходимо различать. Перевозчик не оформляет Т1 вместо грузоотправителя только потому, что самостоятельно забирает товар со склада. |
| Титул 2 (Т2) — Погрузка | Перевозчик формирует титул о приёме груза к перевозке и подписывает его со своей стороны.
Водитель участвует в подтверждении фактического приёма груза и может подписывать титул своей электронной подписью, если такой порядок предусмотрен для используемой схемы оформления и у него есть необходимые полномочия. Грузоотправитель и лицо, выполняющее погрузку участвуют в передаче груза и подтверждении фактических обстоятельств погрузки в предусмотренном порядке. |
При прибытии на склад перевозчик сверяет фактический груз со сведениями ЭТрН, проверяет количество грузовых мест, состояние упаковки и другие доступные для проверки характеристики. В Т2 фиксируются сведения о приёме груза и обстоятельствах погрузки. При обнаружении повреждений, недостачи или расхождений их необходимо отразить до подтверждения соответствующих сведений. После оформления и подписания Т2 перевозка продолжается. |
| Титул 3 (Т3) — Приёмка | Грузополучатель формирует и подписывает Т3, подтверждая результат приёмки груза.
Работник или представитель грузополучателя может фактически принимать груз и участвовать в фиксации его количества, состояния и выявленных расхождений. Подписание от имени организации выполняется в соответствии с предоставленными полномочиями и применяемым порядком электронного документооборота. Перевозчик и водитель участвуют в передаче груза получателю, но не подписывают Т3 вместо грузополучателя только в силу своей роли перевозчика. |
После прибытия к месту доставки перевозчик предъявляет груз получателю. Грузополучатель проверяет груз и оформляет результат приёмки в Т3. Если выявлены повреждения, недостача или отказ от приёмки, соответствующие обстоятельства фиксируются в установленном порядке. Перевозчик контролирует оформление передачи и после завершения приёмки переходит к оформлению своего титула о выдаче груза. |
| Титул 4 (Т4) — Разгрузка | Перевозчик формирует и подписывает титул о выдаче груза.
Водитель может подтверждать фактическую выдачу груза своей электронной подписью, если это предусмотрено используемой схемой подписания. В предусмотренных случаях титул также подписывает уполномоченный представитель перевозчика. Грузополучатель или его уполномоченный представитель фактически принимает груз и подтверждает приёмку в своём титуле Т3. Это не означает, что он подписывает Т4 вместо перевозчика. |
После передачи груза получателю перевозчик оформляет сведения о его выдаче. Водитель и уполномоченный представитель перевозчика выполняют предусмотренные для них действия по подтверждению выдачи и подписанию Т4. Титул отражает завершение соответствующего этапа перевозки со стороны перевозчика. |
| Титул 5 (Т5) — Отражение стоимости | Перевозчик формирует и подписывает Т5, если необходимо отразить стоимость услуг перевозки в ЭТрН.
Грузоотправитель участвует на следующем этапе: проверяет сведения о стоимости и при необходимости подтверждает их в Т6. Водитель обычно не участвует в подписании Т5, поскольку этот титул относится к стоимости перевозки, а не к фактической погрузке или выдаче груза. |
При самовывозе Т5 оформляется не из-за самого факта самостоятельного забора груза, а при необходимости отразить стоимость перевозки в ЭТрН. Перевозчик вносит соответствующие сведения и подписывает титул. Если такой необходимости нет, дополнительный титул не следует считать обязательным для каждой перевозки. |
| Титул 6 (Т6) — Подтверждение стоимости | Грузоотправитель формирует и подписывает Т6, подтверждая стоимость перевозки, указанную перевозчиком в Т5.
Уполномоченный представитель грузоотправителя может выполнять эти действия от имени организации в соответствии с применяемым порядком подписания. Перевозчик указывает стоимость в Т5, но не подменяет грузоотправителя при подписании Т6. |
Если в рамках перевозки оформляется Т5, грузоотправитель проверяет указанную стоимость и подтверждает её в Т6 либо действует в соответствии с предусмотренным порядком при наличии расхождений. Для перевозчика важно убедиться, что сведения о стоимости отражены корректно. Т6 не относится к обязательным действиям водителя непосредственно на складе при самовывозе. |
| Титул 7 (Т7) — Переадресовка | Перевозчик формирует и подписывает Т7, когда в ходе перевозки требуется оформить переадресовку груза.
Грузоотправитель или грузополучатель, имеющий право распоряжаться грузом, может инициировать изменение условий доставки и оформить соответствующее указание в Т9. Водитель получает сведения об изменённом направлении доставки и выполняет перевозку по новым указаниям. |
При обычном самовывозе Т7 не требуется, если маршрут и получатель не меняются. Если после начала перевозки необходимо изменить адрес доставки или грузополучателя, перевозчик получает соответствующее указание, проверяет новые сведения и оформляет Т7. Самовольное изменение адреса без надлежащего оформления переадресовки не заменяет предусмотренный порядок. |
| Титул 8 (Т8) — Замена водителя/ТС | Перевозчик формирует и подписывает Т8 при замене водителя, транспортного средства или предусмотренных форматом элементов состава транспортного средства.
Ответственный сотрудник перевозчика указывает актуальные сведения и подписывает титул в пределах своих полномочий. Новый водитель и лица, отвечающие за выпуск транспортного средства, участвуют в организации дальнейшей перевозки, но не заменяют перевозчика в оформлении его титула. |
Если после забора товара водитель или транспортное средство меняются, перевозчик оформляет Т8 и проверяет актуальность сведений, необходимых для продолжения рейса. Если замены не было, этот титул для обычного самовывоза не требуется. |
| Титул 9 (Т9) — Указание о переадресовке | Грузоотправитель или грузополучатель, имеющий право распоряжаться грузом, формирует и подписывает Т9, если необходимо изменить условия доставки.
Перевозчик получает подписанное указание и на его основании оформляет Т7. Водитель выполняет доставку по изменённым условиям после получения надлежащих указаний. |
При стандартном самовывозе Т9 не нужен, если груз доставляется по первоначальному адресу указанному получателю. Если условия доставки меняются, перевозчик не формирует Т9 вместо участника, который вправе распорядиться грузом: он получает указание, проверяет новые сведения и оформляет свой титул Т7 о переадресовке. |
Читайте подробнее про каждый титул в статье «Титулы ЭТрН: жёсткие сроки, строгие правила заполнения и обязательные подписи».
Как проходит оформление ЭТрН при самовывозе
При самовывозе перевозчик забирает товар со склада продавца и доставляет его грузополучателю. Если перевозку выполняет сторонняя транспортная компания, необходимо заранее определить, кто выступает грузоотправителем и отвечает за заполнение ЭТрН. Это зависит от условий договора перевозки и распределения обязанностей между участниками.
Сначала грузоотправитель заполняет Т1: указывает сведения о грузе, участниках перевозки, местах погрузки и выгрузки и другие необходимые данные. Перевозчику важно проверить указанную информацию до приёмки груза, чтобы выявить ошибки и расхождения до начала перевозки. А если перевозчик не видит ЭТрН в системе, необходимо уточнить у грузоотправителя, завершено ли оформление и отправлен ли документ, а затем проверить данные участников и статус передачи.
После фактической приёмки груза перевозчик оформляет и подписывает Т2 в установленном порядке. При доставке он оформляет Т4, а грузополучатель подтверждает получение груза в Т3. Если обнаружены повреждения или расхождения, их необходимо зафиксировать при оформлении соответствующего этапа.
Оформление ЭТрН при самовывозе перевозчиком
Заполняет сведения о грузе, участниках перевозки, местах погрузки и выгрузки.
↓
Сверяет сведения в документе с фактическими условиями перевозки, проверяет данные о водителе и транспортном средстве.
↓
После приёмки груза вносит необходимые сведения и подписывает титул. Выявленные повреждения и расхождения фиксирует в установленном порядке.
↓
После доставки отражает сведения о передаче груза получателю.
↓
Подтверждает получение груза и фиксирует выявленные расхождения, если они имеются.
Перед отправкой машины сторонам следует согласовать порядок заполнения и подписания ЭТрН, а перевозчику — убедиться, что документ содержит корректные сведения о грузе и условиях доставки. Это помогает избежать ошибок при приёмке товара со склада и при его передаче получателю.
