Формат Excel XLS и XLSX: что это такое, как открыть, чем друг от друга отличаются

Работа с данными без структурированного табличного формата едва ли возможна в современных информационных системах. Формат Excel (XLS, XLSX) стал универсальным инструментом, с которым сталкивался практически каждый — от студентов до профессионалов в BI-аналитике, бухгалтерии, инженерии и корпоративных платформах вроде ERP, BPM, RPA и WMS.

Формат Excel не ограничивается хранением чисел и текста. Возможности форматирования ячеек, создание диаграмм, сводных таблиц и визуальных отчетов превращают таблицу в инструмент, с которым удобно работать как для анализа больших массивов данных, так и для решения ежедневных бизнес-задач.

Знание форматов файлов, особенностей их работы и способов конвертации важно для точной обработки данных. В этой статье мы рассмотрим, как устроены XLS и XLSX, чем они отличаются, разберём их функциональные возможности и узнаем, как совершать самые базовые операции с файлами этого формата.

Что такое формат Excel (XLS, XLSX)

Формат Excel — стандартный тип файлов для хранения и обработки электронных таблиц, используемых в Microsoft Excel. Документ представляет собой рабочую книгу, состоящую из одного или нескольких листов, которые включают ячейки с текстовыми и числовыми данными, формулами, графическими объектами, таблицами и метаданными.

• XLS — старый бинарный формат Excel, использовавшийся в версиях Excel 97-2007. Хранит данные, формулы, стили и служебные элементы в виде двоичных потоков внутри файла.
• XLSX — современный формат на основе XML, заменивший XLS в 2007. Сохраняет структуру таблицы, формулы, диаграммы и прочего оформление в виде набора XML-файлов, упакованных в сжатый архив.

В чём разница XLS и XLSX

Форматы XLS и XLSX относятся к семейству файлов Excel и используют разные принципы организации данных. XLS основан на бинарной структуре BIFF, а XLSX представляет собой контейнер из XML-компонентов, упакованных в ZIP-архив. Оба формата поддерживают электронные таблицы, формулы, стили и структурные элементы документа, однако параметры хранения данных, структура файла и технические пределы реализованы по-разному.

Характеристика	XLS (1997-2007)	XLSX (2007 и новее)
Формат файла	Бинарный файл (основан на BIFF)	Набор XML-файлов в ZIP-контейнере
Максимальное количество строк	65 536	1 048 576
Максимальное количество столбцов	256	16 384
Производительность	Работает на механизмах старой структуры	Использует обновлённую модель хранения
Размер файла	Формируется за счёт бинарной записи	Формируется с применением ZIP-сжатия
Безопасность	Уязвим к повреждениям структуры	Имеет более модульное внутреннее устройство
Совместимость	Поддерживается новыми версиями Excel с ограничениями старого формата	Поддерживается современными версиями Excel и пакетами с поддержкой OOXML

Зачем нужен и где применяется

Форматы XLS и XLSX создают удобную структуру для хранения и обработки табличных данных. Они организуют информацию в строки и столбцы, позволяют объединять значения в ячейки, применять формулы, создавать диаграммы, графики и управлять стилями таблиц. Всё это делает работу с данными наглядной и логичной.

В корпоративной среде Excel часто выступает как посредник между различными системами. Компании используют его для подготовки данных перед загрузкой в BI-системы, формирования отчётов для ERP-платформах, создания шаблонов для автоматизации процессов в RPA-системах, построения схем бизнес-процессов для BPM-платформ и управления складом через вне с WMS-системами. Excel также часто задействуют в low-code инструментах с Excel-подобной сеткой для решения прикладных бизнес-задач и автоматизации операций.

Excel активно применяется для работы с данными из систем управления базами данных, таких как PostgreSQL, MySQL, MS SQL и MongoDB. Для подключения используется технология ODBC (Open Database Connectivity). Стандартизированный доступ позволяет напрямую импортировать данные в Excel, где удобно редактировать, анализировать, использовать формулы, визуализацию и формировать отчёты для корпоративных платформ и решения бизнес-задач.

Основные возможности форматов XLS и XLSX:

• Систематизация данных: строки и столбцы структурируют информацию, а наличие нескольких листов позволяет разделять данные по категориям или проектам.

• Формулы и вычисления: поддержка функций для автоматических расчётов и анализа больших объёмов информации.

• Форматирование ячеек: из разнородного набора данных — текста, чисел, дат — можно создать структурированную и читаемую таблицу. Например:

  • добавление знака процента или обозначения валюты к числовым значениям;

  • изменение количества знаков после запятой;

  • разделение разрядов для удобства восприятия.

• Визуализация данных: создание диаграмм, графиков и сводных таблиц для наглядного представления информации.

• Служебная информация: хранение данных об авторе документа, дате последнего изменения, настройках фильтров и ссылках между ячейками.

• Программная обработка: данные можно читать, изменять и анализировать через библиотеки Python, Java, C#, JavaScript и другие, интегрировать с корпоративными платформами и использовать для комплексного решения бизнес-задач.

Как выглядит Excel-файл

Файл формата Excel — это электронная таблица, состоящая из ячеек, объединённых в строки и столбцы.

В каждой ячейке можно хранить числа, текст, формулы, даты или логические значения. Таблицы могут включать несколько листов, объединённых в одну рабочую книгу, а также содержать диаграммы, графики и другие визуальные элементы для наглядного представления данных.

Формат Excel — человекочитаемый: можно менять цвета, шрифты, выравнивание, добавлять границы и стили, создавать условное форматирование и визуально структурировать таблицу так, чтобы она была понятна и удобна именно вам, а не машине.

Как открыть и сохранить файл в формате XLSX

Файлы XLSX можно открыть в любой программе для работы с таблицами. Рассмотрим работу с базовыми операциями этого формата на самых популярных системах — Microsoft Excel и Google Таблицы.

Microsoft Excel

1. Запустите Microsoft Excel и откройте существующий документ. В верхнем меню выберите Файл (File) → Открыть (Open…) → Обзор (Browse).
   
2. В окне проводника найдите нужный файл на компьютере, отметьте его и нажмите Открыть (Open).
3. Для сохранения документа перейдите в Файл (File) → Сохранить как (Save As…) → Обзор (Browse).
   
4. Задайте имя файла, укажите куда сохранить файл и в поле Формат файла (File Format) выберите Excel Workbook (.xlsx). Нажмите Сохранить (Save).
   
5. Файл откроется, сохранив все формулы, стили, условное форматирование и структуру таблицы.

Google Таблицы

1. Откройте Google Таблицы в браузере.
2. Нажмите Файл → Импортировать → Загрузить.
   
3. Укажите XLSX-файл с компьютера или выберите документ из Google Диска.
   
4. В появившемся окне выберите способ импорта:
   • Создать новую таблицу — создаст отдельный документ.
   • Вставить в текущую таблицу — добавит данные в текущий лист.
   • Заменить данные — полностью заменит содержимое текущего документа.

   
   Как только файл будет готов, нажмите Открыть сейчас.
   

5. Для сохранения документа перейдите в Файл → Скачать → Microsoft Excel (XLSX), укажите папку на компьютере и нажмите Сохранить.
   

Как перевести XLS в XLSX

Формат XLS полностью устарел и используется исключительно для совместимости со старыми документами. Работать с ним в современных системах нет смысла — все возможности Excel реализованы в формате XLSX, который быстрее, надёжнее и поддерживает современные функции.

Преимущества XLSX:

Сохранение всех данных и вычислений: при конвертации XLS в XLSX сохраняются все числовые значения, текст, формулы, условное форматирование и встроенные функции.

Совместимость с современными приложениями: XLSX поддерживается последними версиями Microsoft Excel, Google Таблицы и других популярных платформ для работы с таблицами. Файл можно открывать, редактировать и анализировать без ограничений, характерных для устаревшего формата.

Улучшенная производительность и функциональность: XLSX быстрее обрабатывает большие объёмы данных, поддерживает расширенные функции, диаграммы, сводные таблицы и новые визуальные элементы, которых нет в старом формате XLS.

Microsoft Excel

1. Откройте Excel и загрузите XLS-файл. Для этого нажмите Файл → Открыть → Обзор и выберите его на компьютере.
2. Перейдите в Файл → Сохранить как.
3. В поле Тип файла выберите Excel Workbook (.xlsx).
4. Укажите имя документа и место для сохранения и нажмите Сохранить.

Google Таблицы

1. Откройте Google Таблицы в браузере.
2. Нажмите Файл → Импортировать → Загрузить, затем укажите XLS-файл с компьютера или Google Диска.
3. Выберите способ импорта Создать новую таблицу.
4. Перейдите в Файл → Скачать и укажите Microsoft Excel (XLSX).

Как перевести другие форматы в Excel

CSV

Текстовый формат для хранения табличных данных, где значения разделяются запятыми. Используется для обмена данными между системами и простого импорта в Excel.

1. Откройте Excel и загрузите CSV-файл.
2. В верхнем меню выберите Данные → Получить данные.
   
3. В списке источников данных выберите Текст/CSV.
   
4. Нажмите Загрузить, найдите CSV-файл на компьютере, отметьте его и нажмите Импорт.
   
5. В окне предварительного просмотра задайте Разделитель и Происхождение файла (Unicode (UTF-8)), затем нажмите Загрузить.
   
6. CSV-файл должен открыться таблицей c корректной разбивкой по столбцам и строкам.
   

ODS

Формат электронных таблиц с открытым стандартом, применяемый в офисных пакетах вроде LibreOffice.

1. Откройте Excel.
2. Выберите Файл → Открыть → Обзор. Найдите ODS-файл и откройте его.
3. Перейдите в Файл → Сохранить как → Excel Workbook (.xlsx).

PDF

Формат для документов с фиксированным представлением, включая таблицы, текст и графику.

1. Откройте Excel.
2. Выберите Файл → Открыть → Обзор. Найдите PDF-файл и откройте его.
3. Перейдите в Файл → Сохранить как → Excel Workbook (.xlsx).

Как создать XML-файл из формата Excel

XML (Extensible Markup Language) — текстовый формат для хранения и передачи структурированных данных, где каждая информация представлена в виде тегов. Преобразование Excel в XML позволяет использовать таблицы для обмена данными между приложениями, системами и базами данных, сохраняя структуру строк и столбцов в виде элементов и атрибутов.

1. Откройте файл Excel с данными, которые хотите экспортировать.
2. Убедитесь, что таблица структурирована: первый ряд — имена столбцов, остальные — данные.
3. Перейдите в Файл → Сохранить как.
4. В поле Формат файла выберите Excel 2004 XML Spreadsheet (.xml).
5. Укажите имя файла и место сохранения, затем нажмите Сохранить.
6. Excel создаст XML-файл, где каждая строка таблицы будет представлена как отдельный элемент с тегами, соответствующими заголовкам столбцов и всем метаданными.
   

Заключение

Форматы XLS и XLSX подтверждают свою роль как человекочитаемых и универсальных инструментов для работы с таблицами и диаграммами. Они позволяют не только хранить данные в структурированном виде, но и визуализировать их, использовать формулы, настраивать форматирование ячеек и создавать наглядные отчёты. Благодаря этим возможностям Excel-формат остаётся одним из самых популярных для работы с электронными таблицами.

Сохранение и конвертация файлов в XLSX дают пользователю гибкость при обмене данными и интеграции с другими системами. Эти форматы легко переводятся в другие популярные табличные и текстовые форматы без потери данных, что обеспечивает удобство работы и совместимость. Если у кого-то остался вопрос, что выбрать — XLS или XLSX, смело выбирайте XLSX, если только вы не работаете с древними системами, требующими формата XLS.