Формат XML: что это такое, где используется, как загрузить и выгрузить для УПД в 1С

Формат XML представляет собой язык разметки, предназначенный для структурированного описания данных и их обмена между системами. В отличие от HTML, XML не отвечает за визуальное оформление: его задача — точно и однозначно описать информацию, чтобы любая программа могла её обработать.

XML часто оказывается невидимым связующим звеном между системами. На первый взгляд файлы кажутся просто набором тегов, но в них скрыта логика и структура данных, которые позволяют специалисту понять, как устроены процессы и взаимосвязи внутри системы. Умение читать такие файлы даёт доступ к «скелету» данных, который обычно остаётся скрытым за интерфейсами и отчётами.

На практике XML не просто хранит информацию — он создаёт основу для работы с документами, BI-аналитикой и корпоративными системами (ЭДО, ERP, BPM, RPA и др.). В этой статье мы рассмотрим структуру XML, его применение, способы создания и обработки файлов, работу с УПД

Что такое формат XML

XML (eXtensible Markup Language, расширяемый язык разметки) — текстовый метаязык, предназначенный для описания структуры данных и формального определения того, как именно эти данные должны быть организованы внутри документа.

Метаязык — это язык, который предназначен не для прямого выполнения задач или отображения информации, а для описания других языков или структур данных.

Синтаксис XML строится на тегах, атрибутах и строгой иерархии, а сама технология основана на Unicode и обеспечивает корректную работу с любыми письменными системами. Формат создавался консорциумом W3C как инструмент, который одинаково понятен человеку и программам обработки.

W3C (World Wide Web Consortium) — мировая организация, создающая правила и стандарты для интернета: HTML, CSS, XML и многие другие. В неё входят крупнейшие ИТ-компании, университеты и независимые эксперты. Задача W3C — чтобы веб-технологии работали одинаково корректно во всех браузерах, программах и системах.

Технология получила статус метаязыка благодаря способности описывать собственные структуры данных под конкретные домены: от финансовых операций и конфигураций ПО до электронных форм, каталогов и документов. Разработчики формируют свои наборы элементов, создают схемы DTD (Document Type Definition) и XSD (XML Schema Definition), описывают типы данных и ограничения, а приложения используют эти модели для проверки корректности документа.

Принципы работы XML легко проследить на простейшем примере разметки:

<message>Привет, мир!</message>

Теги <message>...</message> определяют границы элемента, а текст внутри задаёт содержимое. Структура напоминает HTML, но назначение отличается: HTML формирует визуальное представление в браузере, а XML хранит и транспортирует данные между сервисами, системами или приложениями. Текстовая природа формата обеспечивает независимость от платформ, читаемость и универсальность при программной обработке.

Зачем нужен и где применяется

Важно понимать, что XML — это не исполняемый код, а язык описания данных. После описания информации с помощью XML необходимо создать программный код, который сможет эти данные отправлять, принимать и обрабатывать.

Формат получил широкое распространение благодаря универсальности. В отличие от CSV, который подходит только для табличных данных, и RTF, ограниченного текстовыми документами, XML может описывать как структурированные, так и псевдоструктурированные данные, включая конфигурации, сетевые протоколы, web-страницы и деловые документы.

Преимущества использования XML:

Гибкость структуры — легко добавлять новые элементы и атрибуты без нарушения работы приложений, что упрощает адаптацию под новые бизнес-задачи.

Совместимость и переносимость — текстовый формат позволяет использовать один и тот же документ на разных системах и устройствах без конвертации, включая серверные платформы и клиентские приложения.

Удобство обработки и контроля — XML легко читается как человеком, так и программой; поддерживает проверку по схемам и стандартизированные методы валидации, что ускоряет аудит и редактирование данных.

В бизнес-практике XML активно применяют в корпоративной среде.

Сценарии применения XML:

• XML используется для хранения, обмена и обработки данных в СУБД, как в реляционных (PostgreSQL, MySQL, MS SQL), так и в специализированных XML-СУБД (MarkLogic, BaseX). Он позволяет легко читать, редактировать и интегрировать данные, обеспечивает поддержку SQL/XML, XPath и XQuery для запросов и автоматизации бизнес-процессов.
• Электронный документооборот использует XML для формирования и передачи юридически значимых документов между системами 1С, СБИС, Диадок и другими сервисами ЭДО.
• Внедрение ERP часто подоразумивает использование XML для обмена конфигурациями между модулями систем: перенос шаблонов и синхронизацию данных внутри корпоративной инфраструктуры.
• Инструменты low-code применяют XML для описания структур интерфейсов, правил валидации и автоматизации процессов внутри платформ, позволяя хранить настройки в читаемом и переносимом формате.
• Нотации для моделирования бизнес-процессов используют XML для формализации процессов и обмена данными с BPM-системами, что позволяет стандартизировать описание операций и автоматизировать интеграцию между приложениями. Например, стандарт BPMN 2.0 применяет XML для хранения и передачи схем процессов между различными платформами.
• Управление складом применяет XML в WMS-системах для описания операций, учёта запасов, контроля движения товаров и интеграции с другими логистическими модулями.
• Бизнес-аналитика активно использует XML для обмена данными между BI-инструментами и корпоративными системами, подготовки отчётов, интеграции данных из разных источников и построения визуализаций на основе стандартизированных структур. Например, BI-платформы могут импортировать XML-отчёты из ERP или CRM для формирования дашбордов и анализа KPI.

Как выглядит файл формата XML

Файл XML представляет собой текстовый документ, в котором данные структурированы с помощью тегов и атрибутов. Каждый элемент окружён открывающим и закрывающим тегом, а вложенность тегов задаёт иерархию информации.

• Теги — определяют начало и конец элемента: <имя_тега>…</имя_тега>.
• Атрибуты — задают дополнительные свойства элемента, например <user id=»123″>.
• Иерархия — вложенные элементы формируют структуру данных.
• Комментарии — <!— комментарий —> позволяют документировать файл.
• Метаданные — информация о кодировке, версиях схем и других параметрах файла.

Вот как выглядит XML-файл на примере простой таблицы из 5 колонок (ID, Имя, Возраст, Должность, Зарплата) и 4 строк (Иван Иванов, Мария Петрова, Сергей Кузнецов, Елена Смирнова):

Как открыть XML-файл в читаемом виде

Для редактирования XML-файла вручную удобнее использовать формат Excel, так как данные сразу отображаются в таблицах, а работать с данным можно без необходимости разбирать теги и атрибуты вручную.

Современный формат Excel (.xlsx) фактически состоит из набора XML-документов, упакованных в ZIP-архив. Каждый файл внутри отвечает за таблицы, стили, формулы, настройки листов и метаданные.

Пошаговое открытие XML-файла в Excel-формате:

1. Откройте Excel.
2. Нажмите Файл → Открыть и в проводнике выберите сам XML-файл.

3. При открытии данные загрузятся в Excel, после чего можно редактировать строки и столбцы в уже оформеленном табличном виде.

4. Чтобы сохранить изменения, нажмите Файл → Сохранить, либо, если хотите преобразовать документ в другой формат, нажмите Сохранить как, затем выберите нужный вам формат и нажмите Сохранить.

Как создать и сохранить файл в формате XML в Excel

1. Откройте Excel.
2. Создайте новую книгу или откройте существующую таблицу, которую хотите сохранить в формате XML.
3. После внесения всех данных нажмите Файл → Сохранить как.
4. В списке Формат файла выберите Excel 2004 XML Spreadsheet (.xml) и укажите имя файла.
5. Нажмите Сохранить, чтобы сохранить таблицу в виде XML-файла.

Как выгрузить и загрузить УПД в формате XML для ЭДО

УПД (универсальный передаточный документ) служит основным инструментом обмена юридически значимыми документами между компаниями. Структура документа формируется по стандартам ФНС, поэтому корректная передача через системы ЭДО требует валидного XML-файла со всеми обязательными тегами и реквизитами. Большинство сервисов, включая 1С, СБИС и Диадок, работают напрямую с такими файлами.

Формат XML для УПД стал обязательным с 1 апреля 2025 года. После этой даты операторы ЭДО и многие контрагенты ожидают корректный XML. Отправка старых форматов может привести к возвратам или доработкам — откладывать это на потом нельзя.

Нормативная база для формирования XML-УПД:

• Приказ ФНС России № ЕД-7-26/970@ от 19.12.2023 — утверждает форматы электронных счетов-фактур и УПД (версии 5.02 и 5.03), определяет состав тегов, обязательные реквизиты и структуру XML для передачи через ЭДО.
• Письмо ФНС России № ЕА-4-26/2486@ от 04.03.2024 — разъясняет применение обновлённых форматов, требования к заполнению тегов и типовые ошибки, из-за которых операторы ЭДО отклоняют документ.
• Информация ФНС России от 19.08.2025 — подтверждает юридическую значимость УПД в электронном виде при корректной структуре XML и уточняет правила передачи через ЭДО.
• Приказ ФНС России № ММВ-7-15/820@ — устанавливал предыдущие версии форматов электронных документов, включая ранние XML-схемы УПД, что важно для анализа изменений стандартов.

Так зачем выгружать УПД из 1С в XML?

• XML — машинно-читаемый формат, который понимают операторы ЭДО и системы контрагентов.
• Данные переходят без ручного ввода, что снижает количество ошибок.
• Возвраты документов и доработки происходят реже.
• Закрытие взаиморасчётов происходит быстрее.
• Соответствие требованиям XML теперь обязательное, а не рекомендательное.

1С

Выгрузка XML-файла

Первый сценарий — создание XML-файла УПД прямо в 1С, чтобы документ был готов к отправке через операторов ЭДО.

1. Откройте конфигурацию 1С (например, «1С:Бухгалтерия») и зайдите в раздел Продажи (или Покупки, если документ — входящий).
2. В списке документов найдите УПД (или накладную/акт, оформленную как УПД). Список можно фильтровать по дате или контрагенту.
3. Дважды кликните по документу, чтобы открыть его форму.
4. На форме документа перейдите на вкладку Еще → ЭДО.
5. Нажмите Выгрузить документ в файл, чтобы сформировать XML по актуальному формату, включая все обязательные теги и реквизиты.

6. После подготовки документа для выгрузки XML-файла используйте кнопку Выполнить. Предварительно выберите, куда вы хотите выгрузить файл — сохранить на диск или отправить на электронную почту контрагента.

Загрузка XML-файла

Когда XML-файл УПД получен от контрагента или оператора ЭДО, его можно загрузить обратно в 1С для обработки.

1. Перейдите на вкладку Ещё → Посмотреть электронный документ.

2. Нажмите Ещё → Загрузить с диска и выберите XML-файл, предоставленный контрагентом или сформированный в сторонней системе. Файл должен быть формализованным, не подписанным и соответствовать структуре УПД.

3. Если загружаемый файл отличается по ключевым данным от текущего документа, система приостановит загрузку и покажет список различий.

4. В версиях Модуля ЭДО 1.9.12.13 и выше можно добавить XML-файл в произвольный документ через команду Загрузить с диска в разделе Создать новый.

5. При необходимости установите связь с документом учётной системы через гиперссылку Подбор.

6. После загрузки XML-файла созданный объект УПД появляется в базе. Проверьте корректность реквизитов и при необходимости выполните Провести, чтобы документ прошёл учетные процедуры.

Отправка документа оператору ЭДО

После того как документ сформирован и проверен, его можно отправить через 1С оператору ЭДО.

• Откройте карточку документа, который необходимо отправить.
• Перейдите на вкладку ЭДО → Подписать и отправить. Введите пароль для электронной подписи (ЭП) и подтвердите действие. Система прикрепит подпись к XML-файлу и отправит его оператору ЭДО.

• Если у пользователя нет прав подписи, документ будет направлен на подпись лицу с соответствующими полномочиями. В этом случае подпись можно будет поставить через кнопку Подписать в карточке документа или через папку Исходящие в разделе Текущие дела ЭДО.
• После успешной отправки в карточке документа появится статус: Отправлен, Доставлен или Принят. В случае ошибок система предоставит технический протокол с указанием проблемного тега в XML-файле.

СБИС

Создание УПД

1. Откройте главную страницу СБИС, нажмите Создать и выберите тип документа УПД.

2. Проверьте данные отправителя и заполните поле Покупатель.
3. Прикрепите договор, если он есть и требуется контрагенту.
4. Укажите дополнительную информацию: комментарий, срок исполнения, период действия и другие детали.
5. Добавьте товары или услуги, нажав на кнопку с плюсом +.

6. Выберите способ отправки документа через меню с тремя точками.

При необходимости в УПД можно добавить сведения из декларации соответствия товара. Эти данные указываются в строке 12 «Иные сведения об отгрузке, передаче» вместе с ссылками на сопутствующие приложения или документы.

Загрузка XML-файла из 1С

Если документ уже подготовлен в учетной системе, например, в 1С, его можно загрузить в СБИС в формате XML:

1. Сохраните файл на компьютер.
2. Выберите Загрузить/С компьютера, укажите файл и нажмите Загрузить. Система автоматически определит тип документа и создаст соответствующие формы.

3. Проверьте корректность данных и отправьте УПД.

Диадок

Создание УПД

1. В разделе Документы нажмите Новый документ. Если кнопка недоступна, обратитесь к сотруднику с правами администратора для выдачи прав на создание документов.

2. Выберите способ подготовки УПД:

• Создать вручную: в блоке Создать в редакторе нажмите УПД, откроется форма для заполнения данных.
• Загрузить файл документа: нажмите Выбрать файл, укажите XML-файл и нажмите Открыть. Файл должен быть сформирован в соответствии с форматом ФНС; его имя менять нельзя.

3. После загрузки система проверит файл на соответствие формату и определит основные реквизиты: номер, дату, сумму документа и сумму НДС.

4. Проверьте контрагента, название файла, размер и суммы по документу. При необходимости добавьте комментарий.
5. Для изменения получателя кликните на поле Отправить, очистите его и введите название или ИНН организации. При наличии нескольких подразделений выберите нужное из списка.
6. Для добавления дополнительных документов нажмите Загрузить еще или Создать в редакторе. Если документы предназначены одному контрагенту, их можно объединить в один пакет с помощью флажка Объединить все документы в один пакет.
7. После подготовки всех документов нажмите Подписать и отправить. Кнопка недоступна, если пользователь не выбрал сертификат для подписи. Выберите нужный сертификат или смените его через ссылку выбрать другой.
8. Если ранее не было подано заявление участника ЭДО, система предложит его заполнить и отправить.
9. После подписи пакет документов перемещается в папку Исходящие, а электронный УПД или счет-фактура получает статус подписанного руководителем или уполномоченным лицом.
10. В случае товаров с обязательной маркировкой (например, табачная продукция) информация автоматически передается в ГИС МТ «Честный ЗНАК».

Загрузка XML-файла из 1С

1. Авторизуйтесь в Диадоке.
2. Разархивируйте выгруженный из 1С XML-файл, если он скачался в виде архива. Иначе его не получится загрузить в Диадок.
3. Загрузите XML-файл; он появится в списке документов на отправку.

4. Заполните необходимые реквизиты, подпишите документ и отправьте его. Если необходимо, можно сохранить документ в черновиках для последующей отправки.

Заключение

XML — универсальный формат разметки для структурированного описания данных и их обмена между системами. Он обеспечивает точное представление информации, понятное человеку и программам, поддерживает сложные структуры и проверку по схемам, облегчая интеграцию, анализ и автоматизацию бизнес-процессов.

УПД является ключевым документом электронного обмена между компаниями и должен передаваться в корректном XML. С 1 апреля 2025 года использование этого формата стало обязательным: корректный XML ускоряет обработку, снижает ошибки и позволяет системам 1С, СБИС и Диадок автоматически распознавать реквизиты и проводить учетные процедуры.