Системы автоматизации бюджетирования BPS (Budgeting and Planning Software): принципы работы, примеры и сравнение систем, функционал, порядок внедрения

Бюджетирование — один из обязательных, наиболее значимых этапов работы организации: частной или государственной, небольшой или с многомиллиардными оборотами.

Бюджетирование предполагает обработку значительных объемов информации. Если делать это вручную, повышается вероятность совершения ошибок.

Снизить их количество позволяет внедрение системы автоматизации бюджетирования. Главное — правильный подбор ПО с учетом его возможностей и специфики работы компании.

Что такое системы автоматизации бюджетирования

Появление первых систем автоматизации бюджетирования

Бюджетирование не является чем-то новым. И раньше казначеи государств, вельмож рассчитывали предварительные суммы доходов и расходов на содержание армии, двора, семьи на год. За основу брали аналогичные данные предыдущих периодов. Таким же образом поступали плановые отделы предприятий в XIX-XX веках в период промышленной революции.

Ситуация изменилась только к концу XX века в результате распространения вычислительной техники. Поначалу инструментом бюджетирования были электронные таблицы. Потом появились специальные программы. Они позволяют контролировать доходы, отслеживать соответствие затрат первоначальным планам, предотвратить нецелевое использование денег и в конечном счете добиваться достижения заявленных стратегических целей.

Расшифровка системы автоматизации бюджетирования BPS

BPS (Budgeting and Planning Software) — это программный комплекс для составления и планирования бюджета. BPS может быть встраиваемой (работает в составе крупной экосистемы или иного ПО) или автономной.

Систему можно сопоставить с финансовой моделью организации в электронном формате. Она состоит из взаимосвязанных и взаимозависимых блоков, к которым относятся производство или закупки товаров, их реализация, оплата контрагентам.

Что такое система управления бюджетированием

Так называют специализированное программное обеспечение, позволяющее в автоматическом или автоматизированном режиме:

1. Контролировать исполнение ранее принятых решений в части финансов и хозяйственной деятельности.
2. Формировать бюджет организации на будущее: от месяца до года.

За счет автоматизации бюджетирования можно сократить объемы ручной работы при обработке массивов документов и в минимальные сроки вносить коррективы в ранее принятые решения. В системе можно не только фиксировать события финансового характера, но и готовить прогнозы на предстоящие периоды.

На выходе — четкий финансовый план, учитывающий все доходы и расходы. В расчет принимают заявленные цели компании, текущую экономическую ситуацию и ее возможные изменения: положительные и негативные.

Методика и принципы работы систем бюджетирования

Бюджетирование предполагает выполнение ряда обязательных шагов:

1. Сбор информации: о результатах работы на предшествующих этапах, рыночной ситуации, целях и задачах на предстоящие периоды и т. д.
2. Подготовка бюджета с учетом ранее полученных данных, возможных и существующих ограничений, стратегии работы.
3. Утверждение бюджета и его последующая реализация. Документ визирует совет директоров, генеральный директор, президент компании. Утвержденный план доводится до сведения исполнителей.
4. Контроль реализации бюджета. Ответственные лица отслеживают, в какой мере исполняется финансовый план. Если фиксируются отклонения от базовых значений, необходимо выявить их причину. Могут потребоваться корректировки бюджета.

При подготовке и исполнении финансовых планов работы руководствуются следующими принципами:

1. Единство используемых форм, показателей, кодировок. Недопустимо, когда подразделения по-разному классифицируют доходы, расходы, цели работы.
2. Полнота используемых данных. Если предполагаются даже минимальные движения денежных средств, материальных ресурсов, их учитывают при подготовке бюджета.
3. Сбалансированность, соответствие планируемых расходов учтенным доходам. В последнем случае в расчет принимаются не только выручка, но и заемные средства, иные источники финансирования.
4. Четкое обозначение целей и следование им. Например, если запланирована покупка оборудования, эти средства не должны быть потрачены на ремонт офиса.

Также среди принципов бюджетирования необходимо выделить достоверность используемых данных. У тех, кто составляет и утверждает финансовые планы работы, должна быть возможность проверить каждую цифру.

Примеры из практики 

Системы бюджетирования можно использовать для решения следующих задач:

• Учет ресурсов компании, включая финансовые, материальные, трудовые. Программные комплексы позволяют рационально использовать активы для решения не абстрактных, а конкретных производственных или иных задач.
• Оптимизация затрат. Правильно настроенная система не только фиксирует расходы на закупку сырья, товаров или услуг, но и подскажет, с кем из поставщиков работать выгодно.
• Создание резервов. Они необходимы на случай, например, изменения спроса, удорожания сырья, банкротства контрагента или иных чрезвычайных ситуаций.

Системы бюджетирования можно использовать и для резервирования средств под реализацию стратегических проектов, связанных с удвоением продаж, обновлением оборудования, капремонтом.

Лучшие российские системы автоматизации бюджетирования

В сфере автоматизации бюджетирования работают и зарубежные, и российские разработчики. Можно подобрать специализированное ПО для металлообрабатывающего предприятия или медицинской клиники. При выборе необходимо учитывать не только рекомендации разработчиков, но и отзывы реальных пользователей.

Comindware

Пользователям доступна система не только бюджетирования, но и построения архитектуры любого бизнеса: от банковской сферы до предоставления услуг в IT. Comindware от одноименной компании-разработчика работает как на локальном сервере, так и с использованием облачных технологий. При необходимости можно настроить интеграцию с Microsoft Outlook, Salesforce, иным ПО сторонних исполнителей.

Система позволяет управлять финансами, контролировать выполнение заказов клиентов, взаимодействовать с поставщиками. Требования к компьютерам и ОС для установки минимальные.

Разработчики говорят о следующих преимуществах ПО:

• Гибкая адаптация под условия использования.
• Масштабирование, например, при добавлении рабочих мест.

Пользователи выделяют ряд недостатков системы бюджетирования:

• Высокая стоимость ПО. Плата за анализ бизнес-процессов конкретной компании-пользователя и разработку мобильного приложения при необходимости берется отдельно. Обновление релизов, техподдержка — на возмездной основе.
• Сложности с обучением персонала. На полноценное внедрение потребуется время. Разработчик проводит мастер-классы на платной основе.

Оценки пользователей:

• A2is: 5/5
• CRMindex: 3/5
• Otzyvmarketing: 5/5

IntersoftLab

Intersoft Lab от «Интерсофт Лаб» — разноплановое приложение, рассчитанное как на банки, так и на предприятия промышленной сферы. Программа позволяет автоматизировать все процессы, связанные с административно-хозяйственной деятельностью компаний. ПО значится в Едином госреестре, рекомендовано для закупок бюджетными структурами.

Пользователям доступны следующие операции:

• планирование доходов и расходов;
• контроль исполнения бюджета, сопоставление плановых и фактических значений;
• согласование платежей и закупок ресурсов.

Как сообщают в компании-разработчике, система позволяет не ограничиваться общими цифрами доходов и расходов по компании, а детализировать значения по подразделениям, а также по отдельным видам деятельности, продуктовым линейкам, договорам с контрагентами.

Планирование можно вести с учетом действующих требований к созданию резервов, фактическим расходам и доходам за предыдущие периоды, в рублях, натуральных единицах, валюте иных стран. Данные хранятся в отдельных хранилищах. Система запрашивает их по мере необходимости.

Среди недостатков пользователи отмечают случаи потери данных в хранилищах. К тому же из-за постоянных запросов скорость обработки информации и получения результатов снижается.

ИТАН: Управленческий баланс

«ИТАН: Управленческий баланс» в отличие от обозначенных выше систем работает не автономно, а на базе ПО «1С:Предприятие». Разработчики учли требования не только российского законодательства, но и основной части международных стандартов (МСФО, РСБУ, GAAP). Система рассчитана на средний и крупный бизнес. Ограничения по видам деятельности практически отсутствуют.

Возможности «ИТАН: Управленческий баланс»:

• одновременное ведение всех видов учета, включая управленческий;
• учет и планирование доходов и расходов, в том числе в разрезе статей;
• подготовка отчетов о движении финансов, KPI сотрудников, направлений деятельности и т. д.;
• составление бюджета и контроль его исполнения с учетом заданных финансовых моделей;
• установление лимитов, выставление предупреждений при их достижении;
• консолидация информации по подразделениям, филиалам, дочерним структурам.

При необходимости данные из «ИТАН: Управленческий баланс» можно переносить в 1С:ERP, 1С:УПП, 1С:КА, Excel, BI-системы.

Пользователи отмечают сложности с одновременным использованием нескольких планов счетов. Решить проблему можно только за счет консолидации данных с переходом на одну валюту учета. В базовом варианте не получится рассчитать реализованные и нереализованные курсовые разницы, а валютные счета не получится замаскировать, чтобы исключить из переоценки.

Также недовольство пользователей вызывает тот факт, что даже при наличии лицензии пользователю не гарантировано обновление системы. Нужен договор на ИТС.

Оценки пользователей:

• Platforms: 4/5
• Picktech: 5/5

Planum

Планум от ООО «Бипланум» представляет собой платформу для среднего и крупного бизнеса. Работает автономно, но есть возможность настроить интеграцию с иными управленческими и учетными программами. В основе Planum — технология OLAP In-memory.

Система позволяет пользователям планировать доходы и расходы, анализировать собранную информацию и вырабатывать решения в разных сферах деятельности. Благодаря Planum можно строить финансовые модели деятельности компаний с учетом самых разных внешних обстоятельств, в том числе чрезвычайных, и сценариев работы.

К преимуществам системы относят следующие моменты:

• Можно управлять эффективностью работы компании, проверять, в какой степени исполняется бюджет в каждом отдельном подразделении.
• Можно приобрести конфигурацию для розничной торговли, производственного предприятия, инвесторов и т. д.

Еще один плюс — возможность разграничения доступа для пользователей с учетом их ролей. Разработчики особо подчеркивают, что безопасность данных гарантирована даже в компаниях с тысячами сотрудников.

Стоит выделить недостатки Планум:

• Требуется обучение пользователей из-за особенностей логики системы.
• Чрезмерное усложнение некоторых операций и моделей работы.
• Невозможность быстрой адаптации ПО под изменяющиеся бизнес-процессы компании.

В большинстве случаев бизнесу для перехода на работу с Планум приходится приглашать консультанта от разработчика. А это — дополнительные и существенные затраты.

Оценки пользователей:

• Picktech: 4,5/5

КИС: Бюджетирование

Специально для среднего и крупного бизнеса разработано ПО «КИС: Бюджетирование». Система позволяет готовить финансовые и производственные планы любой сложности как на месяц, так и на календарный год. При необходимости можно построить бизнес-модель любого процесса, рассчитать потребность в финансах, материальных и трудовых ресурсах.

Также ПО позволяет оценить, в какой степени результаты фактической работы соответствуют плановым значениям.

«КИС: Бюджетирование» можно подстроить под потребности компании практически из любой сферы деятельности. Предусмотрена интеграция с MS Excel, что позволяет выводить отчеты в привычной для большинства пользователей форме.

К преимуществам системы разработчики относят возможность ставить задачи перед конкретными исполнителями с последующей проверкой качества исполнения.

Есть и определенные недостатки:

• Бывают проблемы с регистрацией совершаемых хозяйственных операций. Каждую из них приходится вносить в систему вручную.
• Практически не предусмотрена интеграция с иным ПО. Необходимые обработки пользователи заказывают отдельно.

К тому же система только регистрирует модели и бизнес-процессы, задаваемые компанией. Не предусмотрен анализ актуальности данных.

Bplan

ПО BPlan от компании ITeam — это полноценный инструмент для подготовки бюджетов и проверки их реального исполнения. На практике система представляет собой некоторое количество таблиц, связанных между собой. Также они взаимодействуют с моделью, задаваемой пользователем. При необходимости в первоначальный план доходов и расходов можно вносить изменения. 

Отчеты можно строить как в общем по компании, так и в разрезе статей: сотрудники, подразделения, виды доходов и затрат, номенклатура, контрагенты и т. д. Предусмотрен план-факторный анализ, в том числе с учетом различных внешних и внутренних причин. Есть возможность настроить интеграцию с ПО сторонних разработчиков.

Изначально система ориентирована на малый и средний бизнес. Разработчики отмечают, что можно приобрести лицензию на любое количество пользователей. Также есть возможность быстро проводить самые сложные расчеты, например, KPI отдельных сотрудников и подразделений в целом.

Отзывов пользователей о системе BPlan на независимых платформах нет.

1С:Решения для бюджетирования (модуль «Антегра: Бюджетирование для 1С:Бухгалтерия8»)

ПО работает совместно с 1С:Бухгалтерия 8.3. Версии — только КОРП или ПРОФ. При этом не вносятся изменения в первоначальную конфигурацию. 

К особенностям ПО можно отнести следующие моменты:

• Статьи для регистрации операций, связанных с движением денежных средств, заданы разработчиками в 1С:Бухгалтерия 8.
• Статьи для регистрации доходов и расходов задает пользователь. При этом не требуется обращение к программисту.

К преимуществам ПО можно отнести возможность сформировать несколько версий бюджетов. Далее остается сопоставлять их, чтобы выбрать лучший. Также предусмотрена функция факт-планового анализа с детализацией до отдельных документов. Отчеты можно предоставлять в формате Excel-таблиц.

ПО «Антегра: Бюджетирование для 1С:Бухгалтерия 8» предназначено для малого и среднего бизнеса. Установка — на локальном сервере или в облаке (1С:Фреш).

Определенным недостатком системы можно считать потребность в обучении персонала. На это может потребоваться до года. К тому же данные в регистры ПО приходится вносить вручную.

Выполняемые функции

Функционал представленного на рынке ПО может различаться. Но в целом пользователям доступны следующие опции:

Бюджетирование и планирование

Этот этап предполагает подготовку бюджета/плана, учитывающего предстоящие доходы и расходы компании. Учитывается как текущее состояние, так и прогнозы на месяц, квартал, год и т. д.

Прогнозирование финансовых показателей

Эта опция позволяет оценить, например, выручку в плановом периоде, затраты на основные и вспомогательные виды деятельности, прибыль/убыток, объемы инвестиций и прочие параметры.

Основой для анализа становятся аналогичные данные за предыдущие периоды, параметры текущей рыночной ситуации, прогнозные данные.

Мониторинг исполнения бюджетов

Бюджет недостаточно подготовить и утвердить. Необходимо контролировать его исполнение. Большая часть систем содержит требуемый функционал.

Анализ отклонений и принятие управленческих решений

Рыночная ситуация меняется постоянно. Компания может столкнуться с удорожанием сырья и комплектующих. Инфляция может оказаться выше запланированной в бюджете. На рынке может появиться новый конкурент с более дешевой продукцией.

Перечисленные (или многие другие) факторы приводят к тому, что бюджет не исполняется вообще или реальные показатели отличаются от плановых. Подобные факты необходимо фиксировать и анализировать. Может потребоваться внесение изменений в первоначальный бюджет или корректировка текущей деятельности юрлица.

Отчетность и предоставление аналитической информации руководству

Недостаточно только рассчитать планируемые доходы и расходы. Результаты необходимо предоставить руководству, собственникам компании, инвесторам, кредиторам, иным заинтересованным лицам. В значительной части программных комплексов предусмотрена распечатка отчетов в удобном формате, в том числе с выгрузкой в Excel.

Внедрение системы автоматизации бюджетирования

Ниже обозначены основные этапы процесса. Их наполнение может меняться с учетом потребностей конкретной компании.

Постановка целей и задач автоматизации

Автоматизация не является самоцелью внедрения ПО. Важно заранее определить, с какой целью приобретается система: учет доходов и расходов, формирование резервов, например, для обновления станочного парка.

Выбор подходящего программного решения

На рынке представлены десятки решений. Большая часть рассчитана на средний и крупный бизнес. Есть отраслевые решения. Чтобы получить работающую систему, необходимо предварительно изучить особенности имеющегося ПО, его возможности в части интеграции.

Настройка и интеграция системы с существующими ИТ-инфраструктурами

Компания к моменту перехода на автоматизацию бюджетирования может использовать ПО для ведения управленческого, налогового, бухгалтерского учета. И важна возможность интеграции нового комплекса с уже имеющимися, чтобы не тратить время на ручной перенос данных и хозяйственных операций между модулями.

Обучение пользователей и пилотное тестирование

Система установлена на сервере и рабочих станциях. Но сотрудникам необходимо, как минимум, рассказать и показать, как работать. В идеальном варианте они под контролем представителя разработчика выполняют запланированные операции. Не менее важно подготовить тестовый бюджет, проверить достоверность полученных цифр. 

Эксплуатация и постоянное совершенствование ПО

В ходе ежедневной работы необходимо отслеживать, что можно изменить, усовершенствовать с учетом специфики конкретного бизнеса. Это относится, например, к фиксации новых статей доходов и расходов, подготовке дополнительных отчетов.

Тенденции на рынке

Рынок программного обеспечения неуклонно развивается по следующим направлениям:

Расширение функциональности и интеграционные возможности

Пользователи получают возможность отказаться от дублирования данных. За счет интеграции можно переносить нужную информацию, в том числе в режиме реального времени.

Разработчики также стараются расширить функционал ПО. Например, можно выявлять слабые места в работе подразделений, факты нецелевого или нерационального использования ресурсов, задержки с исполнением договоров со стороны контрагентов и многое другое.

Активное внедрение передовых аналитических инструментов

Все более популярными становятся элементы искусственного интеллекта. Это позволяет избежать рутинного анализа хозопераций. Система автоматически выделит основные факты и предоставит их пользователям в выбранном формате.

Движение в сторону гибридных архитектур (облачные + локальные решения)

Компании могут использовать не только традиционные архитектуры с размещением БД и рабочих модулей на локальных серверах, но и облачные. Последний вариант позволяет получить доступ к данным в удаленном режиме.

Стремительное развитие мобильного доступа и адаптивных интерфейсов

Разработчики выводят на рынок мобильные версии используемого ПО. Это означает, что работать с бюджетными планами можно со смартфона или планшета.

Актуальность корпоративных решений для малых и средних компаний

Будущее — за малым бизнесом. И даже микрокомпании нуждаются в бюджетировании доходов и расходов. Разработчики все чаще предлагают ПО, позволяющее на единой базе вести все виды учета, что позволяет минимизировать затраты на его покупку и обслуживание.

Системы автоматизации бюджетирования: подводим итоги

Под системой автоматизации бюджетирования понимают специализированное программное обеспечение для контроля финансовых, материальных, трудовых ресурсов компании, рационального их использования.

В системе можно учитывать планируемые доходы и затраты, распределять инвестиционные средства с учетом стратегических планов развития. 

Основная цель использования систем бюджетирования — построение единой модели управления бизнесом. При этом до каждого подразделения доводится не только план работы, но и объем предоставляемых ресурсов, информация о действующих ограничениях.