Обзор нотации BPMN: что это и как она помогает моделировать и анализировать бизнес-процессы

В мире современного менеджмента и цифровой трансформации умение видеть, понимать и формализовать бизнес-процессы становится ключевым конкурентным преимуществом. Именно здесь на сцену выходит BPMN, универсальный графический язык, созданный для описания и моделирования бизнес-процессов в понятной и стандартизированной форме.

На сегодняшний день BPMN — один из самых распространённых и узнаваемых языков моделирования, понятный как бизнес-пользователям, так и специализированным программам, предназначенным для работы с бизнес-моделями. Более того, он стал де-факто стандартом в создании исполняемых алгоритмов управления процессами. Однако большая часть информации по BPMN в открытом доступе ориентирована на профессионалов, уже знакомых с моделированием.

В этой статье мы затронем все основы: что такое BPMN, зачем он нужен, в чём его особенности и почему он всё чаще используется для описания процессов в компаниях самых разных сфер.

Что такое BPMN

BPMN — это визуальная нотация моделирования, предназначенная для описания бизнес-процессов. Под нотацией понимается формализованный графический язык с чёткими правилами, типами элементов и структурой. Каждая диаграмма, созданная по стандарту BPMN, несёт точное и однозначное значение — без места для двойной трактовки. Это делает BPMN особенно ценным в командах, где бизнес и IT должны понимать процессы одинаково.

Главная цель BPMN — связать абстрактную концепцию процесса с его практической реализацией. Он выступает связующим звеном между бизнес-идеей и её воплощением в рабочем механизме: помогает визуализировать логику действий, определить роли, точки входа и выхода, условия перехода и т.д. Такой подход необходим при разработке новых процессов, их анализе или трансформации.

Основной средой использования BPMN являются BPM-системы — платформы для управления бизнес-процессами. Именно в таких системах диаграммы, созданные по стандарту BPMN, превращаются в исполняемые модели: они запускаются, отслеживаются и корректируются в реальном времени. Это позволяет не только задокументировать процесс, но и оперативно внедрить его в ежедневную практику, обеспечивая полную цифровую трассировку и управляемость операций.

BPMN применим как в индивидуальной работе, так и в коллаборации команд. Он охватывает процессы разного масштаба и сложности: от простых цепочек до разветвлённых сценариев с параллельными потоками, циклами и условиями. Диаграммы BPMN позволяют фиксировать логику бизнес-деятельности с точностью, необходимой для формальной документации и анализа.

Важно понимать: BPMN не предназначен для описания архитектуры информационных систем. Нотация моделирует именно бизнес-логику — то есть, действия, принимаемые людьми, автоматизированные шаги, обмен информацией, участие внешних контрагентов и внутренних подразделений. В центре внимания всегда остаётся процесс как бизнес-единица, а не IT-компоненты.

Расшифровка

BPMN (Business Process Model and Notation) — это стандарт для моделирования бизнес-процессов, который используется для создания диаграмм, описывающих последовательность действий, участников и взаимодействия в рамках бизнес-операций. Это формализованный графический язык, позволяющий ясно и однозначно представить процесс, минимизируя вероятность недопонимания между участниками.

Термин BPMN одинаково широко используется как в русскоязычном, так и в англоязычном комьюнити. Он стал международным стандартом и используется во всем мире для описания и анализа бизнес-процессов в различных отраслях и сферах деятельности.

Простыми словами

BPMN — это как конструктор для бизнес-процессов. С помощью этого инструмента можно строить схемы, которые показывают, какие шаги нужно выполнить, кто за что отвечает и как всё связано между собой.

Представь, что ты собираешь модель процесса, как собираешь детали конструктора. Каждый элемент на схеме — это часть процесса, и они все соединяются, чтобы показать, как работает всё в организации. Это помогает всем участникам, будь то бизнесмены или программисты, понять процесс и работать над его улучшением.

Зачем моделировать бизнес-процессы

Основная статья: Моделирование бизнес-процессов: зачем нужно, как проводится и какие есть подходы.

Моделирование бизнес-процессов помогает организовать работу компании, повысив её эффективность и управляемость. Это позволяет выявить слабые места, устранить избыточные действия и создать прозрачность на всех уровнях деятельности.

Без формализованных процессов компании сталкиваются с проблемами: несогласованностью между подразделениями, дублированием функций и потерей качества обслуживания. Моделирование помогает стандартизировать операции и повысить эффективность взаимодействия между отделами.

Кроме того, модели процессов являются основой для улучшений и цифровизации, обеспечивая основу для автоматизации и масштабирования. Это способствует постоянному совершенствованию, снижению рисков и повышению конкурентоспособности компании.

Графические элементы BPMN

BPMN использует несколько ключевых графических элементов, каждый из которых имеет свою роль в отображении бизнес-процессов. Эти элементы формируют основу для визуального представления процессов, упрощая анализ, понимание и последующую автоматизацию бизнес-операций.

Основные элементы BPMN:

• событие (Event);
• действие (Activity);
• шлюз (Gateway);
• пул (Pool);
• дорожка (Swimlane);
• объект данных (Data Object);
• сообщение (Message);
• артефакт (Artefact);
• поток (Flow).

Событие (Event)

Событие в BPMN отображает важные моменты в процессе, такие как начало, промежуточные изменения или завершение процесса. События могут быть трех типов:

• Начальное событие — обозначает момент, когда процесс или его часть начинается.

• Промежуточное событие — происходит в процессе выполнения и может повлиять на дальнейшее развитие бизнес-процесса.

• Конечное событие — указывает на завершение процесса или его этапа.

Графически событие отображается кругом, а его тип зависит от значка внутри круга (например, пустой круг для начального события или с символом для других типов событий).

Действие (Activity)

Действие (или Activity) представляет собой выполнение конкретного шага в бизнес-процессе. Это могут быть задачи, подпроцессы или транзакции:

• Задача — это элемент, который выполняет одно действие, например, «Запросить предложение». Задача отображается прямоугольником.

• Подпроцесс — более сложная единица работы, которая может быть раскрыта в отдельную диаграмму. Это тип задачи, который можно детализировать.

• Транзакция — набор связанных задач, которые должны быть выполнены как единое целое, например, покупка товара и оплата.

• Событийный подпроцесс помещается внутри другого процесса – он начинает выполняться, если инициируется его начальное событие – и может прерывать родительский подпроцесс или выполняться параллельно с ним.

Вызывающее действие — точка входа для глобально определённого подпроцесса — он может быть повторно использован в данном процессе.

Шлюз (Gateway)

Шлюз (Gateway) — это управляющий узел, который появляется при условном разветвлении бизнес-процесса. Шлюзы всегда изображаются в виде ромбов, и тип шлюза определяется символом внутри ромба.

Шлюзы нужны и в тех случаях, когда процедура зависит от определенных факторов. Например, при работе с покупателями шлюз появляется на этапе, когда клиент принимает решение о покупке — «да или нет». При положительном решении необходимо совершить покупку, при отрицательном — выяснить возможные причины отказа, работать с «отказом» и т.д.

Основные типы шлюзов:

• Исключающий шлюз (XOR, исключающее ИЛИ) — выбирает только одну ветвь из нескольких возможных. Используется, когда необходимо выполнить только одно действие из нескольких вариантов.

• Параллельный шлюз (AND, И) — все выходящие ветви активируются одновременно. Он применяется, когда несколько действий должны происходить одновременно.

• Инклюзивный шлюз (OR, ИЛИ) — позволяет активировать одну или несколько ветвей в зависимости от условий.

Пул (Pool) и Дорожки (Swimlane)

Пул (Pool) представляет собой отдельную сущность или участника бизнес-процесса, например, организацию, отдел или систему. В одном пуле могут быть несколько дорожек (swimlane), которые делят пул на различные роли или подразделения внутри этого участника. Это помогает четко разделить обязанности и взаимодействия между различными сторонами процесса.

• Пул — обозначает общий процесс или организацию, как отдельную единицу. На диаграмме может быть несколько пулов, каждый из которых может содержать собственные дорожки.

Пулы (участники) и дорожки отображают распределение обязанностей между участниками процесса. Каждый пул или дорожка представляет отдельную организацию, роль или систему, что помогает разделить ответственность.

• Дорожки — делят процесс внутри пула на различные участники или роли. Например, одна дорожка может быть для отдела продаж, другая — для бухгалтерии.

Объекты данных (Data Objects)

Объекты данных — это информация или документ, которые необходимы для выполнения действия или которые генерируются в ходе бизнес-процесса.

Объект данных показывает, какие данные играют ключевую роль на разных этапах процесса. Эти данные могут быть как сформированы в ходе выполнения задачи, так и необходимы для её начала, например, информация о клиенте.

Данные могут использоваться или обновляться на разных этапах процесса, что отражается на диаграмме с помощью значка объекта данных, позволяя отслеживать их роль и движение по процессу.

Сообщение (Message)

Сообщение отображает взаимодействие между участниками процесса, когда необходимо передать информацию. Это может быть любой вид коммуникации, включая email, чаты, СМС или переписку внутри корпоративной системы:

Сообщение обычно отображается стрелкой с прямоугольником или с изображением конверта, что указывает на процесс обмена данными или информацией между участниками.

Артефакты (Artefacts)

Артефакты в BPMN — это элементы, которые не влияют напрямую на выполнение процесса, но помогают его организовать или пояснить. Это могут быть документы, данные или пояснительные элементы для лучшего восприятия диаграммы.

Спецификация BPMN определяет следующие типы артефактов:

• Ассоциация — используется для связи элементов диаграммы с дополнительной информацией, такой как текстовые аннотации или документы.
• Группа — объединяет несколько элементов под общим символом, упрощая восприятие диаграммы.
• Категория — позволяет классифицировать элементы диаграммы, обеспечивая структурированное отображение информации.
• Текстовая аннотация — предоставляет пояснения или комментарии, которые помогают уточнить или дополнить информацию на диаграмме.

Связь ассоциации BPMN используется для установления соответствия между текстовыми или графическими артефактами с элементами процесса, а также для отображения действия «Компенсация» на диаграмме. Она помогает связывать дополнительные элементы, такие как пояснения или документы, с конкретными действиями или этапами процесса.

Ассоциация BPMN изображается на диаграмме тонкой пунктирной линией. Для указания направления ассоциации может использоваться стрелка, хотя она не является обязательной. Ассоциации позволяют улучшить читабельность диаграмм и добавляют дополнительную информацию о процессе.

Потоки (Flow)

Потоки (Flow) — это направляющие линии, которые показывают направление и последовательность движения информации, управления или данных в процессе. Потоки соединяют различные элементы диаграммы, такие как действия, шлюзы, события, и обеспечивают взаимодействие между ними.

Потоки сообщений и ассоциации на диаграммах BPMN обозначаются штриховыми и пунктирными стрелками и отвечают за передачу информации и объектов данных между элементами процесса.

Стрелки-ассоциации используются для отображения передачи объектов данных между действиями в пределах одного пула, а также для указания входов и выходов задач и подпроцессов.

Ассоциации служат для передачи объектов данных внутри одного пула и показывают, как данные передаются между задачами или подпроцессами.

Как построить модель бизнес-процесса с помощью BPMN — пошагово

Как построить модель бизнес-процесса с помощью BPMN — пошагово

1. Определите область процесса
   Прежде чем начать строить диаграмму, важно определить область процесса. Это поможет понять, какой уровень детализации будет необходим. На высоком уровне диаграмма должна быть общей, с возможностью углубляться в детали с помощью подпроцессов и дополнительной документации.
   

2. Откройте инструмент для построения диаграмм
   Используйте инструмент для построения диаграмм, например, в BPMS. В нем вы сможете добавлять различные элементы BPMN и настраивать их по своему усмотрению.
   

3. Начните с событий
   Перетащите на рабочую область начальное событие и конечное событие. Начальное событие отображается тонким контуром, а конечное — толстым. Посредине событий будет стоять промежуточное событие с двойной рамкой.
   

4. Добавьте активность
   Каждая задача в процессе должна быть представлена как активность. Название активности обычно состоит из глагола и существительного (например, «Принять заказ»). Это поможет чётко показать, что именно выполняется в процессе.

5. Добавьте пулы и дорожки
   BPMN диаграмма должна содержать хотя бы один пул и дорожку. Пул представляет собой организацию или систему, а дорожка — это её роль или процесс внутри этой организации. Разделение на пулы и дорожки помогает упорядочить процесс.

6. Используйте шлюзы
   Шлюзы (или развилки) необходимы для отображения условий в процессе. Они показывают, как поток данных или управления разделяется на несколько путей. Используйте шлюзы, чтобы указать, когда процесс должен разветвляться или слияться, например, если нужно принять решение или выполнить параллельные действия.

Советы и рекомендации

• Избегайте излишней сложности диаграмм
  Стремитесь к простоте и ясности. Разветвленные диаграммы с множеством элементов трудно воспринимаются как для вас, так и для ваших клиентов. Слишком большое количество деталей делает процесс анализа сложным, а диаграмму — перегруженной. Используйте достаточно элементов, чтобы отразить все важные аспекты процесса, но не перегружайте ее.

• Используйте простую и понятную терминологию
  Важно, чтобы термины, использованные на диаграммах, были ясны всем участникам процесса, включая клиентов и технических специалистов. Стремитесь к максимально понятным и интуитивно очевидным фразам для обозначения процессов и задач. Это поможет избежать путаницы и упростит восприятие диаграммы.

• Названия процессов должны быть информативными
  Каждый процесс или активность на диаграмме должен быть четко описан, чтобы читатели могли легко понять, что именно происходит. Имена процессов должны быть связаны с общепринятыми терминами или соответствовать внутренним обозначениям в компании, что улучшит читаемость диаграммы.

• Используйте подпроцессы с осторожностью
  Не бойтесь создавать подпроцессы для разделения процессов на более мелкие, но помните о чувстве меры. Подпроцессы помогают избежать излишней детализации, но их должно быть достаточно, чтобы не перегружать диаграмму и не терять важную информацию. Слишком много подпроцессов может привести к потере контекста.

• Не бойтесь BPMN!
  Создание диаграмм в BPMN может сначала показаться сложным, но, освоив основные элементы и правила, вы поймёте, что это мощный инструмент для моделирования бизнес-процессов. Используя BPMN, можно точно и наглядно отобразить процессы в организации, что помогает легко анализировать и улучшать их.Сначала построьте простую диаграмму, а затем постепенно добавляйте детали и сложные элементы. BPMN позволяет детализировать процесс до самых мелких шагов, но при этом легко поддерживать структуру и удобство восприятия.

Применение BPMN в бизнес-аналитике

Основная статья: Анализ бизнес процессов: цели, этапы, методики, инструменты.

BPMN активно используется в бизнес-аналитике для визуализации процессов и более глубокого анализа бизнес-цепочек. Благодаря наглядной структуре диаграммы позволяют детально проследить все этапы и взаимосвязи в процессе, что помогает выявить узкие места и слабые стороны. Это особенно важно для анализа комплексных процессов, где многие шаги зависят от других.

С помощью BPMN бизнес-аналитики могут эффективно выявлять проблемы, такие как задержки на определенных этапах, дублирование усилий или лишние шаги, которые можно оптимизировать. Четкая и подробная структура диаграммы помогает в выявлении возможностей для улучшений и автоматизации, что способствует повышению эффективности.

Преимущества

Максимальная детализация
BPMN позволяет максимально детализировать процесс, указывая исполнителей на каждом этапе и создавая четкие словесные формулы для запросов. Это дает возможность представлять как подробные схемы, так и упрощенные блок-схемы, обеспечивая гибкость в представлении процесса.

Привязка объектов системы
Нотация BPMN учитывает не только workflow, но и documentflow (docflow), позволяя прикреплять «артефакты» к действиям. Это делает процесс более наглядным и помогает интегрировать документы и объекты, которые используются или создаются исполнителями.

Удобство для автоматизации процессов
Благодаря четкому отображению всех участников и условий выполнения задач, BPMN идеально подходит для моделирования процессов, которые затем можно автоматизировать. Это особенно важно для оптимизации рутинных операций в корпоративных системах, таких как оформление заявок или согласование договоров.

Графическое представление развилок процесса
BPMN эффективно отображает точки принятия решений и ветвления процесса, что позволяет визуализировать альтернативные сценарии. Это помогает лучше управлять изменяющимися условиями и разветвлениями бизнес-процессов.

Четкое разделение исполнителей
В BPMN можно точно обозначить исполнителей на каждом этапе процесса, что дает возможность детально описать роли и действия. Это полезно как для разработки регламентов, так и для автоматизации, обеспечивая прозрачность на каждом шаге.

Недостатки

Отсутствие указания стоимости исполнения действий
В отличие от некоторых других моделей, например IDEF0, BPMN не позволяет напрямую указать стоимость исполнения каждого действия в денежном эквиваленте. Это ограничивает использование BPMN для анализа затрат в процессе.

Неэффективность при моделировании очень гибких или нестандартных процессов
BPMN лучше всего подходит для предсказуемых, повторяющихся процессов, но если процесс слишком гибкий или имеет нестандартные сценарии развития, то использование BPMN может оказаться неэффективным. Нотация может не справиться с описанием таких процессов, что приводит к необходимости использования дополнительных инструментов или подходов.

Ограничение в комплексном моделировании
Стандартное моделирование BPMN фокусируется исключительно на бизнес-процессах и их динамике. Оно не охватывает другие аспекты, такие как организационные структуры, информационные модели или дерево целей, что ограничивает его использование для комплексного моделирования деятельности предприятия. В таких случаях BPMN необходимо комбинировать с другими методами или нотациями для полноты картины.

Сложность восприятия для неподготовленных пользователей
BPMN использует разнообразные символы, что может затруднить восприятие диаграмм для обычных сотрудников, не обладающих специальной подготовкой. Даже эксперты, не знакомые с нюансами данной нотации, могут испытывать трудности при чтении таких диаграмм, что снижает её эффективность для массового использования внутри компании.

Выводы

BPMN предоставляет обширный набор инструментов для моделирования бизнес-процессов, включая события, действия, шлюзы, объекты данных и другие элементы. Визуализация процессов в виде диаграмм позволяет точно отображать последовательность операций, их участников и условия выполнения, что способствует улучшению взаимодействия и автоматизации процессов в организации. Особенно эффективно использование BPMN для анализа и оптимизации сложных процессов, а также для выявления узких мест.

Внедрение BPMN в организацию является важным шагом в цифровизации и автоматизации процессов. Это позволяет повысить прозрачность на всех уровнях, а также гибко адаптировать процессы к изменяющимся условиям рынка, что способствует улучшению общей эффективности и конкурентоспособности компании.