Электронные перевозочные документы (ЭПД): что это такое и как бизнесу с этим работать в 2026 году

С 1 сентября 2026 года участники грузоперевозок переходят на обязательное оформление отдельных перевозочных документов в электронном формате с последующей передачей данных в ГИС ЭПД. Обязательный переход затронет транспортные накладные, заказы-заявки, экспедиторские документы, а также авиационные и железнодорожные накладные в предусмотренных законодательством случаях. Бумажный формат сохранится только для отдельных ситуаций, которые определит Минтранс России.

Переход на электронный формат связан с общим курсом государства на цифровизацию транспортной отрасли. Цель таких изменений — перевести взаимодействие участников перевозок в единое цифровое пространство, повысить прозрачность движения грузов, упростить контроль операций и сократить количество бумажного документооборота.

Разберем, что представляют собой электронные перевозочные документы (ЭПД), какие преимущества они дают бизнесу и как подготовиться к переходу.

Что такое электронные перевозочные документы (ЭПД)

Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это документы, сопровождающие перевозку грузов автомобильным транспортом, оформленные полностью в цифровом виде. По содержанию они практически не отличаются от бумажных аналогов, но создаются, подписываются, передаются и хранятся в электронном формате.

Юридическая сила электронных документов сохраняется при использовании электронной подписи (ЭП). В зависимости от требований применяются КЭП или НЭП, которая подтверждает личность подписанта и защищает данные от изменений, а также ПЭП — например, подтверждение через SMS-код, логин и пароль или QR-код при проверке электронного документа.

Электронный документ сопровождает груз на всех этапах перевозки. После создания он может дополняться отметками о погрузке, изменении маршрута, приемке груза или завершении доставки. Все изменения фиксируются в системе и сохраняются в истории документа.

В работе с электронным перевозочным документом участвуют все стороны логистической цепочки:

• грузоотправитель — формирует сведения о грузе и передает его для перевозки;
• грузоперевозчик — отвечает за доставку груза и внесение необходимых данных о перевозке;
• экспедитор — организует перевозку и оформляет связанные с ней документы;
• грузополучатель — принимает груз и подтверждает завершение перевозки.

Участники перевозочного процесса взаимодействуют с ГИС ЭПД (единая система учёта на стороне государства) через подключенных операторов ИС ЭПД (коммерческие организации, аккредитованные Минтрансом России и включенные в соответствующий реестр операторов ИС ЭПД).

Также важным элементом цифровой инфраструктуры грузоперевозок стала платформа «ГосЛог». Это не отдельная учетная система в привычном понимании, а набор государственных цифровых сервисов на базе инфраструктуры Госуслуг. Платформа предназначена для взаимодействия участников перевозочного процесса с государственными информационными ресурсами.

На платформе «ГосЛог» ведутся реестры участников рынка: с 1 марта 2026 года действует реестр экспедиторов, а с 1 марта 2027 года планируется запуск реестра грузоперевозчиков автомобильным транспортом. Сервисы платформы помогают проверять сведения об участниках перевозок, вести их учет и повышать прозрачность транспортной отрасли.

Где применяются ЭПД

Электронные перевозочные документы применяются во всех сценариях, где оформляются перевозочные документы. Это касается как внутренних перевозок между подразделениями одной компании, так и доставки грузов с привлечением внешних перевозчиков, экспедиторов и других участников логистической цепочки.

Чаще всего ЭПД внедряют:

• транспортные компании;
• логистические операторы;
• производственные предприятия;
• дистрибьюторы;
• оптовые поставщики;
• торговые сети;
• строительные организации;
• интернет-магазины;
• сельскохозяйственные предприятия.

ЭПД применяют как при перевозках между собственными подразделениями компании, так и при работе с внешними перевозчиками или контрагентами.

Какие бывают ЭПД

В перевозочном процессе используется несколько видов ЭПД. Каждый из них отвечает за отдельный этап доставки груза — от оформления заказа до подтверждения выполнения перевозки.

• Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — основной документ при автомобильной перевозке груза. Содержит сведения об отправителе, перевозчике, получателе, грузе, маршруте и условиях доставки.
• Электронный заказ-наряд (ЭЗН) — оформляется при перевозках пассажиров и грузов, когда требуется зафиксировать поручение на выполнение транспортной услуги и основные параметры заказа.
• Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ)— используется для согласования условий перевозки между заказчиком и перевозчиком. В документе указываются данные о грузе, маршруте, сроках и других условиях выполнения заказа.
• Электронная путевая накладная (ЭПЛ) — содержит сведения о выполнении перевозки и используется для фиксации работы транспортного средства, водителя и маршрута движения.
• Электронная сопроводительная ведомость (ЭСВ)— применяется для передачи дополнительной информации о перевозке и сопровождает груз вместе с основными электронными документами.
• Электронный договор фрахтования (ЭДФ) — электронный документ, который фиксирует условия предоставления транспортного средства для перевозки груза между заказчиком и перевозчиком.

Все эти документы формируют единый цифровой контур перевозки и передаются через операторов ИС ЭПД с последующей регистрацией в ГИС ЭПД.

Переход на ЭПД обязателен с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года оформление и передача ряда перевозочных документов в электронном виде через ГИС ЭПД станет обязательным для участников грузоперевозок.

Среди исключений:

• перевозки для личных, семейных и домашних нужд, которые не связаны с предпринимательской деятельностью;
• перевозки, где отправителем или получателем груза выступает иностранное физическое или юридическое лицо;
• отдельные международные перевозки участников из стран ЕАЭС по территории России в случаях, предусмотренных законодательством;
• перевозки для государственных нужд, связанных с обороной и безопасностью страны;
• перевозки в регионах, где введены режимы чрезвычайной ситуации, военного положения или иные специальные режимы;
• случаи, когда применение электронных перевозочных документов невозможно по техническим причинам, установленным нормативными актами.

Главная задача изменений — полностью цифровизировать обмен документами между участниками перевозки и государственными информационными системами. Вместо бумажных экземпляров компании будут обмениваться структурированными электронными документами через операторов информационного взаимодействия, подключенных к ГИС ЭПД.

Для бизнеса это означает необходимость заранее подготовиться к новым требованиям.

Подготовка включает несколько направлений:

• выбор оператора ИС ЭПД;
• получение ЭП;
• оформление машиночитаемых доверенностей (МЧД);
• интеграцию учетных систем;
• обучение сотрудников;
• перевод контрагентов на электронный обмен.

У компаний остается ограниченное время для подготовки к новым требованиям. Если начать переход сейчас, еще можно успеть подключить оператора ИС ЭПД, настроить процессы и интегрировать учетные системы. Сроки внедрения зависят от масштаба бизнеса, количества перевозок и сложности ИТ-инфраструктуры, поэтому откладывать переход не стоит.

Преимущества перехода на ЭПД

Переход на электронный документооборот связан не только с выполнением требований законодательства. Для большинства компаний цифровой формат позволяет заметно ускорить работу и сократить административные расходы.

Эффект особенно хорошо заметен в организациях с большим объемом перевозок, где ежедневно оформляются десятки или сотни транспортных документов.

Для перевозчика

Электронные перевозочные документы меняют привычный процесс оформления рейсов и помогают перевозчикам сократить время на работу с документацией. Данные из учетных систем могут автоматически использоваться при подготовке документов, без повторного ручного ввода.

Быстрое оформление рейсов. Электронный обмен сокращает время подготовки перевозочных документов и позволяет быстрее подтверждать выполнение доставки.

Меньше ошибок при заполнении. Система проверяет реквизиты, обязательные поля и формат данных до отправки документа участникам перевозки.

Надежное хранение документов. Электронные накладные сохраняются в цифровом виде, не требуют бумажного архива и быстро находятся через поиск.

Защита и юридическая значимость. Подписанные ЭПД имеют юридическую силу, а история действий с документом сохраняется в системе.

Удобная работа для сотрудников. Водители, диспетчеры и специалисты по логистике могут работать с документами через веб-сервисы или мобильные приложения.

Автоматический контроль документов. Решения для ЭПД проверяют корректность оформления и соответствие утвержденным форматам, что помогает избежать отказов и доработок.

Для отправителя и получателя груза

Для компаний, которые отправляют или принимают товары, ЭПД упрощают обмен с перевозчиками и помогают быстрее завершать связанные с поставками операции. Все участники получают доступ к актуальной версии документа без пересылки бумажных копий.

Обмен без задержек. Перевозочные документы передаются между участниками сразу после оформления и подписания.

Быстрое закрытие поставок. Бухгалтерия и другие подразделения раньше получают необходимые документы для отражения операций в учете.

Упрощенное взаимодействие с перевозчиками. Согласование документов и оформление договорных процессов можно проводить дистанционно.

Прозрачность перевозки. Компания может отслеживать статусы документов, изменения и прохождение этапов доставки.

Соответствие нормативным требованиям. Электронные документы формируются в установленных форматах и передаются в государственные информационные системы через операторов ЭПД.

Удобный поиск и учет перевозок. Электронный архив позволяет быстро находить нужные накладные и формировать реестры по выполненным перевозкам.

Как устроен обмен ЭПД

ЭПД — это не только инструмент для бизнеса, но и важный источник данных для государства. Для передачи сведений в контролирующие органы используется СМЭВ (система межведомственного электронного взаимодействия). Через этот канал данные из ГИС ЭПД поступают в информационные системы федеральных органов исполнительной власти (ИС ФОИВ), что позволяет проверяющим получать актуальную информацию без запроса бумажных копий.

Ключевую роль в унификации данных играет НСУД (нормативно-справочная информация). Это набор единых классификаторов и справочников, которые используются всеми системами для того, чтобы данные корректно интерпретировались на каждом этапе.

Обмен электронными перевозочными документами проходит через несколько последовательных этапов:

1. Грузоотправитель формирует ЭПД в своей учётной системе, подписывает его УКЭП и передаёт оператору ИС ЭПД.
2. Оператор проверяет формат и действительность подписи, при ошибках возвращает документ на доработку, а после успешной проверки регистрирует его и направляет в ГИС ЭПД.
3. Перевозчик получает документ из ГИС ЭПД, подписывает свой титул, подтверждая принятие груза, оператор фиксирует это в системе.
4. Грузополучатель принимает груз, оформляет свой титул с КЭП, удостоверяя факт получения, данные синхронизируются с ГИС ЭПД.
5. Перевозчик подписывает финальный титул сдачи груза, документооборот закрывается, все подписи остаются в системе в единой цепочке.

На всём протяжении маршрута информация доступна участникам в пределах их прав, контролирующие органы могут запросить данные через СМЭВ в любой момент.

Таким образом, вместо нескольких бумажных экземпляров создается единый электронный документ с прозрачной историей подписания, передачи и изменений. Это ускоряет процессы, снижает затраты на делопроизводство и минимизирует риски ошибок, связанных с человеческим фактором.

Законодательная база ЭПД

Развитие ЭПД проходило постепенно. Сначала законодательство разрешило использовать электронные формы перевозочных документов вместо бумажных. Затем появились правила обмена через государственную инфраструктуру и операторы ИС ЭПД. Финальным этапом стал Федеральный закон №140-ФЗ, который закрепил обязательный переход на электронный формат с 1 сентября 2026 года.

Основные нормативные документы, регулирующие работу с ЭПД:

Законодательный документ	Что регулирует
Федеральный закон от 07.06.2025 №140-ФЗ	Вносит изменения в Федеральный закон №87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» и устанавливает обязательное применение электронных перевозочных документов с 1 сентября 2026 года.
Федеральный закон от 08.11.2007 №259-ФЗ	Определяет основные правила перевозок автомобильным транспортом и закрепляет возможность использования электронных перевозочных документов.
Федеральный закон от 02.07.2021 №336-ФЗ	Создает правовые условия для применения электронных документов в сфере автомобильных перевозок и работы с ГИС ЭПД.
Федеральный закон от 06.03.2022 №39-ФЗ	Расширяет перечень перевозочных документов, которые могут оформляться в электронном виде, включая договор фрахтования, путевые листы, заказы и заявки.
Федеральный закон от 17.02.2023 №24-ФЗ	Регулирует использование ГИС ЭПД при международных перевозках и резервирование информации о времени прохождения транспортных операций.
Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 №2200	Устанавливает правила перевозки грузов автомобильным транспортом с учетом возможности применения электронных документов.
Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 №931	Определяет порядок обмена электронными перевозочными документами через операторов ИС ЭПД.
Постановление Правительства РФ от 03.03.2022 №281	Регулирует порядок передачи сведений в государственную информационную систему электронных перевозочных документов.
Постановление Правительства РФ от 01.12.2021 №2152	Устанавливает правила использования неквалифицированной электронной подписи через сервисы электронной идентификации, включая Госключ.
Постановление Правительства РФ от 25.03.2023 №476	Вносит изменения в правила обмена электронными перевозочными документами.
Постановление Правительства РФ от 31.05.2024 №734	Определяет правила обмена электронными документами при морских перевозках, включая электронные коносаменты.
Постановление Правительства РФ от 01.06.2024 №753	Регулирует обмен электронными договорами перевозки, транспортными накладными и другими документами в различных видах перевозок.
Приказ Минтранса России от 10.02.2022 №40	Устанавливает порядок формирования и ведения реестра операторов информационных систем ЭПД.
Приказ Минтранса России от 25.05.2022 №200	Определяет порядок включения организаций в реестр операторов ИС ЭПД.
Приказ Минтранса России от 28.09.2022 №390	Регламентирует состав сведений и правила оформления электронного путевого листа.
Распоряжение Минтранса России от 22.12.2022 №АК-325-р	Содержит методические рекомендации по оформлению разделов транспортной накладной, включая электронную форму.
Приказы ФНС России №ЕД-7-26/1065@, №ЕД-7-26/108@, №ЕД-7-26/109@, №ЕД-7-26/116@	Утверждают форматы электронных транспортных накладных, заказов-заявок, договоров фрахтования и электронных путевых листов.
Приказы ФНС России от 13.05.2024 №ЕД-7-26/382@ и от 14.05.2024 №ЕД-7-26/383@	Определяют форматы электронных документов для морских и других видов перевозок.
Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи»	Регулирует применение электронной подписи при создании и подписании юридически значимых электронных документов.

Ответственность за нарушение требований к оформлению ЭПД

После завершения переходного периода участники перевозок должны будут соблюдать установленный порядок оформления и передачи электронных перевозочных документов. За отдельные нарушения требований к транспортной документации предусмотрена административная ответственность.

Нарушение	Кого касается	Размер штрафа	Статья КоАП РФ
Перевозка груза без транспортной накладной	Водитель или физическое лицо	500 руб.	Ст. 12.3 КоАП РФ
	Должностное лицо	1 500 руб.	Ст. 12.3 КоАП РФ
Отсутствие электронной путевой накладной (ЭПЛ)	Водитель	5 000 руб.	Ст. 12.3 КоАП РФ (проект изменений, статус уточняется)
	Юридическое лицо или ИП	От 50 000 руб.	Ст. 12.3 КоАП РФ (проект изменений, статус уточняется)
Указание недостоверных сведений о свойствах груза в транспортной накладной	Грузоотправитель — физическое лицо	2 250–3 000 руб.	Ст. 12.21.1 ч. 8 КоАП РФ
	Должностное лицо	22 500–30 000 руб.	Ст. 12.21.1 ч. 8 КоАП РФ

При этом для участников рынка предусмотрен переходный период. До 1 марта 2027 года при выявлении использования бумажной транспортной накладной вместо электронной для экспедиторов предлагается применять предупредительные меры без назначения штрафов.

Специфика перехода на ЭПД в разных сферах бизнеса

Электронные перевозочные документы затрагивают не только компании, которые профессионально занимаются перевозками. В новый процесс включаются все организации, которые отправляют или получают грузы с привлечением перевозчиков: производители, дистрибьюторы, магазины, строительные компании и другие участники цепочек поставок.

При подготовке к переходу бизнесу важно учитывать специфику своей деятельности: количество перевозок, число партнеров, особенности приемки и отгрузки товаров, используемые учетные программы и уровень цифровой готовности сотрудников.

Логистика и грузоперевозки

Для транспортных и логистических компаний ЭПД меняют весь процесс сопровождения рейсов. Вместо бумажных накладных и путевых документов перевозчики переходят к электронному обмену через операторов ИС ЭПД и ГИС ЭПД.

Главная задача для таких организаций — связать работу электронных документов с уже используемыми транспортными системами. Важно настроить обмен с программами управления перевозками, системами контроля транспорта и мобильными приложениями для водителей.

Водители должны иметь возможность быстро получить необходимые данные о рейсе, подтвердить прием груза и предъявить электронный документ при проверке. Для этого компаниям нужно заранее проверить наличие смартфонов, доступа к интернету и понятных сценариев работы в дороге.

Оптовая торговля

Для оптовых компаний переход на ЭПД связан прежде всего с изменением процессов отгрузки и приемки товаров. Даже если организация не имеет собственного транспорта, она становится участником электронного обмена, когда выступает грузоотправителем или грузополучателем.

Основное внимание таким компаниям нужно уделить взаимодействию с поставщиками, клиентами и перевозчиками. Если один из участников цепочки не готов работать с электронными документами, могут возникнуть задержки при оформлении поставок.

Перед переходом рекомендуется проверить готовность ключевых контрагентов, уточнить используемых операторов ЭДО и определить сотрудников, которые будут отвечать за подписание документов.

Розничная торговля

В розничном бизнесе основной эффект от перехода на ЭПД приходится на процессы приемки товара. Магазины, распределительные центры и складские комплексы должны принимать электронные транспортные документы и подтверждать получение поставки в цифровом формате.

Особое внимание потребуется уделить работе сотрудников складов. Именно они часто участвуют в подтверждении факта приемки, проверяют соответствие фактического груза данным в документе и фиксируют возможные расхождения.

Компаниям необходимо заранее определить ответственных работников, оформить необходимые полномочия для подписания документов и обучить персонал работе с новым процессом.

Для сетевой розницы с большим количеством объектов важна централизованная настройка ЭПД. Это позволяет обеспечить единые правила работы для всех магазинов и складов независимо от региона.

Строительство

В строительной отрасли переход на ЭПД связан с большим количеством участников и сложными цепочками поставок. На одном объекте могут одновременно работать несколько подрядчиков, поставщиков материалов и транспортных компаний.

Основной задачей становится организация согласованного обмена документами между всеми сторонами. Особое внимание нужно уделить поставкам строительных материалов, которые часто выполняются регулярно и требуют оперативного подтверждения приемки.

Компаниям стоит заранее определить, какие подразделения будут участвовать в работе с ЭПД: отдел снабжения, склад, производственные участки, бухгалтерия и подрядчики.

Дополнительные требования для отдельных категорий грузов

Для отдельных видов продукции действуют дополнительные требования к оформлению ЭПД. Они связаны с усиленным государственным контролем, маркировкой товаров и необходимостью подтверждения условий перевозки.

• Алкогольная продукция. При перевозке алкоголя электронные документы должны содержать сведения, необходимые для контроля оборота продукции. Данные ЭПД должны соответствовать информации в государственных системах учета, включая ЕГАИС.
• Лекарственные средства. В документах требуется указывать дополнительные сведения о товаре: наименование, партию, количество и данные сопроводительной документации. Информация о движении маркированных препаратов должна совпадать с данными системы мониторинга лекарственных средств.
• Опасные грузы. При перевозке опасных материалов в ЭПД необходимо отражать данные о грузе, классе опасности, транспортном средстве, водителе и условиях перевозки. Требования зависят от правил перевозки опасных грузов и категории продукции.
• Товары с особыми условиями хранения. Для продукции, которая требует температурного режима или специальных условий доставки, важно заранее проверить возможность передачи дополнительных данных через используемую систему ЭПД.

Перед переходом на электронный формат компаниям стоит проверить готовность учетных систем, оператора ЭПД и контрагентов. Это поможет избежать ошибок при оформлении документов и задержек при приемке грузов.

Как правильно подготовиться к переходу на ЭПД

Чтобы перейти на ЭПД, сначала компаниям необходимо подготовить инфраструктуру, сотрудников и контрагентов.

Шаг 1. Выберите оператора ИС ЭПД

Первый этап перехода — выбор оператора ИС ЭПД. Именно через него компания будет обмениваться данными с другими участниками перевозки и передавать документы в ГИС ЭПД.

При выборе оператора важно учитывать не только стоимость услуг, но и технические возможности. Для компаний с большим объемом перевозок важны интеграция с учетными системами, поддержка массового обмена и удобные инструменты для подключения контрагентов.

Особое внимание нужно уделить тому, как оператор работает с нетипичными сценариями. Например, если в компании сложная логистика, много учетных систем или большой объем перевозок, важно заранее проверить, сможет ли выбранное решение встроиться в текущие процессы без дополнительных ручных операций.

После выбора оператора необходимо заключить договор, настроить обмен и провести несколько тестовых операций. Это позволит заранее выявить ошибки и подготовить процессы до обязательного перехода.

Вопрос от CIO-сообщества:

Какие критерии CIO должен учитывать при выборе поставщика ИС ЭПД, кроме стоимости решения и наличия необходимых функций?

Раис Ахкямов, руководитель практики внедрения CSP компании ELMA:

Нужно начать с формального соответствия: действующая аккредитация как оператора ИС ЭПД. Дальше критерии, которые реально различают поставщиков. 

• Роуминг: фактическое, подтвержденное референсами состояние обмена с операторами ваших ключевых контрагентов; 
• Интеграционные возможности: качество API и документации, наличие SDK/типовых коннекторов к ERP и распространённым TMS, тестовый контур;
• Мобильное решение для водителей: работа офлайн, простота подписания, поддержка используемых средств подписи.
• Операционные критерии: SLA с финансовой ответственностью, реальное время реакции поддержки (проверяется на пилоте, а не в договоре), опыт внедрений в вашей отрасли и масштабе;
• Стратегические: финансовая устойчивость и позиции оператора на рынке, темп обновления под изменения форматов документов, дорожная карта;
• Условия выхода: порядок и стоимость выгрузки архива, миграции документооборота при смене оператора. 

Практический совет: проводить выбор через пилот с двумя финалистами на реальном документопотоке, т.к. две недели пилота дают больше информации, чем любой тендерный опросник.

Шаг 2. Получите электронные подписи (ЭП)

Для работы с ЭПД потребуется настроить использование электронной подписи (ЭП). Она подтверждает личность подписанта, фиксирует факт подписания документа и придает ему юридическую силу. При переходе важно заранее определить, какие сотрудники будут создавать, проверять и подписывать электронные перевозочные документы.

В процессе работы могут использоваться разные виды электронной подписи. КЭП применяется для операций, где требуется подтвержденное законом усиленное подписание. Ее обычно оформляют руководителю организации и сотрудникам, которые имеют право подписи документов.

Кроме КЭП, в отдельных сценариях могут использоваться НЭП и ПЭП. Выбор зависит от требований законодательства, возможностей оператора ИС ЭПД и внутренних процессов компании. Перед переходом нужно закупить необходимые сертификаты, настроить рабочие места и убедиться, что у всех ответственных сотрудников есть действующие права для работы с документами.

Шаг 3. Оформите машиночитаемые доверенности (МЧД)

Электронная подпись подтверждает, кто подписал документ, но не всегда показывает право сотрудника действовать от имени компании. Для этого используются машиночитаемые доверенности (МЧД).

МЧД необходимы организациям, где ЭПД подписывают бухгалтеры, логисты, кладовщики или другие специалисты, а не руководитель лично.

В доверенности указывают полномочия сотрудника: какие документы он может подписывать и какие операции выполнять. Подготовить МЧД лучше заранее, чтобы после перехода документы проходили проверку без задержек.

Шаг 4. Настройте интеграцию с учетными системами

Чтобы работа с ЭПД не превращалась в ручной перенос данных между разными программами, компании обычно настраивают интеграцию сервиса электронных перевозочных документов со своими внутренними системами.

Если компания не работает напрямую в системе оператора ИС ЭПД, документы могут формироваться в привычных внутренних системах — например, в СЭД. В таком случае обмен с оператором настраивается через интеграцию: документы передаются в ИС ЭПД автоматически, проходят проверку и отправляются в ГИС ЭПД.

В отдельных случаях компании используют более сложные схемы интеграции с другими системами:

• ERP-системы — для передачи информации о заказах, поставках, товарах и логистических операциях. В том числе решения класса 1С:ERP Управление предприятием, 1С:Управление производственным предприятием (УПП), 1С:Управление холдингом.
• TMS-системы — для автоматизации управления перевозками, маршрутами и транспортными операциями.
• Учетные системы 1С — для работы с ЭПД используются встроенные возможности надстройки 1С-ЭПД в таких конфигурациях, как 1С:Бухгалтерия предприятия, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Розница, 1С:Управление нашей фирмой и других решениях на платформе 1С.

Шаг 5. Обучите сотрудников работе с новым процессом

Переход на ЭПД требует подготовки всех участников перевозки, включая бухгалтеров, логистов, кладовщиков, диспетчеров и водителей. Сотрудники должны понимать порядок создания и подписания документов, проверки статусов и действий при возникновении ошибок.

Для обучения компании используют внутренние инструкции, материалы операторов ИС ЭПД, вебинары и практические занятия. Сотрудникам показывают основные сценарии работы с документами, включая получение, подписание, отклонение и исправление данных.

Перед запуском процесса стоит назначить ответственных сотрудников и закрепить правила работы с электронными документами. Подготовка персонала помогает быстрее адаптироваться к новому порядку обмена и снизить количество ошибок.

Шаг 6. Подготовьте контрагентов к переходу

ЭПД работают только при участии всех сторон перевозки. Поэтому компаниям необходимо заранее обсудить новый порядок работы с поставщиками, покупателями и перевозчиками.

Проверка готовности партнеров поможет избежать ситуаций, когда груз невозможно отправить или принять из-за отсутствия настроенного электронного обмена.

Вопрос от CIO-сообщества:

Как правильно организовать поэтапный переход на ЭПД без остановки перевозочных процессов?

Раис Ахкямов, руководитель практики внедрения CSP компании ELMA:

Рекомендуется прохождение 4 фаз. 

Фаза 1 — пилот: одно направление или филиал, 1-2 дружественных контрагента, полный жизненный цикл документов, при этом бумажный процесс сохраняется как страховка. Цель пилота: вскрыть проблемы, если их нет, то пилотирование было слишком тепличным. 

Фаза 2  — стабилизация: устранение найденных ошибок, доработка регламентов нештатных ситуаций, фиксация целевых метрик (доля успешных документов с первого раза, время цикла).

Фаза 3  — волновое масштабирование: расширение по направлениям/филиалам волнами с формальными критериями входа (обученные люди, выпущенные подписи, подключенные контрагенты волны) и выхода (метрики волны достигли целевых). На каждой волне есть план отката на бумажный процесс — это то, что гарантирует непрерывность перевозок при любых сбоях. 

Фаза 4  — отключение бумаги: только после устойчивых метрик и с учетом требований законодательства по срокам. Главное правило всего перехода: скорость масштабирования диктуется готовностью контрагентов и людей, а не готовностью софта — софт всегда готов раньше.

Распространенные ошибки при переходе на ЭПД и как их избежать

Переход на электронные перевозочные документы требует не только подключения технического решения, но и перестройки внутренних процессов. Большинство проблем возникает не из-за самой системы, а из-за недостаточной подготовки сотрудников, контрагентов и учетной инфраструктуры.

• Позднее начало подготовки. Подключение оператора ИС ЭПД, настройка интеграций, выпуск электронных подписей и обучение сотрудников занимают время. Если начать переход непосредственно перед обязательным сроком, повышается риск сбоев при оформлении перевозок.
• Отсутствие машиночитаемых доверенностей. Сотрудники, которые подписывают документы от имени организации, должны иметь подтвержденные полномочия. Без МЧД электронная подпись может не позволить завершить оформление ЭПД.
• Проблемы с электронными подписями. Перед запуском процесса нужно проверить наличие необходимых ЭП, сроки действия сертификатов и корректность их использования. Для разных операций могут применяться КЭП, НЭП или другие виды электронной подписи в зависимости от требований системы и роли сотрудника.
• Неготовность контрагентов. В перевозках участвуют несколько сторон — отправитель, перевозчик, получатель и экспедитор. Если хотя бы один участник не подключен к обмену ЭПД или не настроил работу с оператором, оформление документов может задерживаться.
• Отсутствие проверки интеграций. Перед массовым запуском важно протестировать обмен между внутренними системами компании, оператором ИС ЭПД и ГИС ЭПД. Это помогает заранее обнаружить ошибки в форматах документов, маршрутах согласования и передаче данных.
• Недостаточное обучение сотрудников. Работникам нужно заранее объяснить порядок создания, подписания и проверки ЭПД, а также действия при ошибках или отказах в обработке документов. Для разных ролей лучше подготовить отдельные инструкции для бухгалтеров, логистов, кладовщиков и водителей.
• Неподготовленные внутренние процессы. Компании стоит заранее определить ответственных за работу с ЭПД, порядок обработки спорных ситуаций и правила взаимодействия между подразделениями.

Ответы на часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что такое ЭПД?

ЭПД — электронные перевозочные документы, которые используются для оформления и обмена сведениями о перевозке в цифровом виде. Простыми словами, это цифровой формат транспортных накладных, заказов и других документов, которые участники перевозки оформляют, подписывают и передают через специальные информационные системы.

Что такое ГИС ЭПД?

ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов, через которую проходит обмен сведениями между участниками перевозки. Система собирает, хранит и обрабатывает данные об электронных документах, а также предоставляет доступ к информации контролирующим органам. Оператором ГИС ЭПД выступает Минтранс России.

Когда ЭПД станет обязательным?

Обязательный переход на ЭПД запланирован с 1 сентября 2026 года. Требование распространяется на участников коммерческих грузоперевозок, которые оформляют транспортные документы при перевозке грузов автомобильным, железнодорожным и воздушным транспортом.

Кто обязан перейти на ЭПД в 2026 году?

Использовать ЭПД должны основные участники перевозочного процесса: грузоотправители, грузополучатели, перевозчики и экспедиторы. Переход затронет компании из разных отраслей, если они участвуют в организации или оформлении грузовых перевозок.

Можно ли отказаться от ЭПД и продолжить работать с бумажными документами?

Полностью отказаться от ЭПД нельзя, однако законодательство предусматривает отдельные исключения. Бумажные документы могут использоваться при перевозках для личных и бытовых нужд, при участии иностранных отправителей или получателей, а также в отдельных случаях, связанных с перевозками из стран ЕАЭС, оборонными задачами, чрезвычайными ситуациями и другими специальными условиями.