Системы управления многоквартирными домами (МКД): обзор, функции и лучшие решения

Управление многоквартирным домом — комплекс процессов, направленный на поддержание технической исправности и комфортной среды для всех жильцов.

Для автоматизации задач управляющие компании и ТСЖ внедряют специализированные системы управления многоквартирными домами. Это ПО (программное обеспечение), позволяющее вести учет жилья, начислять платежи, управлять заявками и контролировать работу персонала.

И, что важнее, делать это эффективно и прозрачно.

Что такое системы управления МКД

Система управления многоквартирным домом (МКД) — комплекс методов и механизмов, с помощью которых обеспечивается содержание общего имущества собственников помещений и предоставление коммунальных услуг.

Система управления МКД представляет собой специализированное программное обеспечение, предназначенное для автоматизации работы. Оно служит единой цифровой платформой, консолидирующей ключевые процессы: ведение единой базы собственников и помещений, начисление коммунальных платежей и учет их оплаты, формирование квитанций, обработку заявок от жильцов, управление дебиторской задолженностью и т. д.

Появление первых систем управления МКД

Первые попытки систематизировать управление жилищным фондом начались в конце 1990-х – начале 2000-х годов — примерно вместе с формированием нового жилищного законодательства в России.

Изначально то были простейшие базы данных, созданные в программах для учета. Они не имели централизованного доступа и сильно зависели от человеческого фактора, что закономерно вело к ошибкам в расчетах. И, стоит сказать, достаточно частым.

Следующий этап — середина 2000-х — связан с развитием интернета и появлением относительно мощных серверных решений. Это позволило создавать единые информационные пространства для УК, объединяющие бухгалтерию, диспетчерскую и аварийные службы. Более того, драйвером развития стала быстрорастущая конкуренция на рынке услуг ЖКХ и повышение требований со стороны собственников к качеству и прозрачности работы УК как таковой.

Расшифровка системы управления МКД (MDU (Multi-Dwelling Unit)

MDU (Multi-Dwelling Unit) — это многоквартирный жилой дом или комплекс домов, как объект управления. В профессиональной сфере под MDU обычно подразумевают не просто здание, а всю инфраструктуру управления.

Как бы то ни было, система управления MDU — комплекс программных, технических и методических средств, обеспечивающий сбор, обработку, хранение и анализ информации обо всех аспектах «жизнедеятельности» многоквартирного дома.

Ядром является ПО, вокруг которого и выстраиваются все рабочие процессы.

В общем, подобные системы применяются для перевода деятельности управляющих организаций из «ручника» и «хаоса» в цифровой (и, что важнее, — контролируемый) формат. Они позволяют в режиме реального времени отслеживать состояние дома, оперативно реагировать на проблемы жильцов и проактивно планировать ремонты и техническое обслуживание.

Что означает система управления МКД

Внедрение системы управления МКД означает цифровую трансформацию работы управляющей компании.

Подобные утилиты решают следующий спектр задач:

• Организационно-технические функции — ведение технической документации на дом, работа с собственниками (прием документов для регистрации, выдача справок о составе семьи), информирование о собраниях, тарифах и предстоящих работах.
• Финансово-расчетные операции — начисление обязательных платежей за содержание жилья и коммунальные услуги.
• Эксплуатационная деятельность — помощь УК в поддержании бесперебойной работы систем дома — от ликвидации аварий и контроля за использованием имущества до подключения к интернету и телевидению.

Система берет на себя рутинные операции. При этом она обеспечивает прозрачность процессов как для собственников, так и для и контролирующих органов.

Человек же в этой цепочке принимает исключительно стратегические решения, а программа отвечает за точность расчетов, оповещение и формирование отчетности.

Методика и принципы работы

Работа любой системы управления МКД строится на нескольких принципах:

1. Единая база данных. Вся информация о доме (технические паспорта, планы), собственниках (лицевые счета), тарифах и сотрудниках находится в едином хранилище.
2. Сквозные процессы. Заявка от жильца, поступившая через личный кабинет или диспетчера, автоматически создает задание для сантехника, электрика или иного специалиста, отслеживает ее выполнение и после закрытия фиксирует акт выполненных работ.
3. Прозрачность и контроль. Каждое действие фиксируется в системе. У руководства УК есть инструменты для контроля работы подрядчиков и штатных сотрудников, а у жильцов — для отслеживания статуса заявок и платежей.

Примеры из практики

Автоматизация управления МКД актуальна, когда УК сталкивается со следующими проблемами:

• Задержки с расчетами. Начисление платежей занимает недели, а ошибки в квитанциях уже стали нормой, что на выходе приводит к постоянным жалобам или даже искам.
• Потеря заявок от жильцов. Запросы на ремонт, фиксируемые в бумажных журналах или на листках, теряются, а отследить исполнителя и сроки выполнения стало едва ли возможно.
• Невозможность сформировать отчетность. Подготовка отчетов для органов жилинспекции, фонда капремонта и собственников требует ручного сбора данных из десятков таблиц и занимает дни, если не недели и месяцы.

Лучшие российские системы для автоматизации управления МКД

Ниже — лучшие отечественные системы для управления МКД.

Система «Управление МКД»

Разработка компании «Актион» — ведущего поставщика решений и аналитики для сферы ЖКХ. Система предоставляет информационно-аналитическую поддержку для управления многоквартирными домами и ориентирована на управляющие организации, ТСЖ и ЖСК.

Преимущества Системы «Управление МКД»:

• Доступ к консультациям ведущих специалистов и авторов системы — юристов и экспертов в сфере ЖКХ.
• Все рекомендации и документы актуальны на текущий момент и подкреплены ссылками на нормативную базу.
• Местная база знаний содержит готовые шаблоны документов.
• У системы есть онлайн-помощник, тематические справочники и наглядно структурированная информация — для быстрого нахождения ответов.

Недостатки Системы «Управление МКД»:

• Для освоения всего функционала и разделов может потребоваться время.
• Отсутствие должного контроля за экспертизой.

Что говорят пользователи:

Отзыв	Оценка
«Вместо горы нормативов получаешь готовое, аргументированное решение под конкретную ситуацию. Нам в компании экономит часы работы каждый день».	4.9/5
«Очень выручает предустановленная библиотека шаблонов с образцами заполнения. Все от хороших юристов, не нужно проводить фактчекинг».	4.7/5

Система «Управление МКД Плюс»

«Управление МКД Плюс» — та же система, что и предыдущая, но позиционируется вендором (производителем) как более продвинутая итерация.

Преимущества «Управление МКД Плюс»:

• Корпоративный доступ для всех сотрудников с возможностью одновременной работы.
• База знаний с экспертными рекомендациями и актуальной правовой информацией.
• Встроенная платформа для обучения и аттестации персонала с выдачей документов гособразца.

Недостатки «Управление МКД Плюс»:

• Сложности с самостоятельным решением вопросов — обращаться в саппорт (служба поддержки), скорее всего, придется часто.

Что говорят пользователи:

Отзыв	Оценка
«Возможность обучить сразу весь штат и контролировать прогресс в системе — прорыв. Качество услуг нашей УК заметно выросло, жильцы довольны».	4.9/5
«Функционал мощный, особенно по части обучения. Но чтобы запустить процесс для всех отделов, пришлось сначала самим покопаться. В любом случае результат того стоил».	4.5/5

ПК «СУПЕР МКД+»

ПК «СУПЕР МКД+» — разработка для управления многоквартирными домами. Решение известно своей комплексностью и ориентировано в большей степени на расчетно-кассовые центры и товарищества собственников.

Преимущества ПК «СУПЕР МКД+»:

• Единый стандарт описания МКД, тождественный требованиям ГИС ЖКХ.
• Автоматизированное формирование реестров собственников.
• Полный цифровой цикл проведения общих собраний собственников с возможностью отдельного онлайн-голосования.
• Автоматизация расчетов, начислений и взаимодействия через личные кабинеты.
• Снижение дебиторской задолженности за счет регламентированной работы с должниками и готовых шаблонов.

Недостатки ПК «СУПЕР МКД+»:

• Требуется глубокая первоначальная настройка.

Что говорят пользователи:

Отзыв	Оценка
«После внедрения системы мы вышли на полное соответствие требованиям ГИС. Формирование документов и отчетов теперь занимает минуты. Очень довольны».	4.7/5
«Функционал покрывает все процессы УК. Но самостоятельная настройка отняла очень много времени. Было сложно. Еще достаточно дорого».	4.2/5

Система CRM Hudson

Hudson CRM — разработка одноименной компании, специализирующейся на создании ПО для автоматизации менеджмента многоквартирными домами. Решение ориентировано на управляющие организации, ТСЖ и ЖСК.

Преимущества Hudson CRM:

• Сокращение сроков сборов платежей за ЖКУ и полная автоматизация взаимодействия с жильцами.
• Сквозная обработка заявок в диспетчерской — без потери информации.
• Интеграция с бухгалтерскими программами для автоматической «подгрузки» квитанций и выгрузки платежей.
• Удобные личные кабинеты для жильцов с функцией передачи показаний, оплаты и отслеживания заявок.

Недостатки Hudson CRM:

• Несколько устаревший дизайн интерфейса.

Что говорят пользователи:

Отзыв	Оценка
«Внедрение позволило нам сократить сроки сборов платежей раза в два. Автоматическая формация счетов с напоминанием для жильцов — очень удобно».	4.9/5
«Выделенные личные кабинеты значительно снизили нагрузку на сотрудников офиса. Правда, для заполнения данных по всем домам все же потребовалось время. Но сейчас все круто».	4.5/5

ERP-решение «МКД-онлайн»

«МКД-онлайн» — комплексная ERP-система, предназначенная для автоматизации управления многоквартирными домами. Она разработана с учетом специфики ЖКХ, а потому объединяет все бизнес-процессы управляющих, ресурсоснабжающих и подрядных организаций. Причем, делает это в едином и удобном пространстве.

Преимущества «МКД-онлайн»:

• Полный контроль над выполнением работ, финансовыми расчетами и взаимодействием с проживающими.
• Оптимизация операционных процессов и серьезное уменьшение объема бумажной работы.
• Наличие личных кабинетов для жителей, подрядчиков и контролирующих органов.

Недостатки «МКД-онлайн»:

• Внедрение этой ERP-системы связано со значительными расходами на приобретение ПО, модернизацию оборудования и обучение сотрудников. Полная отдача аналогично происходит не сразу, а скорее в долгосрочной перспективе (год-два), но это характерно для многих подобных систем.
• Для работы требуется мощное серверное оборудование.

Что говорят пользователи:

Отзыв	Оценка
«Внедрили систему под ключ. Весь процесс был четким и понятным, помогала служба поддержки».	4.7/5
«Функционал биллинга и кассы платежей хорошо перекрывает наши потребности. Однако для глубокой кастомизации потребовалась помощь техспециалиста. Благо, ответили быстро».	4.3/5

Электронная система «е-УМД»

«е-УМД» — IT-платформа для автоматизации управления жилой недвижимостью. Была разработана для повышения прозрачности и эффективности взаимодействия жильцов, управляющих компаний и органов ЖКХ.

Система, более того, выступает единым центром для ведения учета, формирования отчетности и коммуникации между всеми участниками процесса.

Преимущества «е-УМД»:

• Автоматизация бухгалтерии, контроль технического обслуживания, организация онлайн-собраний и доступ к актуальной нормативной базе.
• Кросс-платформенность и облачная архитектура — работа на ПК, планшетах и смартфонах (на базе iOS/Android) с быстрым доступом и, что важнее, легким масштабированием.
• Интуитивно понятный интерфейс, настройка под нужды конкретного дома и возможность интеграции с внешними сервисами (например, с бухгалтерскими программами или «Госуслугами»).
• Обширная предустановленная библиотека шаблонов, руководств и курсов.

Недостатки «е-УМД»:

• Как и у многих комплексных решений, для интеграции со сторонними информационными системами может потребоваться дополнительная техническая настройка силами специалистов.

Что говорят пользователи:

Отзыв	Оценка
«После внедрения заявки стали собираться в одном месте — жильцы в курсе работ, а мы экономим время на отчетности».	4.7/5
«Функционал широкий, но, чтобы настроить все под наши нужды, пришлось повозиться. Однако поддержка помогла разобраться. Онлайн-курсы — тоже».	4.3/5

Выполняемые функции

Системы управления МКД реализуют следующий функционал.

Управление эксплуатацией общего имущества

Система хранит технический паспорт дома: поэтажные планы, характеристику оборудования, акты осмотров. Все это позволяет планировать эксплуатацию, фиксировать инвентаризацию и эффективнее управлять документацией.

Организация технического обслуживания и ремонта

Система автоматизирует процесс от заявки жильца до закрытия задачи. Она позволяет формировать ежегодные и месячные планы ремонтов, прикреплять к ним сметы и акты, а также вести учет отработанного времени и материалов.

Сбор платежей за коммунальные услуги

Функционал МКД-систем включает в том числе и автоматический расчет начислений по тарифам, формирование и рассылку квитанций, учет оплат (через банки в том числе), а также проведение перерасчетов и работу с должниками (формация реестров, писем).

Взаимодействие с жильцами и предоставление сервисов онлайн

Система предоставляет жильцам личный кабинет для просмотра начислений и истории платежей, подачи заявок на ремонт, передачи показаний приборов учета, онлайн-оплаты и участия в электронных голосованиях.

Контроль и оптимизация энергоресурсов

Система ведет автоматический учет потребления коммунальных ресурсов (вода, тепло, энергия) по всему дому и в разрезе отдельно взятых квартир. Это сильно облегчает анализ, помогает выявлять сверхнормативное потребление и подходить к выбору поставщиков обоснованнее.

Внедрение

Внедрение системы управления МКД — процесс, требующий подготовки. Чтобы переход был максимально «гладким», а система начала быстро приносить отдачу, следует придерживаться плана ниже. Он не универсален, однако работает в абсолютном большинстве случаев.

Оценка текущего состояния объекта недвижимости

Первый шаг — аудит.

Специалисты анализируют уже существующие в УК процессы: как ведутся расчеты, как обрабатываются заявки, как работает диспетчерская, как организован документооборот. Выявляются слабые места и составляется техническое задание на поэтапное внедрение.

Выбор подходящего программного решения

Основываясь на ТЗ и бюджете, выбирается система, которая сможет наилучшим образом перекрывать все потребности. На этом этапе важно запросить демонстрации у вендоров, пообщаться с действующими клиентами (если это возможно) и, если получится, протестировать пробные версии — их, к сожалению, предлагают не все вендоры (поставщики ПО).

Установка и настройка системы

Компания разворачивает систему на своих серверах или подключается к облачной версии. Далее происходит загрузка исходных данных (плана дома, помещений, информации о собственниках), настройка тарифов, шаблонов квитанций и интеграция с внешними системами — ГИС ЖКХ и банками, например.

Обучение персонала и жильцов

Для сотрудников УК проводятся обучающие вебинары и очные семинары.

Для жильцов организуется информационная кампания: рассылки, объявления в подъездах с инструкцией по регистрации в личном кабинете и его использованию.

Тестирование и начало эксплуатации

Система запускается и тестируется в ограниченном диапазоне. Собирается фидбэк (обратная связь), фиксируются и исправляются ошибки. После успешного «пилота» система переводится в эксплуатацию для всей УК.

Тенденции на рынке

Актуальный рынок систем управления МКД определяется глобальной цифровизацией и постоянно растущими требованиями к качеству сервисных услуг.

Цифровая трансформация ЖКХ

Государство стимулирует переход ЖКХ в «цифру», в частности посредством развития ГИС ЖКХ. Собственно, это и заставляет УК внедрять системы, способные в автоматическом режиме обмениваться данными с государственными информационными системами.

Использование IoT-датчиков для мониторинга состояния дома

Установка датчиков протечки, контроля температуры, задымленности и потребления энергии позволяет перейти от реагирования на проблемы к их предупреждению. А в ряде случаев — и вовсе к их полному нивелированию.

Все данные, полученные с датчиков, интегрируются в систему управления МКД, попутно с тем создавая автоматические оповещения для диспетчеров.

Применение цифровых «двойников» зданий

УК сейчас все чаще создают цифровые 3D-модели зданий (они же BIM-модели), которые выступают вполне наглядным и информативным ядром для всей системы.

Такой «двойник» содержит всю историю ремонтов, характеристики каждого внутреннего элемента и позволяет симулировать последствия тех или иных управленческих решений — естественно, до их непосредственного принятия.

Рост популярности облачных решений

Управленческие компании (особенно средние и малые) массово отказываются от содержания собственных серверов. Делают они это не в пустоту, а в пользу SaaS-решений (облачная модель, где ПО предоставляется через интернет, а не устанавливается на устройство).

Как итог: это снижает первоначальные затраты, избавляет от проблем с обновлениями и обеспечивает удаленный доступ к данным с любого устройства, что чрезвычайно удобно.

Улучшение взаимодействия управляющих компаний с жителями через мобильные приложения

Разработка и внедрение мобильного приложения как альтернативной точки доступа — сейчас стандарт, а не опциональный и желательный выбор, как то было раньше.

Через мобильную утилиту решается до 90% вопросов: от оплаты счетов до участия в собраниях. Для УК же это инструмент для снижения нагрузки на диспетчерскую.

Системы управления МКД: подводим итоги

Внедрение системы управления МКД — решение, переводящее управляющую компанию на принципиально новый уровень работы.

Современные системы обеспечивают эффективность в «операционке» за счет автоматизации рутины и финансовой прозрачности через точные расчеты.

В условиях растущей конкуренции и цифровизации отрасли такая система становится не роскошью, а необходимым инструментом для выживания и развития любой управляющей организации.