Титул 3 (Т3) — титул электронной транспортной накладной (ЭТрН), который оформляется грузополучателем при приёме груза в пункте назначения. Он формируется после Т2 и содержит сведения о фактическом приёме груза грузополучателем, его количестве, состоянии и выявленных при приёмке обстоятельствах.
Т3 — третий из девяти титулов (Т1–Т9), составляющих ЭТрН. Он формируется на основании сведений, указанных в ранее оформленных титулax, и дополняет электронную транспортную накладную информацией о приёмке груза. В зависимости от результата приёмки в Т3 могут отражаться сведения о полном или частичном принятии груза, замечаниях, расхождениях либо отказе в приёмке.
В статье рассмотрим подробнее, что представляет собой Т3, какие сведения входят в его структуру, как выглядит титул и где посмотреть его образец. Отдельно разберём, кто участвует в формировании и заполнении Т3, кто должен его оформить и подписать, в какие сроки это делается, а также как исправлять ошибки и корректировать сведения, включая адрес выгрузки.
Что это такое
Титул 3 (Т3) — титул электронной транспортной накладной (ЭТрН), в котором фиксируется информация о приёме груза грузополучателем в пункте назначения. В нём отражаются результаты приёмки, фактические характеристики принятого груза, а также сведения о замечаниях и расхождениях, выявленных при приёме.
После прибытия груза грузополучатель проверяет его фактическое состояние и соответствие сведениям, указанным в ранее оформленных титулax. По результатам проверки в Т3 фиксируется решение о приёмке: груз может быть принят полностью или частично. Если при приёмке обнаружены недостача, повреждения или другие расхождения, соответствующие сведения также указываются в титуле.
Т3 отражает фактический результат приёмки груза и становится частью единой электронной транспортной накладной. Сведения из него используются при дальнейшем оформлении ЭТрН и подтверждают обстоятельства передачи груза грузополучателю.
Что значит
Титул 3 (Т3) называют титулом грузополучателя, поскольку именно на этом этапе фиксируется информация со стороны получателя груза. Если в Т1 указываются исходные сведения о предстоящей перевозке, а в Т2 фиксируется приём груза перевозчиком, то Т3 отражает результат приёмки уже в пункте назначения.
Если говорить простыми словами, Т3 означает подтверждение того, что груз прибыл к получателю и был принят. При этом получатель может указать не только сам факт приёмки, но и фактические данные о полученном грузе, его состоянии и выявленных расхождениях.
В зависимости от обстоятельств груз может быть принят полностью или частично. Если принять груз невозможно, в Т3 может быть отражен отказ в приёмке с указанием соответствующей причины.
Что входит
Состав Т3 включает сведения, которые характеризуют факт и результаты приёмки груза в пункте назначения. В титуле фиксируется, что именно было принято грузополучателем, в каком количестве и состоянии, а также какие обстоятельства были установлены при проверке. В зависимости от результатов приёмки и особенностей перевозки в Т3 могут указываться:
- сведения о приёме груза от перевозчика — информация о передаче груза грузополучателю и проведении приёмки;
- решение о приёмке — груз может быть принят полностью, частично либо в его приёмке может быть отказано;
- фактическое количество принятого груза — данные о количестве товара, которое было фактически получено грузополучателем;
- количество грузовых мест — фактически принятое количество мест с учётом результатов проверки;
- масса груза, в том числе масса нетто и брутто, если такие показатели определяются при приёмке;
- объём груза, если соответствующие сведения предусмотрены для конкретной перевозки;
- состояние груза на момент приёмки — например, наличие повреждений или других обнаруженных недостатков;
- дата и время прибытия груза и проведения его приёмки;
- место выгрузки и приёмки груза, в том числе сведения, необходимые для фиксации места проведения операции;
- замечания, расхождения и другие обстоятельства, выявленные при проверке количества, состояния или характеристик груза;
- причина отказа, если грузополучатель принимает решение не принимать груз;
- сведения об актах, отметках и штрафах, если в связи с приёмкой оформлялись соответствующие документы или делались отметки;
- дополнительные сведения, связанные с перевозкой и приёмкой, если их необходимо зафиксировать в электронной транспортной накладной.
При этом не все сведения вводятся в Т3 заново. Часть данных поступает из ранее сформированных титулов и используется при заполнении формы автоматически. В частности, из Т1 и Т2 могут передаваться сведения о грузоотправителе, перевозчике, грузополучателе и транспортном средстве. Пользователю остаётся проверить эти данные и при необходимости указать фактические сведения по результатам приёмки.
Отдельно в Т3 фиксируются фактические характеристики принятого груза. Если при проверке количество мест, масса или другие показатели отличаются от данных, указанных ранее, в титуле отражаются фактические значения. В зависимости от настроек информационной системы сведения могут указываться общей суммой либо по отдельным позициям груза.
Таким образом, Т3 содержит не только отметку о получении груза. В нём собираются сведения, которые характеризуют результат приёмки и фактические обстоятельства передачи груза грузополучателю, включая выявленные при проверке расхождения и замечания.
Как выглядит
Т3 имеет форму структурированного электронного титула, а не отдельного бумажного документа. В информационной системе он обычно отображается как карточка или форма для внесения сведений о приёмке груза.
В форме Т3 предусмотрены поля с данными о грузе, месте и времени приёмки, его фактических характеристиках и состоянии. Отдельно указывается результат приёмки. В зависимости от программы могут использоваться варианты «Принять» и «Отказать», а при полном или частичном принятии — соответствующее значение решения.
При наличии расхождений в форме предусмотрены поля для замечаний, актов и других отметок. Некоторые системы также позволяют передавать фактические показатели по отдельным позициям груза или указывать только итоговые значения.
Технически Т3 представляет собой структурированный набор данных в формате XML. Поля электронной формы соответствуют определённым элементам и реквизитам XML-файла, в которых передаются сведения о приёмке груза. После заполнения и подписания сформированный файл передаётся через информационную систему оператора ЭПД и становится частью единой электронной транспортной накладной.
Образец
Титул 3 (Т3) фиксирует результат фактической приемки груза грузополучателем. Структура титула едина для всех информационных систем и включает данные о приемке, фактические характеристики груза, обстоятельства получения и результат проверки.
Например, перевозчик доставил груз по адресу, указанному в ЭТрН. После прибытия грузополучатель проверил количество мест и состояние груза. По результатам проверки установлено, что часть груза отсутствует. В этом случае в Т3 фиксируется частичная приёмка, указывается фактически принятое количество и при необходимости — фактическая масса. Информация о недостаче отражается в соответствующих полях и может дополняться замечанием или актом.
Если при проверке расхождений не обнаружено, в Т3 указывается полное принятие груза. Если же грузополучатель не принимает груз, в титуле фиксируется отказ в приёмке и указывается его причина.
Схема, как это обычно выглядит:
Титул 3 (Т3)
├── Сведения о грузополучателе
├── Сведения о приёмке
│ ├── Решение о приёмке (Принят / Не принят)
│ ├── Дата и время
│ └── Место приёмки
├── Фактические сведения о грузе
│ ├── Количество мест
│ ├── Масса (Брутто / Нетто)
│ └── Объём
├── Состояние груза
├── Замечания и расхождения
├── Акты и дополнительные отметки
└── Электронная подпись
Внешнее представление Т3 зависит от информационной системы, через которую оформляется ЭТрН. В разных программах могут отличаться названия элементов формы, их расположение, способы выбора значений и доступные пользователю команды. При этом электронная форма является интерфейсом для работы со структурированными данными титула, которые после оформления передаются в составе ЭТрН.
Пример
В разных программах названия полей, их расположение и набор доступных команд могут отличаться. Рассмотрим, как это реализовано в 1С-ЭПД.
В 1С-ЭПД Т3 открывается как электронная форма входящей транспортной накладной. В верхней части отображается номер документа, дата и текущий статус. Здесь же расположен трекер этапов: «Отправлен», «Прибытие», «Приемка» и «Разгрузка». Активный этап подсвечивается, показывая, на какой стадии находится документ.
Центральный блок формы — «Результат приемки». Грузополучатель выбирает один из вариантов: «Принят» или «Не принят». Рядом фиксируется фактическое время прибытия и убытия транспортного средства, а также заявленное время прибытия. Эти данные позволяют контролировать соблюдение сроков доставки.
Ниже расположен раздел с фактическими сведениями о грузе. В 1С-ЭПД указывается метод определения массы, общее количество грузовых мест и фактическое состояние груза. Обязательные поля, такие как масса брутто, выделяются цветом. Масса нетто и объём заполняются при необходимости.
В нижней части формы находятся поля для адреса выгрузки, отметок грузополучателя и комментариев. Если груз принят без замечаний, эти поля остаются пустыми. При обнаружении расхождений именно здесь вносится информация о недостаче, повреждениях или иных обстоятельствах, которые затем заверяются электронной подписью.
Читайте также: Как оформить и заполнить ЭЗЗ в 1С, Контур.Диадок Логистика и Saby TMS (ранее СБИС)
Кто оформляет и подписывает
| Участник или роль | Что делает | Может подписывать |
|---|---|---|
| Грузополучатель | Принимает груз, проверяет его количество и состояние, формирует и оформляет Т3. | Руководитель, индивидуальный предприниматель или уполномоченный сотрудник в установленном порядке. |
| Уполномоченный сотрудник грузополучателя | Заполняет сведения о приёмке и действует от имени грузополучателя. | При наличии соответствующих полномочий и необходимой электронной подписи. |
Кто формирует
Т3 формирует грузополучатель после прибытия груза в пункт назначения и проведения его приёмки. Основанием для формирования титула служат сведения, содержащиеся в ранее оформленных титулax ЭТрН, а также фактические данные, установленные при получении груза.
При формировании Т3 грузополучатель определяет результат приёмки и вносит необходимые сведения о фактически полученном грузе. Если обнаружены расхождения с данными перевозки, они также фиксируются в титуле.
Кто заполняет
Заполнять Т3 может грузополучатель либо его уполномоченный представитель, который отвечает за оформление электронных транспортных документов. В форму вносятся сведения о результате приёмки, фактических характеристиках груза, его состоянии, времени и месте проведения операции, а при необходимости — замечания и сведения о выявленных расхождениях.
Часть реквизитов может быть заполнена автоматически на основании данных Т1 и Т2. Пользователь проверяет их и дополняет форму сведениями, которые становятся известны непосредственно при приёмке груза.
Кто оформляет
Оформление Т3 относится к стороне грузополучателя. После проверки груза он фиксирует результат приёмки в электронной форме и проверяет заполненные сведения перед подписанием.
Если груз принят полностью, в титуле указывается соответствующий результат. При частичной приёмке отражаются фактически принятые показатели и выявленные расхождения. Если грузополучатель отказывается от приёмки, в Т3 указывается отказ и его причина.
Кто подписывает
Т3 подписывает грузополучатель или уполномоченное им лицо. Подписант подтверждает сведения, внесённые в титул, и фиксирует результат приёмки груза в электронной транспортной накладной.
Если Т3 подписывает первое лицо организации, используется УКЭП. В этом случае отдельная МЧД для подтверждения полномочий не требуется, поскольку подписант действует от имени организации в силу своего статуса.
Если титул подписывает уполномоченный сотрудник грузополучателя, используется УКЭП физического лица и МЧД. Машиночитаемая доверенность подтверждает право сотрудника действовать от имени организации и подписывать электронные транспортные документы.
После подписания Т3 электронной подписью сформированный титул передаётся через информационную систему оператора ИС ЭПД. Подписанный Т3 становится частью электронной транспортной накладной и используется в дальнейшем электронном документообороте.
Срок подписания
Т3 оформляется и подписывается на этапе приёмки груза в пункте назначения. Он формируется после прибытия груза и проведения необходимых проверок со стороны грузополучателя. В титуле фиксируются фактические обстоятельства приёмки, поэтому его сведения должны соответствовать результатам проверки груза на момент получения.
Конкретный порядок и момент подписания зависят от организации документооборота и используемой информационной системы. После подписания Т3 сведения о приёмке становятся частью ЭТрН и используются на следующем этапе оформления транспортной накладной.
Отдельный срок в часах или днях для подписания Т3 не установлен. Титул оформляется по факту приёмки груза — после его прибытия и проверки грузополучателем. Поэтому Т3 подписывают в рамках соответствующего этапа перевозки, не откладывая оформление без необходимости.
Исправление
Если в Т3 обнаружена ошибка, порядок её исправления зависит от того, подписан ли титул и передан ли он оператору ИС ЭПД. До подписания сведения можно проверить и изменить непосредственно при заполнении формы. После подписания возможности редактирования зависят от статуса документа и предусмотренного информационной системой порядка исправления.
Особое внимание следует уделить сведениям, которые влияют на содержание ЭТрН и отражают фактические обстоятельства приёмки. Перед исправлением необходимо определить ошибочный реквизит, проверить корректные данные и выбрать предусмотренный системой способ внесения изменений.
Как исправить
Порядок исправления Т3 зависит от стадии электронного документооборота и причины ошибки. Ниже разберём три ситуации: как внести исправления, если Т4 ещё не подписан, что делать после завершения ЭТрН и как действовать, если неверные сведения в Т3 были перенесены из Т1.
- Т4 ещё не подписан. Если грузополучатель уже отправил Т3, но перевозчик ещё не сформировал и не подписал Т4, исправление выполняется до завершения основной цепочки титулов. Технический способ зависит от используемой информационной системы: в отдельных программах операция может отображаться как формирование исправительного или корректирующего сообщения.
- Проверить статус ЭТрН и убедиться, что Т4 ещё не подписан перевозчиком.
- Определить ошибочные сведения в ранее отправленном Т3.
- Сформировать новый вариант Т3 с правильными данными в предусмотренном системой порядке.
- Проверить и подписать исправленные сведения электронной подписью грузополучателя или уполномоченного лица.
- Передать исправленный Т3 через оператора ИС ЭПД.
- Перевозчику сформировать Т4 уже на основании последней корректной версии Т3.
- Документооборот по ЭТрН уже завершён. Если перевозчик подписал Т4 и перевозка получила статус «Завершено», изменить сведения в Т3 в рамках уже закрытой цепочки нельзя. В такой ситуации дальнейшие действия выполняются с учётом порядка аннулирования ошибочной ЭТрН и оформления нового электронного документа.
- Проверить статус ЭТрН и убедиться, что Т1–Т4 уже оформлены и документооборот завершён.
- Определить ошибочные сведения и зафиксировать, какие данные в завершённой ЭТрН указаны неверно.
- Согласовать исправление с участниками перевозки — грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем.
- Оформить новую ЭТрН с корректными исходными данными, если такой порядок применяется в конкретной ситуации.
- Аннулировать ошибочную ЭТрН в установленном порядке, если для этого имеются предусмотренные основания и согласие участников.
- Ошибка возникла из-за неверных данных в Т1. Если в Т3 обнаружена неточность в весе, номенклатуре или других исходных сведениях, которые были неправильно указаны грузоотправителем в Т1, грузополучатель не исправляет их самостоятельно. В этом случае исправление начинается с Т1, после чего обновлённые сведения используются на последующих этапах оформления ЭТрН.
- Определить, что ошибка относится к Т1, а не к фактическим данным, установленным при приёмке.
- Сообщить грузоотправителю о необходимости исправления исходных сведений.
- Грузоотправителю сформировать исправление Т1 в предусмотренном информационной системой порядке.
- Перевозчику подтвердить обновлённые сведения на соответствующем этапе документооборота, если это предусмотрено процедурой.
- Грузополучателю проверить данные, поступившие в последующие титулы, и использовать корректные сведения при оформлении Т3.
При выборе способа исправления нужно учитывать статус ЭТрН и источник ошибочных данных. Если ошибка допущена непосредственно при оформлении Т3, порядок действий зависит от того, успел ли перевозчик подписать Т4. Если же неверные сведения изначально были указаны в Т1, их исправление начинается со стороны грузоотправителя, поскольку именно он отвечает за данные этого титула.
Корректировка
Под корректировкой Т3 следует понимать изменение сведений в рамках предусмотренной информационной системой процедуры, а не обычное редактирование уже подписанного титула. Конкретное название операции и порядок её выполнения могут различаться у операторов и в учётных системах.
Перед корректировкой необходимо определить, какой именно титул содержит ошибку и завершён ли документооборот. Если неверные сведения относятся к исходному Т1, исправление выполняется на стороне грузоотправителя. Если ошибка связана непосредственно с результатом приёмки, необходимо учитывать статус Т3 и наличие или отсутствие подписанного Т4.
Исправление адреса выгрузки
Если в Т3 указан неверный адрес выгрузки, сначала необходимо определить, является ли ошибка самостоятельной неточностью Т3 или она была перенесена из ранее сформированного титула. Если Т3 ещё не подписан, адрес можно проверить и исправить непосредственно при его заполнении.
Если Т3 уже подписан, порядок дальнейших действий зависит от стадии перевозки. При незавершённой цепочке необходимо использовать предусмотренный системой механизм исправления, а если ошибка относится к исходным данным предыдущего титула — исправлять её на соответствующем этапе документооборота.
После завершения документооборота по ЭТрН обычное редактирование адреса в подписанном Т3 невозможно. В этом случае необходимо использовать предусмотренный порядок работы с уже завершённой ЭТрН, учитывая статус документа и характер допущенной ошибки.