ГИС ЭПД в 2026 году: что это такое, зачем нужна, основные функции и возможности

Грузоперевозки постепенно переходят от разрозненного обмена документами к единой цифровой модели взаимодействия. Вместо множества отдельных каналов передачи информации появляется общая инфраструктура, где сведения о перевозках собираются, проверяются и используются всеми участниками процесса. Процесс является частью цифровизации транспортной отрасли.

Центральным элементом этой инфраструктуры стала государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Она объединяет участников логистической цепочки, операторов электронного документооборота и государственные органы в едином информационном пространстве.

С 1 сентября 2026 года использование электронного формата перевозочных документов через ГИС ЭПД станет обязательным. Компании должны заранее подготовить электронные подписи (ЭП) и машиночитаемые доверенности (МЧД), выбрать оператора ИС ЭПД и настроить процессы работы с цифровыми документами.

Разберем, что представляет собой ГИС ЭПД, какие задачи решает система, как устроен обмен данными и что потребуется бизнесу для перехода.

Что такое государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД)

ГИС ЭПД — это государственная информационная система, которая принимает, хранит и обрабатывает сведения об электронных перевозочных документах.

Система выступает единым цифровым контуром для участников перевозочного процесса. Через нее проходят данные о транспортных накладных, заказах-заявках, договорах фрахтования, путевых листах и других документах, предусмотренных законодательством.

Схема взаимодействия с ГИС ЭПД выглядит так:

Таким образом, ГИС ЭПД становится связующим звеном между бизнесом и государством. Система позволяет передавать информацию в едином формате и исключает необходимость многократно отправлять одни и те же сведения разным участникам.

Зачем нужна ГИС ЭПД

ГИС ЭПД должна сформировать единое цифровое пространство для всех участников перевозочного процесса. В ней собираются сведения о перевозках, которые могут использоваться бизнесом и государственными органами в рамках установленных полномочий. Система является частью программы цифровизации транспорта в России.

Создание системы стало частью развития цифровой инфраструктуры транспорта. Правовые основы работы с электронными перевозочными документами закреплены в Федеральном законе от 08.11.2007 №259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Порядок взаимодействия через операторов ИС ЭПД установлен Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 №931.

В дальнейшем требования к электронному обмену были расширены. Федеральный закон от 07.06.2025 №140-ФЗ закрепил обязательный переход на использование электронных перевозочных документов для ряда коммерческих перевозок с 1 сентября 2026 года.

Основные задачи ГИС ЭПД связаны с созданием прозрачной и управляемой цифровой среды в сфере грузоперевозок:

• Формирование единого информационного пространства. Система объединяет сведения о перевозках и позволяет участникам работать с унифицированными форматами документов.
• Повышение прозрачности транспортных процессов. Электронный обмен дает возможность отслеживать движение документов, фиксировать действия участников и получать актуальные сведения о перевозке.
• Снижение нагрузки на сотрудников. Автоматизированная передача данных между информационными системами уменьшает количество ручных операций и повторного ввода информации.
• Повышение качества контроля. Структурированные данные позволяют быстрее проверять корректность сведений и использовать информацию при государственном надзоре.
• Развитие цифрового взаимодействия между бизнесом и государством. ГИС ЭПД становится частью общей инфраструктуры обмена данными между организациями и государственными информационными системами.

Таким образом, ГИС ЭПД нужна не только для замены бумажных документов. Система формирует новый механизм взаимодействия в транспортной отрасли, где данные о перевозках становятся единым цифровым ресурсом для участников рынка и контролирующих органов.

История развития ГИС ЭПД

Развитие ГИС ЭПД стало частью общей цифровизации транспортной отрасли. Система появилась как инструмент перехода от бумажных перевозочных документов к электронному обмену данными между участниками рынка.

Правовая и технологическая база ГИС ЭПД формировалась постепенно:

• 2021 год. Были закреплены возможности применения электронных перевозочных документов в автомобильных перевозках. Законодательство определило основные правила перехода на цифровой формат оформления транспортной документации.
• 2022 год. Были утверждены требования к работе информационных систем электронных перевозочных документов и порядок обмена сведениями. ГИС ЭПД начала работу с 1 сентября 2022 года, став государственным контуром для передачи информации об электронных перевозочных документах.
• 2023–2025 годы. Продолжалось развитие инфраструктуры ГИС ЭПД: расширялись форматы электронных документов, совершенствовались механизмы обмена данными и подключались новые участники перевозочного процесса.
• 2025–2026 годы. Одним из ключевых направлений развития стала интеграция ГИС ЭПД с другими цифровыми системами транспортной отрасли, включая систему ОАО «РЖД» ЭТРАН. Это создает основу для дальнейшей цифровизации перевозок различными видами транспорта и перехода к электронному взаимодействию в мультимодальной логистике.
• 2026 год. Развитие ГИС ЭПД продолжается в рамках формирования НЦТЛП «ГосЛог». В цифровую инфраструктуру платформы входят сервисы проверки участников перевозочного процесса и отраслевые реестры, включая реестр экспедиторов и реестр грузоперевозчиков.

Архитектура ГИС ЭПД

ГИС ЭПД построена как система, которая объединяет участников перевозочного процесса, операторов ИС ЭПД и федеральные органы исполнительной власти. Архитектура платформы позволяет принимать, обрабатывать, хранить и передавать сведения об электронных перевозочных документах в едином цифровом пространстве.

Основные элементы архитектуры ГИС ЭПД:

• Государственный контур ГИС ЭПД. Центральная часть системы, где регистрируются сведения об электронных перевозочных документах, фиксируются статусы обработки и сохраняется история действий с документами.
• Операторы ИС ЭПД. Связывают информационные системы компаний с государственным контуром. Через операторов участники перевозок передают документы, проходят проверки форматов и получают доступ к электронному обмену.
• Информационные системы федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ). Государственные ведомства получают необходимые сведения из ГИС ЭПД через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Доступ предоставляется в рамках установленных полномочий для контроля, надзора и выполнения государственных функций.
• Подсистема нормативно-справочной информации (НСУД). Отвечает за использование единых классификаторов и справочников, благодаря чему данные в электронных документах передаются в унифицированном формате.

Такая архитектура позволяет создать единый цифровой контур перевозок. Участники рынка работают через собственные учетные системы или сервисы операторов, а государственные органы получают актуальные сведения из ГИС ЭПД без необходимости запрашивать бумажные документы у компаний.

Вопрос от CIO-сообщества:

В текущих условиях связь может быть нестабильной или отсутствовать. Нужно ли при проектировании ЭПД учитывать офлайн-сценарии и влияет ли это на выбор архитектуры, например между облачным и On-Premise развертыванием?

Антон Шевченко, руководитель по развитию направления ЭПД СКБ Контур:

«Если временно недоступна государственная система, операторы могут продолжать оформление и подписание документов, а сведения передаются в ГИС ЭПД позднее. Для отдельных случаев отсутствия связи уже предусмотрены исключения, допускающие использование бумажных документов. Одновременно продолжается разработка офлайн-сценариев работы.

В частности, в мобильном приложении документы и QR-коды сохраняются на устройстве водителя, поэтому их можно предъявить инспектору даже при отсутствии подключения к интернету. При этом регламенты работы для различных сценариев продолжают уточняться».

Основные функции и возможности ГИС ЭПД

ГИС ЭПД объединяет сведения о перевозочных документах и задает единые правила их обмена между участниками транспортного процесса. Через систему проходят разные виды ЭПД, включая транспортные накладные, заказы-заявки, договоры фрахтования, путевые листы и другие документы, которые формируются в утвержденных форматах.

Система не только обеспечивает обмен документами между участниками перевозки, но и контролирует весь жизненный цикл ЭПД — от момента создания до завершения обработки. За счет единого цифрового контура компании получают доступ к актуальным сведениям о статусах документов, а государственные органы могут использовать эти данные для контроля и анализа транспортных операций.

Итого, к основным возможностям системы относятся:

• Прием электронных документов. Система получает сведения от операторов ИС ЭПД и регистрирует их в государственном контуре.
• Хранение информации о перевозках. Данные о документах и действиях участников сохраняются для последующего использования.
• Проверка структуры документов. Система контролирует соответствие установленным форматам.
• Фиксация истории операций. Сохраняется информация о создании, подписании и изменении документов.
• Передача данных государственным органам. Информация может использоваться при контроле и проверках без запроса бумажных копий.
• Поддержка различных видов перевозочных документов. В системе работают электронные транспортные накладные, заказы-заявки, экспедиторские документы и другие форматы.

Важное отличие ГИС ЭПД от обычного электронного архива — работа со структурированными данными. Документ хранится не только как файл, но и как набор сведений, которые могут автоматически обрабатываться информационными системами.

Преимущества перехода на работу через ГИС ЭПД

Использование ГИС ЭПД меняет не только формат перевозочных документов, но и сам процесс взаимодействия между участниками логистической цепочки.

Основной эффект от перехода связан с сокращением ручных операций, ускорением обмена информацией и повышением контроля над перевозками.

Для бизнеса можно выделить несколько ключевых преимуществ:

Сокращение затрат на документооборот. Компаниям не нужно печатать, передавать и хранить большое количество бумажных экземпляров перевозочных документов.

Быстрый обмен сведениями. Документы передаются между участниками через электронные каналы без ожидания доставки бумажных копий.

Меньше ошибок при оформлении. Автоматические проверки помогают выявлять некорректные данные до передачи документа контрагентам.

Контроль статусов перевозки. Участники получают возможность отслеживать этапы обработки документов и видеть историю действий.

Упрощение проверок. Государственные органы получают доступ к необходимой информации через цифровую инфраструктуру без запроса бумажных архивов.

Для крупных компаний дополнительным преимуществом становится интеграция ГИС ЭПД с внутренними системами. При правильно настроенном обмене сотрудники продолжают работать в привычных программах, а передача данных происходит автоматически.

Порядок обмена документами в ГИС ЭПД

Обмен через ГИС ЭПД строится как последовательная цепочка действий между участниками перевозки. Каждый документ проходит несколько этапов — от создания до завершения перевозки.

Общий процесс выглядит следующим образом:

1. Формирование документа. Грузоотправитель создает электронный перевозочный документ в своей учетной системе или через сервис оператора ИС ЭПД.
2. Подписание электронной подписью. Ответственный сотрудник подтверждает документ электронной подписью. В зависимости от роли участника используются разные виды ЭП.
3. Передача оператору ИС ЭПД. Оператор проверяет структуру документа, корректность данных и действительность подписи.
4. Регистрация в ГИС ЭПД. После успешной проверки сведения поступают в государственную систему и фиксируются в информационном контуре.
5. Работа остальных участников. Перевозчик, экспедитор или грузополучатель получают документ, добавляют необходимые сведения и подписывают свои части.
6. Завершение перевозки. После выполнения доставки информация сохраняется в системе вместе с историей всех действий.

В результате формируется единая цифровая цепочка перевозки. Каждый участник видит актуальное состояние документа в рамках своих полномочий, а все операции сохраняются в системе.

Требования к участникам обмена для работы с ГИС ЭПД

Для перехода на работу через ГИС ЭПД компаниям необходимо подготовить не только техническую часть, но и внутренние процессы.

Основные требования включают:

• Договор с оператором ИС ЭПД. Компания выбирает организацию, которая будет обеспечивать обмен документами с государственной системой.
• Электронная подпись. Сотрудники, участвующие в оформлении документов, должны иметь необходимые средства подписания.
• Машиночитаемые доверенности. Если документы подписывают сотрудники от имени организации, потребуется подтвердить их полномочия.
• Совместимые программы. Используемые системы должны поддерживать работу с электронными перевозочными документами.
• Подготовленные сотрудники. Работники должны знать порядок создания, проверки и подписания документов.

Крупным компаниям дополнительно потребуется проверить интеграцию между ERP, TMS, СЭД и сервисом оператора. Чем сложнее логистическая инфраструктура, тем больше внимания потребуется настройке обмена.

Как подключить компанию к ГИС ЭПД в 2026 году

Подготовку к переходу рекомендуется начинать заранее. Особенно это касается компаний с большим количеством перевозок, большим числом контрагентов и сложной ИТ-инфраструктурой.

Основные этапы подключения:

1. Проанализировать текущие процессы. Нужно определить, какие подразделения работают с перевозочными документами и какие системы используются для их оформления.
2. Выбрать оператора ИС ЭПД. При выборе стоит учитывать надежность сервиса, возможности интеграции, поддержку массового обмена и удобство подключения контрагентов.
3. Настроить программное обеспечение. Компания может использовать веб-интерфейс оператора или интегрировать обмен со своими учетными системами.
4. Подготовить электронные подписи. Необходимо проверить наличие действующих сертификатов у сотрудников, которые будут подписывать документы.
5. Оформить МЧД. Если документы подписывают представители компании, нужно заранее настроить электронные доверенности.
6. Провести тестовый обмен. До обязательного перехода важно проверить создание, подписание и передачу документов.
7. Обучить сотрудников. Работники должны понимать новые правила работы и порядок действий при возникновении ошибок.

После подключения компания продолжает использовать свои привычные системы, а обмен с ГИС ЭПД выполняется через выбранного оператора.

Вопрос от CIO-сообщества:

Как правильно организовать поэтапный переход на ЭПД без остановки перевозочных процессов?

Юлия Ворожбицкая, руководитель группы внедрения и сопровождения проектов SL Soft:

«Переход следует организовать поэтапно, без остановки действующих перевозочных процессов: на переходный период сохранить параллельную работу электронного и бумажного документооборота, запускать пилоты и постепенно подключать маршруты, филиалы и контрагентов.

Необходимо заранее определить регламенты переключения, обучить водителей и диспетчеров и расширять охват по мере готовности системы и участников».

Вопрос от CIO-сообщества:

Как правильно протестировать ЭПД на этапе внедрения и какие сценарии необходимо проверить до запуска системы в промышленную эксплуатацию?

Раис Ахкямов, руководитель практики внедрения CSP компании ELMA:

«Тестировать нужно сквозные процессы в рамках жизненного цикла документа. Обязательный минимум: 

1. полный успешный цикл ЭТрН со всеми титулами (оформление, погрузка, подписи всех участников, выгрузка, финальные статусы) на тестовом контуре оператора с реальным контрагентом;
2. проверка негативных сценариев: аннулирование, исправление, отклонение подписи, переадресация, замена водителя/транспорта в рейсе;
3. контроль роуминга через сквозной цикл с контрагентом, работающим с другим оператором: это самый частый источник «сюрпризов» на проде.

Дальше: 

1. офлайн-сценарии водителя с подписанием и предъявлением документов без связи с последующей синхронизацией; 
2. отказоустойчивость как поведение системы при недоступности оператора. Тут стоит обратить внимание на очереди, повторы, уведомления, ручной обходной регламент; 
3. нагрузочное тестирование на профиле пикового дня; 
4. сквозная проверка учетного контура, когда завершенная ЭТрН корректно обработана и данные получены ERP и запущено закрытие рейса и расчёты; 
5. проверка подписей и МЧД, включая истекшие и отозванные. 

Стоит обратить внимание на испытания руками реальных диспетчеров и водителей, а не только тестировщиков, т.к. значительная часть проблем ЭПД обнаруживается на уровне удобства и понятности сценария пользователям».

Ответы на часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что такое ГИС ЭПД простыми словами?

ГИС ЭПД — это государственная система, которая собирает и хранит сведения об электронных перевозочных документах. Через нее участники перевозок передают информацию государству и другим участникам процесса.

Кто является оператором ГИС ЭПД?

Оператором государственной системы выступает Минтранс России. При этом компании передают документы не напрямую, а через операторов ИС ЭПД.

Можно ли подключиться к ГИС ЭПД напрямую?

Нет. Участники перевозочного процесса работают через аккредитованных операторов информационных систем ЭПД.

Когда ГИС ЭПД станет обязательной?

С 1 сентября 2026 года электронный обмен перевозочными документами станет обязательным для большинства коммерческих грузоперевозок.

Что будет, если компания не успеет перейти на ЭПД к 1 сентября 2026 года?

Отсутствие настроенного обмена может привести к задержкам при оформлении перевозок, проблемам с контрагентами и невозможности выполнять новые требования законодательства.