Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ): ответы на частые вопросы

С 1 сентября 2026 года при автомобильных перевозках грузов заказ и заявка в общем случае оформляются в электронном виде — электронным заказом-заявкой (ЭЗЗ). Переход на такой формат меняет не только способ обмена документами, но и порядок взаимодействия между грузоотправителем, перевозчиком, экспедитором и другими участниками перевозки.

Для компаний, которые автоматизируют логистические процессы, важно заранее определить, кто формирует ЭЗЗ, какие данные должны попадать в документ, кто и чем его подписывает, а также без его оформления невозможно сделать ЭТрН. От этого зависит настройка маршрутов согласования, распределение ролей и полномочий пользователей, а также порядок передачи данных между информационными системами участников перевозки.

Ошибки в ЭЗЗ могут повлиять не только на сам заказ, но и на дальнейшее оформление электронных перевозочных документов. Поэтому до подписания необходимо проверить участников перевозки, сведения о грузе, маршрут, транспорт и согласованные условия — именно эти данные становятся основой для дальнейших действий в электронном документообороте.

В этой статье мы собрали ответы на самые часто задаваемые вопросы по работе с ЭЗЗ. Разберём, когда документ необходимо оформлять, кто отвечает за его создание и подписание, как организовать обмен и что делать при его аннулировании.

Что такое ЭЗЗ

Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) — это документ, в котором фиксируются условия конкретной автомобильной перевозки и договорённости сторон по её выполнению. Он содержит сведения о грузе, участниках перевозки, маршруте, транспортном средстве и других условиях заказа.

ЭЗЗ используют при взаимодействии заказчика, перевозчика и других участников перевозки. Документ помогает согласовать условия и порядок выполнения перевозки и служит основанием для её организации.

Электронный заказ	Электронная заявка
Договор перевозки ещё не заключён	Используется в рамках уже заключённого договора перевозки
Подходит для разовых и нерегулярных перевозок	Уточняет условия конкретной перевозки и является приложением к договору

ЭЗЗ оформляет грузоотправитель и направляет грузоперевозчику. При обмене документом каждая сторона вносит необходимые сведения:

• Грузоотправитель — указывает данные о грузе, формирует маршрут и задаёт требования к транспортному средству, после чего отправляет заказ перевозчику.
• Грузоперевозчик — проверяет условия перевозки, назначает водителя и транспортное средство, указывает стоимость и ответственного за выполнение заказа, а затем передаёт результат обработки грузоотправителю.

В электронном документообороте ЭЗЗ формируется из отдельных файлов обмена — титулов.

Титул 1 содержит сведения, которые вносит грузоотправитель, а Титул 2 — сведения, которые добавляет грузоперезвочик. Каждый участник передаёт документ следующей стороне, дополняя его необходимой информацией. После завершения обмена данные направляются в ГИС ЭПД, где система проверяет корректность оформления. Если обнаружены ошибки, документ возвращается участнику на доработку через оператора ИС ЭПД.

Сведения из ЭЗЗ используются при дальнейшем оформлении перевозочных документов. Данные о сторонах перевозки, грузе, маршруте и других условиях могут использоваться при формировании ЭТрН и других документов. Это позволяет не вводить одни и те же сведения повторно и связывает документы, относящиеся к одной перевозке.

Расшифровка

ЭЗЗ расшифровывается как электронный заказ-заявка. Обратите внимание, используется именно форма «электронный», а не «электронная». Это связано с тем, что в составном сочетании «заказ-заявка» первым стоит слово «заказ», которое относится к мужскому роду. Поэтому определение согласуется с ним в форме мужского рода.

При этом в законодательстве используются отдельные понятия «электронный заказ» и «электронная заявка». Обозначение «ЭЗЗ» объединяет их в одно привычное для отрасли название, поскольку оба документа используются для оформления конкретной перевозки и имеют общий формат электронного документа.

Если договор перевозки заключается посредством принятия перевозчиком заказа к исполнению, используется заказ. Если между сторонами заключён договор об организации перевозок грузов, конкретная перевозка оформляется заявкой грузоотправителя.

В обоих случаях электронная форма позволяет зафиксировать условия конкретной перевозки в структурированном виде и передать их участникам электронного документооборота.

Предыстория вопроса

До перехода на обязательный электронный формат заказ или заявка на перевозку могли оформляться на бумаге либо в различных электронных формах. Участники обменивались документами по электронной почте, через собственные информационные системы и другие каналы, поэтому единый подход к их формированию и обработке отсутствовал.

Формализация электронного документооборота потребовала унифицировать не только состав сведений, но и сам порядок формирования документа. В работе с ЭЗЗ теперь необходимо учитывать утверждённый формат документа, электронную подпись (ЭП), полномочия подписанта и последовательность обработки. Для информационных систем это означает переход от произвольного обмена заявками к работе с формализованными данными и установленными сценариями обработки.

ЭЗЗ становится частью последовательного процесса, в котором действия одного участника связаны с последующими действиями других. После формирования документа его необходимо подписать, передать второй стороне, получить результат обработки и учитывать актуальный статус. Каждый этап связан с определёнными действиями участников перевозки и должен выполняться в установленной последовательности.

Введение ЭЗЗ связано с общим переходом грузоперевозок на электронные перевозочные документы (ЭПД). Для работы с ними используются сервисы операторов ИС ЭПД, корпоративные системы компаний и другие решения, поддерживающие создание, обмен и обработку электронных документов. Сведения через операторов передаются в ГИС ЭПД, где документы аккумулируются и хранятся.

Для компаний это означает необходимость выстроить согласованный порядок работы с ЭЗЗ на всех этапах её жизненного цикла. В процессе должны быть учтены создание документа, его подписание, отправка, получение, обработка и изменение статуса, а также дальнейшее использование сведений при оформлении связанных документов, включая ЭТрН.

Как выглядит ЭЗЗ

ЭЗЗ не представляет собой обычный бумажный бланк с одной страницей и фиксированным набором полей. Это электронный документ, состоящий из двух частей — Титула 1 (Т1) и Титула 2 (Т2). Каждая часть формируется своим участником перевозки и содержит сведения, которые относятся к его зоне ответственности.

Титул 1 заполняет грузоотправитель. В нём фиксируются основные условия предстоящей перевозки и сведения, необходимые перевозчику для её выполнения.

В Титуле 1 отражаются, в частности:

• сведения о грузоотправителе и грузополучателе;
• места подачи транспортного средства, погрузки и выгрузки;
• сведения о грузе — его наименование, количество, масса, характеристики и другие предусмотренные реквизиты;
• требования к транспортному средству, если они установлены условиями перевозки;
• сроки и особые условия перевозки;
• другая информация, необходимая для организации конкретной перевозки.

После заполнения Титул 1 передаётся грузоперевозчику. Он проверяет полученные сведения и формирует Титул 2. Эта часть документа относится уже к перевозчику и содержит информацию о том, каким образом перевозка будет фактически выполнена.

В Титуле 2 грузоперевозчик указывает, в частности:

• сведения о транспортном средстве и водителе;
• данные ответственного лица;
• стоимость перевозки и порядок её оплаты.

Кроме того, грузоперевозчик проверяет сведения, указанные в Титуле 1, и при необходимости уточняет их до подписания своей части ЭЗЗ.

Структура ЭЗЗ позволяет разделить ответственность между участниками перевозки: грузоотправитель формирует исходные условия перевозки, а грузоперевозчик подтверждает возможность её выполнения и заполняет сведения со своей стороны. Поэтому ЭЗЗ нельзя рассматривать как документ, который полностью заполняет только одна сторона.

Этап	Содержание	Подписант	Тип подписи
Т1. Оформление	данные о грузоотправителе; данные о перевозчике; адрес подачи транспортного средства; адреса мест погрузки и выгрузки; сведения о грузе; характеристики транспортного средства с учетом параметров перевозимого груза.	Грузоотправитель	УКЭП + МЧД — для уполномоченного сотрудника; УНЭП через Госключ + МЧД — для уполномоченного сотрудника; УКЭП — для первого лица организации.
Т2. Подтверждение	данные о водителе; сведения о транспортном средстве; размер платы и/или условия проведения расчетов.	Грузоперевозчик	УКЭП + МЧД — для уполномоченного сотрудника УНЭП через Госключ + МЧД — для уполномоченного сотрудника УКЭП — для первого лица организации

Когда ЭЗЗ нужна, а когда нет

Не каждая автомобильная перевозка автоматически означает необходимость оформления именно ЭЗЗ. Для определения обязанности нужно установить, каким способом заключается договор перевозки и какие договорные отношения уже существуют между сторонами. От этого зависит, потребуется ли оформлять электронный заказ или электронную заявку либо можно обойтись без них.

Отдельно следует различать ситуации, когда ЭЗЗ вообще не требуется, и случаи, когда документ необходим, но законодательство допускает его оформление не в электронной форме.

Перед созданием ЭЗЗ необходимо определить основание для оформления заказа или заявки, а затем проверить наличие предусмотренных законом исключений.

Обязательность электронного формата зависит от способа оформления договора перевозки. Если перевозчик принимает к исполнению заказ, оформляется соответствующий электронный документ. При наличии договора об организации перевозок грузов основанием для перевозки служит заявка грузоотправителя, которая также формируется в электронной форме.

Заказ или заявка могут оформляться на бумажном носителе, если такой порядок предусмотрен законодательством. При этом стороны вправе договориться об использовании электронного формата и оформлять документ в виде ЭЗЗ.

Есть и важная особенность: даже если для конкретной ситуации установлен бумажный порядок, стороны могут договориться о формировании заказа или заявки в электронной форме. Поэтому наличие исключения из обязательного электронного формата не следует трактовать как запрет на использование ЭЗЗ. Закон прямо сохраняет такую возможность по соглашению сторон.

Для автоматизации перевозок это означает, что правило можно свести к следующей логике: сначала определяется, каким документом оформляется договор перевозки, затем проверяется наличие оснований для бумажного оформления. Если таких оснований нет, используется электронный заказ или электронная заявка. Если основание есть, применяется бумажный сценарий либо электронный формат по договорённости сторон.

Когда оформление ЭЗЗ обязательно

Оформление ЭЗЗ обязательно, если договор перевозки заключается посредством принятия перевозчиком заказа к исполнению либо если между сторонами заключён договор об организации перевозок грузов и конкретная перевозка оформляется заявкой грузоотправителя.

С 1 сентября 2026 года в общем случае такие заказ и заявка оформляются в электронной форме. Исключения — случаи, установленные приказом Минтранса России от 01.06.2026 № 262, когда допускается бумажное оформление.

Можно ли не оформлять ЭЗЗ

Не во всех случаях автомобильной перевозки требуется предварительно оформлять ЭЗЗ. Необходимость оформления зависит от того, как заключается договор перевозки. Если договор заключается не посредством принятия перевозчиком заказа к исполнению и при этом отсутствует договор об организации перевозок грузов, требование об оформлении ЭЗЗ как заказа или заявки может не применяться.

Отдельно нужно учитывать ситуации, когда перевозка осуществляется в рамках уже заключённых договорных отношений. Если стороны заранее определили порядок взаимодействия и конкретная перевозка не требует оформления отдельного заказа или заявки в соответствии с законодательством, перевозку можно осуществить без предварительной ЭЗЗ.

К таким случаям относятся, в частности:

• перевозки, связанные с грузами, где грузоотправителем или грузополучателем выступает Министерство обороны России;
• отдельные перевозки с участием иностранных юридических лиц;
• предусмотренные приказом каботажные перевозки иностранными перевозчиками из государств — членов ЕАЭС;
• перевозки для личных, семейных, домашних и иных нужд физического лица, не связанных с предпринимательской деятельностью;
• отсутствие технической возможности передачи электронного перевозочного документа из-за зафиксированного технического сбоя;
• отсутствие доступа к сети «Интернет» в предусмотренных законодательством случаях;
• ситуации, когда грузоотправитель и грузополучатель являются одним и тем же лицом;
• перевозки драгоценных металлов и драгоценных камней в предусмотренных законодательством случаях.

Важно различать отсутствие обязанности оформлять ЭЗЗ и возможность оформить её на бумаге. Наличие основания для бумажного оформления не всегда означает, что заказ или заявка вообще не нужны.

Обязательна ли ЭЗЗ, если есть договор

Наличие договора само по себе не означает, что ЭЗЗ можно не оформлять. Нужно определить, какой именно договор заключён и каким способом оформляются конкретные перевозки.

Если стороны заключили договор об организации перевозок грузов, конкретная перевозка оформляется заявкой грузоотправителя. В таком случае ЭЗЗ используется для передачи и согласования условий отдельной перевозки в рамках уже существующих договорных отношений.

Если же речь идёт непосредственно о договоре перевозки, заключаемом посредством принятия перевозчиком заказа к исполнению, используется электронный заказ.

Перед оформлением нужно проверить:

• вид заключённого договора;
• предусмотрен ли порядок подачи заявок на отдельные перевозки;
• кто является грузоотправителем;
• какие условия должны быть согласованы перед конкретным рейсом.

Кто оформляет ЭЗЗ

ЭЗЗ оформляет грузоотправитель — именно он формирует заказ на перевозку и передаёт его перевозчику на рассмотрение. В документе указываются основные условия предстоящей перевозки: сведения об участниках, грузе, маршруте, местах погрузки и выгрузки, сроках и других согласованных условиях.

После получения заказа грузоперевозчик проверяет указанные сведения и принимает решение о возможности выполнения перевозки. Если условия подходят, перевозчик подтверждает заказ и вносит необходимые сведения со своей стороны. Если выполнить перевозку невозможно или условия требуют изменения, заказ может быть отклонён либо возвращён на уточнение.

Если кратко: грузоотправитель инициирует оформление ЭЗЗ, а перевозчик рассматривает и подтверждает заказ. Ответственность каждой стороны заключается в том, чтобы внесённые ею сведения были достоверными и соответствовали фактическим условиям перевозки.

Как сделать ЭЗЗ

Оформление ЭЗЗ начинается с грузоотправителя. Он создает ЭЗЗ в информационной системе и указывает условия предстоящей перевозки. На этом этапе необходимо заполнить Титул 1 и проверить все внесенные сведения.

В Титуле 1 указываются основные данные о перевозке: участники перевозки, сведения о грузе, пункты погрузки и выгрузки, маршрут, сроки выполнения перевозки и согласованные условия. Перед подписанием необходимо убедиться, что информация соответствует договору и фактическим договоренностям с перевозчиком.

После проверки грузоотправитель подписывает Титул 1 электронной подписью и направляет ЭЗЗ перевозчику. С этого момента заказ передается перевозчику на рассмотрение. Само направление документа не означает, что перевозчик уже согласовал перевозку.

Получив ЭЗЗ, перевозчик проверяет указанные условия и оформляет Титул 2. В нем перевозчик указывает необходимые сведения со своей стороны и подтверждает возможность выполнения заказа. Если какие-либо данные требуют уточнения, условия перевозки необходимо согласовать до завершения оформления.

После внесения необходимых сведений перевозчик подписывает Титул 2 электронной подписью. Если перевозчик не может выполнить заказ, оформление проходит в соответствии с предусмотренным для ЭЗЗ порядком отказа или дальнейшего уточнения условий.

Правила оформления ЭЗЗ

Корректное оформление ЭЗЗ начинается с проверки исходных данных и определения ответственности участников перевозки. До формирования документа важно убедиться, что сведения о грузе, сторонах, маршруте и условиях перевозки определены и соответствуют фактическим договорённостям.

При заполнении и подписании ЭЗЗ необходимо соблюдать установленную последовательность действий. Обязательные сведения должны быть заполнены, а полномочия лица, подписывающего документ, — подтверждены. Это особенно важно при автоматизированной обработке, где переход к следующему этапу зависит от выполнения предыдущего.

На основании какого документа формируется

У ЭЗЗ нет одного универсального документа-основания, который во всех случаях необходимо приложить перед её созданием. Документ формируется на основании договорённостей сторон и исходных данных конкретной перевозки.

При подготовке ЭЗЗ могут использоваться:

• договор перевозки;
• договор об организации перевозок;
• сведения о грузе;
• адреса пунктов погрузки и выгрузки;
• условия и сроки доставки;
• требования к транспортному средству;
• другие согласованные сторонами параметры перевозки.

При этом договор и ЭЗЗ выполняют разные функции. Договор определяет отношения сторон, а заказ или заявка фиксируют условия конкретной перевозки.

Если перевозка осуществляется в рамках договора об организации перевозок грузов, ЭЗЗ оформляется как заявка грузоотправителя. Если такого договора нет, используется электронный заказ.

На каком этапе перевозки формируется

ЭЗЗ формируется до начала конкретной перевозки, когда стороны согласовывают условия предстоящего рейса. Документ нужен для того, чтобы зафиксировать сведения о перевозке и передать их перевозчику для обработки.

Сначала грузоотправитель формирует свою часть документа. Затем ЭЗЗ направляется перевозчику, который проверяет полученные сведения, заполняет свою часть и подписывает документ.

К моменту отправки желательно определить:

• кто выступает перевозчиком;
• какой груз необходимо перевезти;
• откуда и куда его нужно доставить;
• в какие сроки должна быть выполнена перевозка;
• какие специальные требования необходимо учесть.

ЭЗЗ оформляется на этапе подготовки конкретной перевозки, когда её основные условия уже известны и могут быть согласованы сторонами.

Как правильно заполнить

ЭЗЗ заполняют на основании условий конкретной перевозки. Перед внесением сведений важно проверить данные о сторонах, грузе, местах погрузки и выгрузки, сроках и требованиях к транспортному средству. Все сведения должны соответствовать фактическим условиям перевозки и другим документам, связанным с ней.

Последовательно необходимо:

1. указать участников перевозки — грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика;
2. заполнить сведения о погрузке и выгрузке — адреса и другую необходимую информацию;
3. указать сведения о грузе — наименование, количество, массу, вид тары и другие предусмотренные реквизиты;
4. зафиксировать условия перевозки — сроки, маршрут и специальные требования;
5. указать требования к транспортному средству, если они зависят от характера груза;
6. заполнить сведения о стоимости перевозки и порядке её оплаты в части, которую указывает перевозчик;
7. проверить полномочия подписанта и наличие необходимых сведений о представителе организации.

После заполнения грузоотправитель проверяет свою часть документа и подписывает её электронной подписью. Затем ЭЗЗ передаётся перевозчику, который проверяет указанные сведения, заполняет свою часть и подписывает документ.

Особое внимание стоит уделить реквизитам, которые впоследствии используются при оформлении ЭТрН. Ошибки в участниках перевозки, грузе, местах погрузки и выгрузки или других существенных условиях могут привести к необходимости исправлять ЭЗЗ и связанные с ней документы.

Поэтому перед подписанием стоит ещё раз сопоставить данные ЭЗЗ с условиями перевозки и убедиться, что все обязательные сведения заполнены корректно.

Структура и заполнение отдельных сведений ЭЗЗ

ЭЗЗ состоит из двух титулов, каждый из которых формируется своим участником перевозки. В каждом титуле указываются сведения, за которые отвечает соответствующая сторона. Поэтому важно корректно заполнить все обязательные поля — от данных о грузополучателе до сведений о расчёте платы.

Корректность этих данных влияет на дальнейшее оформление перевозочных документов и взаимодействие участников. Ошибки или несоответствия в отдельных полях могут привести к необходимости уточнить сведения, исправить документ или выполнить другие предусмотренные процедурой действия.

Что подтверждает Титул 2 в структуре ЭЗЗ

Титул 2 формирует перевозчик. В нём он подтверждает принятие условий перевозки, указанных грузоотправителем в Титуле 1, и подтверждает свою готовность выполнить перевозку.

В Титуле 2 перевозчик указывает, в частности:

• сведения о транспортном средстве и водителе;
• данные ответственного лица;
• стоимость перевозки и порядок её оплаты;
• иную информацию, предусмотренную форматом для его части ЭЗЗ.

Перевозчик отвечает за корректность сведений, которые он вносит в Титул 2. Перед подписанием он также проверяет данные Титула 1 и при необходимости уточняет их.

В каком титуле ЭЗЗ указывается грузополучатель

Грузополучатель указывается в Титуле 1, который заполняет грузоотправитель.

В отношении грузополучателя необходимо указать сведения, предусмотренные форматом:

• наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя;
• ИНН;
• КПП (при наличии);
• адрес;
• контактные данные;
• иные обязательные реквизиты, предусмотренные форматом.

Эти данные должны соответствовать фактическому грузополучателю по конкретной перевозке.

Что писать в расчёте платы

Сведения о расчёте платы указываются в Титуле 2 перевозчиком. Необходимо указать стоимость перевозки, порядок оплаты, валюту, реквизиты для оплаты (если предусмотрено), а также иные условия расчётов, предусмотренные форматом.

Заполнять эти сведения нужно на основании согласованных сторонами условий: договора, счёта или иного согласованного порядка расчётов. Если стоимость перевозки не согласована или определяется отдельным договором, это должно быть отражено в документе в предусмотренном формате.

Что писать в виде тары

В ЭЗЗ указывается фактический вид тары, в которой перевозится груз. Это могут быть:

• паллеты;
• коробки;
• ящики;
• мешки;
• контейнеры;
• цистерны;
• без тары.

Если применяется классификатор, выбирается подходящее значение из предусмотренного перечня. Сведения о таре должны соответствовать фактическому состоянию груза и данным, указанным в других перевозочных документах. Если груз перевозится без тары, это также указывается.

Какие габариты груза указывать

Указываются фактические габариты груза: длина, ширина, высота, а также объём и масса, если это предусмотрено форматом. Формат отражения должен соответствовать требованиям приказа ФНС России от 13.02.2023 № ЕД-7-26/108@.

Обычно габариты указываются в метрах или сантиметрах, масса — в килограммах или тоннах. Данные должны совпадать с фактическими характеристиками груза. Если для данной перевозки эти сведения не требуются или не предусмотрены форматом, они не заполняются.

Обязательно ли указывать стоимость перевозки

Стоимость перевозки указывается в Титуле 2 перевозчиком. Если стоимость согласована сторонами, она должна быть заполнена.

Если порядок расчётов определяется отдельным договором и не требует указания стоимости в ЭЗЗ, это должно быть отражено в соответствии с форматом. В общем случае сведения о стоимости перевозки являются частью условий перевозки и должны быть указаны, если они согласованы. Нельзя указывать произвольную сумму, если она не согласована сторонами.

Кто указывается в грузоотправителе

В качестве грузоотправителя в ЭЗЗ указывается сторона договора перевозки, которая фактически выступает грузоотправителем по конкретной перевозке.

Если действует представитель, например покупатель по поручению грузоотправителя, грузоотправителем всё равно остаётся фактическое лицо, указанное в договоре. Представитель отражается как лицо, уполномоченное на заполнение и подписание документа, с соответствующими полномочиями.

Заполнение поля зависит от:

• договорной схемы;
• того, кто является стороной договора перевозки;
• наличия полномочий у представителя;
• фактической роли покупателя, экспедитора или иного участника.

Подписание ЭЗЗ

Подписание ЭЗЗ — это этап, на котором документ приобретает юридическую значимость. Каждая сторона подписывает свою часть электронной подписью. При этом необходимо соблюдать требования к виду электронной подписи, действительности сертификата и полномочиям подписанта. Основные правила использования электронной подписи устанавливает Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Кроме того, при подписании должны соблюдаться требования к электронному формату и структуре ЭЗЗ, а также к порядку информационного обмена. Они установлены Правилами информационного взаимодействия при перевозках грузов автомобильным транспортом с использованием электронных перевозочных документов, утверждёнными постановлением Правительства РФ № 2200, и соответствующими нормативными актами, регулирующими электронные перевозочные документы.

Кто и чем подписывает

ЭЗЗ подписывают лица, которые действуют от имени соответствующих участников перевозки и имеют необходимые полномочия. Грузоотправитель подписывает свою часть документа, а перевозчик — свою.

Перед подписанием необходимо проверить:

• кому принадлежит электронная подпись;
• имеет ли подписант полномочия действовать от имени организации;
• соответствует ли способ подписания требованиям формата ЭЗЗ;
• при необходимости — есть ли действующая МЧД.

Формат предусматривает использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), а в предусмотренных законодательством случаях — усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП). Если документ подписывает уполномоченный сотрудник организации или индивидуального предпринимателя, электронная подпись используется совместно с машиночитаемой доверенностью (МЧД). УНЭП также может применяться с использованием сервиса «Госключ».

Поэтому перед подписанием нужно проверить не только наличие сертификата, но и то, что используемый способ подписания соответствует требованиям формата и полномочиям конкретного подписанта.

Как подписывать ЭТрН и ЭЗЗ экспедитору

Экспедитор подписывает ЭЗЗ и ЭТрН той электронной подписью, которая соответствует его полномочиям. Если он действует от своего имени как сторона договора, он подписывает документы в своей роли. Если он действует от имени клиента, необходимо проверить доверенность, МЧД и объём полномочий.

Перед подписанием нужно проверить:

• полномочия экспедитора;
• срок действия МЧД;
• сертификат электронной подписи;
• статус ЭЗЗ;
• корректность данных ЭТрН;
• отсутствие расхождений между документами.

Подготовить заранее следует реквизиты, данные о перевозке, сведения о грузе и транспорте, а также убедиться, что информационная система настроена на нужный маршрут подписания.

Какой код МЧД использовать при подписании

При подписании ЭЗЗ отдельный универсальный код МЧД не используется. МЧД имеет собственный уникальный идентификатор (ID), который указывается в сведениях о доверенности, используемой представителем.

В МЧД также указываются полномочия представителя — действия, которые он вправе выполнять от имени организации. Для подписания ЭЗЗ полномочия должны предусматривать соответствующее действие.

Таким образом, при подписании ЭЗЗ указывают идентификатор конкретной МЧД, а необходимые полномочия определяются содержанием этой доверенности. Универсального кода, который нужно указывать во всех МЧД для подписания ЭЗЗ, нет.

Как отправить ЭЗЗ перевозчику

После заполнения и подписания своей части ЭЗЗ грузоотправитель направляет документ перевозчику через информационную систему электронного документооборота. Система фиксирует передачу документа и его дальнейший статус.

Отправка ЭЗЗ не означает её согласование. После получения документа перевозчик обрабатывает его со своей стороны и выполняет необходимые действия с документом.

Порядок дальнейшей обработки зависит от результата действий перевозчика:

• перевозчик принимает ЭЗЗ и подписывает её;
• перевозчик возвращает документ на доработку;
• перевозчик отклоняет ЭЗЗ;
• документ переходит на следующий этап электронного обмена.

Если после отправки обнаружена ошибка, дальнейшие действия определяются текущим статусом ЭЗЗ. Порядок исправления зависит от того, обработал ли перевозчик документ, подписал его или вернул на доработку.

Как аннулировать ЭЗЗ

В привычном смысле аннулировать электронный заказ-заявку нельзя. Если заказ-заявка больше не актуальна, не подписывайте её и откажитесь от её согласования.

После отказа переместите заявку в архив, чтобы исключить её из дальнейшей работы. Если причина отказа связана с ошибкой в данных или изменением условий перевозки, зафиксируйте новую заявку с актуальными сведениями и используйте её для дальнейшего оформления перевозки.

Чем ЭПЭ отличается от ЭЗЗ

ЭПЭ — это электронное поручение экспедитору. Оно оформляется в отношениях между клиентом и экспедитором, когда клиент поручает экспедитору организацию перевозки или выполнение связанных с ней услуг. ЭПЭ фиксирует поручение клиента, объём услуг и условия их выполнения экспедитором.

ЭЗЗ — это электронный заказ-заявка. Он фиксирует условия конкретной перевозки между грузоотправителем и перевозчиком и служит основанием для дальнейшего оформления ЭТрН.

Эти документы отличаются по назначению и по составу участников. ЭПЭ относится к экспедиторским услугам, а ЭЗЗ — к заказу или заявке на перевозку. В одной цепочке поставки могут использоваться оба документа, но они не заменяют друг друга автоматически.

Сколько должно быть ЭЗЗ, если в перевозке участвуют несколько грузоотправителей

Количество ЭЗЗ определяется договорной схемой. Если несколько грузоотправителей оформляют самостоятельные перевозки, по каждой такой перевозке оформляется своя ЭЗЗ.

Универсального правила «одна ЭЗЗ на всех грузоотправителей» нет. Нужно смотреть, сколько перевозок оформляется, кто является стороной по каждой из них и как распределены полномочия. Если перевозка одна, но грузоотправителей несколько, это должно быть отдельно урегулировано договором и форматом документа.

В формате ЭЗЗ, как правило, указывается один грузоотправитель. Если несколько грузоотправителей объединяют грузы в одну перевозку, это должно быть отражено в договорной схеме. В таком случае может потребоваться несколько ЭЗЗ либо одна ЭЗЗ с несколькими грузоотправителями, если это допускается форматом и информационной системой. Каждый грузоотправитель должен подписать свою часть документа.

ЭЗЗ и ЭТрН

ЭЗЗ и электронная транспортная накладная (ЭТрН) являются разными документами, но используются последовательно в рамках одной перевозки. В ЭЗЗ фиксируются основные условия заказа перевозки: сведения об участниках, грузе, маршруте и другие параметры. Эти данные используются на следующем этапе при оформлении ЭТрН, поэтому заказ-заявка становится одним из источников сведений для формирования накладной.

Связь между документами сохраняется и при их дальнейшей обработке. Информация, согласованная сторонами в ЭЗЗ, должна соответствовать сведениям, отражённым в ЭТрН. Если параметры перевозки изменились или в заказе-заявке были допущены ошибки, это может потребовать корректировки связанных документов и повлиять на дальнейший электронный документооборот по перевозке.

Можно ли оформить ЭТрН без ЭЗЗ

Оформление ЭТрН без предварительно оформленной ЭЗЗ допускается, если для данной перевозки оформление ЭЗЗ не требуется. Например, если договор перевозки не заключается посредством заказа или заявки, либо если перевозка относится к исключениям, установленным приказом Минтранса № 262.

Также ЭТрН может оформляться без ЭЗЗ, если стороны не используют ЭЗЗ в своей договорной схеме, но при этом соблюдают требования к оформлению перевозочных документов. В таком случае необходимо учитывать, что ЭТрН должна содержать все обязательные сведения, а её оформление должно соответствовать формату.

Как создать ЭТрН на основании ЭЗЗ

Для создания ЭТрН на основании ЭЗЗ необходимо:

1. Убедиться, что ЭЗЗ подписана и согласована сторонами.
2. В информационной системе выбрать соответствующую ЭЗЗ.
3. Запустить создание ЭТрН на основании ЭЗЗ.
4. Проверить перенесённые данные: участников, маршрут, груз, транспортное средство, водителя.
5. Дополнить ЭТрН сведениями, которые не содержатся в ЭЗЗ.
6. Подписать ЭТрН электронной подписью.
7. Отправить ЭТрН участникам перевозки.

Как из одной ЭЗЗ сделать три ЭТрН

Одна ЭЗЗ может быть связана с несколькими ЭТрН, если перевозка по заказу выполняется несколькими рейсами. В этом случае для каждого рейса оформляется отдельная электронная транспортная накладная, а исходная ЭЗЗ остаётся общей для всех перевозок.

Например, если по одной ЭЗЗ груз нужно доставить тремя машинами, оформляют три ЭТрН. При их создании из ЭЗЗ используются общие сведения о заказе, а для каждой перевозки указывают свои данные:

• транспортное средство и сведения о водителе;
• количество и характеристики перевозимого груза;
• место погрузки и выгрузки;
• другие сведения, относящиеся к конкретному рейсу.

При этом сведения в каждой ЭТрН должны соответствовать фактической перевозке. Если по отдельным рейсам отличаются состав груза, транспорт, пункты погрузки или выгрузки, эти различия отражаются в соответствующих накладных.

В результате одна ЭЗЗ может быть основанием для оформления трёх отдельных ЭТрН, если это соответствует фактической организации перевозки. Количество накладных определяется количеством оформляемых перевозок, а не количеством созданных заказов-заявок.

На что обратить внимание при работе с ЭЗЗ

Надёжная работа с ЭЗЗ требует контроля не только заполнения документа, но и всех этапов его обработки. На каждом этапе необходимо проверять обязательные сведения, полномочия подписанта, текущий статус документа и корректность перехода к следующему действию.

Для удобства контроля процесс работы с ЭЗЗ можно представить как последовательность этапов, для каждого из которых определяются контролируемые параметры и ожидаемый результат.

Этап	Что контролировать	Результат
Подготовка	Участники, груз, маршрут, сроки	Полный набор исходных данных
Формирование	Обязательные реквизиты	Корректный Титул 1
Подписание	ЭП и полномочия подписанта	Подписанный документ
Отправка	Получатель и статус доставки	ЭЗЗ передана перевозчику
Обработка	Титул 2, реквизиты и условия перевозки	Согласование или отказ
Дальнейшая работа	Связь с ЭТрН и связанными документами	Согласованная цепочка документов

Для автоматизации необходимо чётко разделять статусы «создано», «подписано», «отправлено», «получено», «обрабатывается», «согласовано» и «аннулировано». Каждый статус должен отражать конкретное состояние документа и определять допустимые дальнейшие действия. Факт отправки документа не означает его получение или согласование.

Участник	Зона ответственности	Что проверяет
Грузоотправитель	Формирование Титула 1	Условия перевозки и исходные сведения
Перевозчик	Проверка и формирование Титула 2	Возможность выполнения перевозки и собственные реквизиты
Представитель	Подписание документов	ЭП и полномочия на подписание
Информационная система	Обмен документами и управление статусами	Корректность обработки, последовательность действий и целостность цепочки

При обнаружении ошибки порядок дальнейших действий определяется текущим статусом ЭЗЗ. В зависимости от этапа может потребоваться корректировка документа, повторное подписание или формирование новой версии. При этом необходимо контролировать актуальность сведений и не допускать использования устаревшей версии.

На поздних этапах дополнительно проверяется состояние связанных документов, включая ЭТрН. Изменения в одном документе должны учитываться при работе со связанными документами и последующих действиях участников процесса.

ЭЗЗ следует рассматривать как часть единого процесса перевозки, а не как отдельный электронный документ. Поэтому контроль должен охватывать корректность данных, полномочия подписантов, действия участников и статус документа на каждом этапе.