Поручение (заявка) экспедитору оформляют в рамках взаимодействия клиента и экспедитора при организации перевозки. В нём фиксируют основные договорённости сторон и сведения, необходимые для дальнейшего выполнения согласованных условий.
Поручение экспедитору связывает договорённости клиента и экспедитора с конкретной перевозкой и используется для передачи сведений, необходимых для её организации. В нём закрепляют согласованные условия взаимодействия сторон и основные данные, которые экспедитор учитывает при выполнении поручения.
В этой статье разберём подробнее, что это такое, кто оформляет и подписывает поручение, какие сведения в него входят и как выглядит документ. Отдельно рассмотрим порядок работы с поручением и его связь с другими перевозочными документами.
Что такое поручение
Поручение экспедитору (заявка на перевозку) — документ, которым клиент передаёт экспедитору задание организовать перевозку груза и оказать связанные с ней транспортно-экспедиционные услуги. Поручение оформляется в рамках договора транспортной экспедиции и фиксирует основные условия предстоящей работы.
В документе указывают сведения об участниках перевозки, грузе, месте его нахождения, пункте назначения, сроках готовности, виде транспорта и других условиях. В зависимости от характера перевозки могут дополнительно отражаться требования к транспортному средству, упаковке, документам на груз, маршруту и особым условиям перевозки.
Ранее поручение экспедитору могло оформляться на бумаге или в электронном виде по правилам, установленным сторонами. На бумажном носителе это отдельный документ с реквизитами клиента и экспедитора, сведениями о грузе, перевозке и согласованных условиях.
С 1 сентября 2026 года для установленных законом случаев перевозок с привлечением экспедитора электронное оформление экспедиторских документов стало обязательным.
Для электронного документооборота используется электронное поручение экспедитору (ЭПЭ). Его формат утверждён приказом ФНС России от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@, а порядок обмена электронными экспедиторскими документами и их направления в ГИС ЭПД установлен постановлением Правительства РФ от 27.04.2026 № 469.
ЭПЭ состоит из трёх титулов. Два из них являются обязательными, а третий используется при необходимости:
- Титул 1 «Оформление» — формируется заказчиком и содержит сведения об участниках, договоре транспортной экспедиции, грузе, маршруте и условиях оказания услуг;
- Титул 2 «Подтверждение» — формируется экспедитором при согласии с условиями поручения и подтверждает принятие задания;
- Титул 3 «Отзыв» — необязательный титул, который заказчик оформляет, если необходимо отозвать ранее направленное поручение.
В практической работе поручение может использоваться как для отдельной перевозки, так и при регулярном взаимодействии клиента с экспедитором. После получения документа экспедитор проверяет указанные условия и принимает решение о выполнении задания. При согласовании поручения стороны фиксируют договорённости, на основании которых организуется дальнейшая перевозка.
Основные сведения в поручении можно условно разделить на несколько групп:
- участники — клиент, экспедитор, грузоотправитель и грузополучатель;
- груз — наименование, количество, вес, объём, упаковка, маркировка и другие характеристики;
- перевозка — место нахождения груза, пункт назначения, вид транспорта и сроки;
- условия — требования к перевозке, документы, специальные указания и дополнительные сведения.
Состав сведений зависит от конкретной перевозки и условий, согласованных между клиентом и экспедитором. В одном поручении достаточно указать основные параметры предстоящей работы, в другом требуется более подробно зафиксировать требования к грузу, маршруту, транспорту и порядку оказания услуг.
Указанные данные служат основой для организации перевозки и последующего взаимодействия участников. На их основании экспедитор оценивает условия выполнения задания, определяет необходимые действия и при необходимости использует сведения при подготовке других документов, связанных с перевозкой.
Кто делает поручение
Электронное поручение экспедитору оформляет клиент — заказчик транспортно-экспедиционных услуг. Именно он передаёт экспедитору исходные сведения о перевозке и формирует задание с указанием необходимых условий.
При подготовке ЭПЭ клиент указывает информацию, необходимую экспедитору для организации перевозки. В частности, это могут быть сведения о грузоотправителе и грузополучателе, характеристики груза, адреса погрузки и доставки, сроки, требования к транспортному средству и другие условия.
После формирования поручение направляется экспедитору. Он проверяет содержащиеся в нём сведения и оценивает возможность выполнения задания. Если условия подходят, экспедитор согласовывает поручение и подтверждает его своей электронной подписью. При необходимости он может запросить изменение отдельных условий до согласования.
Если в организации перевозки участвует несколько экспедиторов, например основной экспедитор привлекает другого экспедитора, для каждой такой цепочки оформляется отдельное поручение. В следующем звене клиентом уже выступает экспедитор, который передаёт задание привлечённому им экспедитору.
Образец поручения
Содержание электронного поручения экспедитору (ЭПЭ) зависит от условий договора транспортной экспедиции и особенностей конкретной перевозки. В документе фиксируют сведения, необходимые для организации перевозки и согласования условий между заказчиком и экспедитором.
В поручении могут указываться:
- номер и дата документа;
- сведения о заказчике и экспедиторе;
- данные грузоотправителя и грузополучателя;
- реквизиты договора транспортной экспедиции;
- место нахождения и дата готовности груза;
- адреса погрузки и выгрузки;
- вид транспорта и требования к транспортному средству;
- наименование, описание и характеристики груза;
- количество грузовых мест, вес и объём;
- сведения об упаковке, маркировке и контейнерах;
- сведения о сопроводительных документах;
- дополнительные условия и пожелания заказчика;
- сведения о необходимости принятия груза во владение экспедитором.
ЭПЭ оформляется в информационной системе путём заполнения предусмотренных формой полей. На практике порядок создания документа зависит от используемой системы, поэтому рассмотрим его на примере 1С-ЭПД.
В 1С-ЭПД электронное поручение создают из журнала «Электронные перевозочные документы». Далее заполняют сведения о заказчике и экспедиторе, договоре транспортной экспедиции, грузе, маршруте и условиях предстоящей перевозки.
Титул 1 «Оформление» состоит из двух основных частей: сведений об участниках и реквизитах договора транспортной экспедиции и сведений о грузе, маршруте перевозки и сопроводительных документах.
При заполнении первого титула заказчик указывает стороны поручения и выбирает договор транспортной экспедиции, в рамках которого оформляется документ. Дополнительно можно внести реквизиты заявки на транспортировку.
В сведениях о перевозке указывают данные о погрузке и выгрузке, даты готовности груза, требования к транспортному средству, а при необходимости — информацию о контейнерах.
В разделе с описанием груза указывают его наименование и характеристики, объём, вес с тарой и без тары, количество грузовых мест. Для отдельных видов перевозок дополнительно отражают тип стоимости, сведения об ограниченных или изъятых из гражданского оборота предметах и веществах, а для наливных и насыпных грузов — вес тары.
К поручению можно добавить сведения о документах, передаваемых вместе с грузом, и дополнительные указания заказчика. В 1С-ЭПД также предусмотрена возможность указать иных получателей документа — например, склад ответственного хранения, страховую компанию, банк или другого заинтересованного участника.
После заполнения необходимых сведений заказчик подписывает и отправляет Титул 1 экспедитору.
Экспедитор проверяет полученную информацию и при согласии с условиями оформляет Титул 2 «Подтверждение». В нём указываются обязательные сведения из реестра уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности.
При необходимости экспедитор может добавить дополнительную информацию.
Если поручение необходимо отозвать, заказчик оформляет опциональный Титул 3 «Отзыв». В нём указываются дата отзыва, дата и время прекращения поручения.
Дополнительно можно зафиксировать причину отзыва, дальнейшие действия с грузом, расходы, подлежащие возмещению экспедитору, а также способ и дату возврата груза.
Как на основании поручения сформировать (сделать) ЭТрН
После того как поручение согласовано, его сведения можно использовать при подготовке документов для фактической перевозки. Однако сама электронная транспортная накладная (ЭТрН) не создаётся простым преобразованием поручения в транспортную накладную. У этих документов разное назначение, поэтому для перевозки необходимо сформировать отдельную ЭТрН.
Если экспедитор не принимает груз в своё владение, после согласования поручения обычно оформляются документы, необходимые для организации и выполнения самой перевозки. Экспедитор привлекает перевозчика, с которым согласовываются условия транспортировки, после чего формируется заказ-заявка и ЭТрН.
Если экспедитор принимает груз в своё владение, оформляется электронная экспедиторская расписка (ЭЭР), которая подтверждает принятие груза экспедитором. Даже при полностью электронном документообороте физическая передача груза происходит отдельно: груз фактически передаётся экспедитору, а факт его принятия фиксируется в ЭЭР. После этого для самой перевозки также оформляется отдельная ЭТрН — поручение не заменяет транспортную накладную и не преобразуется в неё автоматически.
При подготовке ЭТрН часть сведений можно взять из уже согласованного поручения: данные об отправителе и получателе, характеристики груза, адреса погрузки и доставки, сроки и другие условия. При этом информацию необходимо проверить и дополнить с учётом фактических условий перевозки. Порядок заполнения ЭТрН экспедитором зависит от его роли в перевозке.
Далее ЭТрН оформляется в информационной системе оператора ЭПД. В ней формируются предусмотренные документом титулы, после чего участники перевозки подписывают относящиеся к ним сведения электронной подписью.
Поручение выступает исходным документом для организации перевозки, а ЭТрН — отдельным электронным перевозочным документом, который оформляется непосредственно для перевозки груза.
Как из поручения оформить ЭТрН
В буквальном смысле преобразовать поручение в ЭТрН нельзя. В информационной системе можно использовать данные уже оформленного поручения при создании транспортной накладной, но результатом будет новый документ со своей структурой, участниками подписания и порядком оформления.
На практике последовательность выглядит следующим образом:
- Клиент формирует поручение экспедитору и указывает условия предстоящей перевозки.
- Экспедитор проверяет задание и согласовывает его.
- На основании согласованных условий организуется перевозка и при необходимости привлекается перевозчик.
- Для фактической перевозки оформляется ЭТрН с участием экспедитора.
- В ЭТрН используются необходимые сведения из поручения и добавляются данные, относящиеся непосредственно к перевозке.
- Участники перевозки оформляют и подписывают соответствующие титулы ЭТрН в зависимости от выполняемых ими функций.
При оформлении ЭТрН с участием экспедитора учитывается его роль в перевозке: принимает ли он груз во владение, выступает ли грузоотправителем, привлекает ли перевозчика или самостоятельно выполняет перевозку. От этого зависит, какие действия выполняет экспедитор при оформлении документа и какие титулы ЭТрН подписывает.
После согласования поручение остаётся документом, определяющим задание экспедитору, а для самой перевозки отдельно оформляется ЭТрН. Поэтому наличие поручения ещё не означает, что транспортная накладная оформлена.
Заявка экспедитора экспедитору
Если один экспедитор привлекает другого экспедитора для организации перевозки, между ними оформляется отдельное поручение. В этой цепочке первоначальный экспедитор становится клиентом по новому поручению, а привлечённый экспедитор — исполнителем задания.
В электронном виде такое поручение оформляется в информационной системе, поддерживающей обмен электронными экспедиторскими документами. Первый экспедитор создаёт Титул 1, указывает сведения о сторонах, грузе, маршруте, сроках и условиях поручения, подписывает документ электронной подписью и направляет его привлечённому экспедитору.
Получив поручение, второй экспедитор проверяет указанные условия. Если он согласен выполнить задание, он формирует и подписывает Титул 2 и направляет его обратно. После этого электронное поручение считается согласованным в установленном порядке. При необходимости первоначальный экспедитор может оформить Титул 3.
Если в цепочке участвуют несколько экспедиторов, электронные поручения оформляются между каждым последующим звеном отдельно. Например, клиент направляет поручение первому экспедитору, первый экспедитор оформляет своё поручение второму, а второй — следующему. Поэтому количество поручений зависит от количества отдельных отношений между участниками экспедиционной цепочки.
Если для выполнения задания привлекается перевозчик, отношения с ним оформляются не только поручением, но и электронной заказ-заявкой (ЭЗЗ). Она фиксирует условия перевозки, служит основанием для создания ЭТрН и обязательно оформляется до неё.
Электронное поручение связывает между собой клиента и конкретного экспедитора, но не заменяет документы, необходимые для самой перевозки. Если для выполнения задания привлекается перевозчик, отношения с ним оформляются отдельно, а фактическое перемещение груза сопровождается соответствующей ЭТрН.
Поручение вместо ЭТрН: есть ли варианты
Поручение экспедитору не заменяет ЭТрН, поскольку эти документы выполняют разные функции. Поручение содержит задание клиента на организацию перевозки и определяет условия работы экспедитора. ЭТрН оформляет непосредственно перевозку груза и содержит сведения, необходимые участникам транспортного процесса.
Даже если в поручении уже указаны отправитель, получатель, груз, маршрут и другие сведения, этого недостаточно для того, чтобы считать перевозку оформленной транспортной накладной. Для ЭТрН предусмотрена собственная структура и порядок подписания участниками перевозки.
Если экспедитор принимает груз в своё владение, дополнительно может оформляться экспедиторская расписка, которая подтверждает факт такого принятия.
Поэтому заменить ЭТрН одним только поручением нельзя. Использование поручения не отменяет оформление других документов, если они требуются для конкретной схемы перевозки и взаимодействия её участников.