HRIS: что это такое, зачем нужна, основные функции, примеры

HRM-системы постепенно становятся частью корпоративной HR-инфраструктуры. Сначала компании обычно автоматизируют базовый кадровый контур: данные о сотрудниках, должностях, подразделениях, документах, графиках и отпусках. Именно с этого уровня начинается порядок в HR-процессах и появляется база для дальнейшей автоматизации.

HRIS относится к базовому уровню HR-автоматизации, где главным объектом становится кадровая информация. В одном контуре собираются сведения о сотрудниках, должностях, подразделениях, документах, графиках, отпусках и кадровых изменениях.

Кадровые данные могут быть в компании, но храниться в разных таблицах, письмах, папках и системах. Из-за этого появляются дубли, устаревшие сведения и расхождения в отчётах. HRIS помогает собрать информацию в единую структуру, чтобы HR, бухгалтерия, ИТ и руководители работали с актуальными данными.

В статье разберём, что такое HRIS, какие задачи закрывает такая система, чем она отличается от HRMS и HCM, какие функции входят в современные HRIS и на что обратить внимание при выборе и внедрении.

Что такое система управления персоналом (HRIS)

HRIS — это система для хранения, обработки и управления кадровой информацией. В ней ведутся данные о сотрудниках, должностях, подразделениях, графиках, отпусках, кадровых событиях, документах, льготах и других элементах HR-учёта.

Основа HRIS — единая кадровая база. Она помогает быстро находить сведения о сотрудниках, поддерживать справочники в актуальном состоянии, отслеживать изменения, формировать отчёты и сокращать ручную работу с данными.

По мере развития HR-автоматизации к HRIS могут добавляться дополнительные модули. Например, подбор, адаптация, оценка, обучение, учёт рабочего времени, самообслуживание сотрудников и HR-аналитика. Поэтому граница между HRIS, HRMS и HCM часто зависит от конкретного продукта и набора функций.

Как расшифровывается

HRIS расшифровывается как Human Resource Information System. На русский язык термин обычно переводят как информационная система управления человеческими ресурсами или кадровая информационная система.

Ключевое слово здесь — information. HRIS в первую очередь отвечает за структурированную информацию о персонале. Если данные точные и актуальные, компания быстрее готовит отчёты, принимает кадровые решения и подключает новые HR-процессы без постоянной ручной сверки.

Чем HRIS отличается от HRMS и HCM

HRIS, HRMS и HCM относятся к разным уровням HR-автоматизации, но на практике границы между ними часто зависят от конкретного продукта. Один вендор может называть систему HRIS, другой — HRMS или HCM, даже если часть функций совпадает. Поэтому при сравнении важно смотреть не только на название класса, а на состав модулей.

Класс	Основной фокус	Ключевые возможности
HRIS (Human Resource Information System)	Кадровое администрирование и управление данными	Карточки сотрудников, оргструктура, отпуска, льготы, кадровые события, базовая отчётность и контроль соответствия требованиям
HRMS (Human Resource Management System)	Операционное управление HR-процессами	Функции HRIS, подбор, адаптация, заявки, учёт рабочего времени, сменное планирование, payroll и сервисные процессы
HCM (Human Capital Management)	Стратегическое управление человеческим капиталом	Функции HRIS и HRMS, обучение, оценка эффективности, развитие талантов, кадровый резерв, преемственность и расширенная HR-аналитика

Если говорить проще, HRIS отвечает за кадровые данные сотрудников, HRMS — за основные HR-процессы, HCM — за управление людьми как ресурсом развития бизнеса.

Зачем компании нужна HRIS

HRIS нужна компании, когда кадровые данные становятся слишком объёмными для ручного учёта. С ростом штата увеличивается число документов, заявок, отпусков, переводов, изменений в оргструктуре и запросов от руководителей.

Без единой системы HR-служба тратит много времени на поиск информации, сверку данных, подготовку отчётов и ручное обновление таблиц. Ошибки в базовых данных могут влиять на зарплату, отпуска, доступы, согласования и управленческую отчётность.

HRIS помогает перевести кадровую информацию в структурированный цифровой формат. Компания получает единые справочники, актуальные карточки сотрудников, понятную оргструктуру, историю кадровых событий и основу для автоматизации других HR-процессов.

На практике HRIS помогает решать несколько задач:

• вести актуальную базу сотрудников;
• поддерживать единую организационную структуру;
• хранить кадровые документы и события;
• контролировать отпуска, отсутствия и графики;
• ускорять подготовку HR-отчётов;
• снижать количество ручных операций;
• повышать качество кадровых данных;
• создавать основу для HR-аналитики.

HRIS особенно полезна компаниям с распределённой структурой, несколькими юридическими лицами, активным наймом, большим количеством кадровых изменений или регулярной отчётностью по персоналу.

Преимущества HRIS

HRIS даёт эффект там, где кадровая информация становится частью ежедневного управления. Система помогает не только хранить данные, но и использовать их для отчётности, согласований, планирования и контроля HR-процессов.

Среди основных преимуществ.

Единая база данных. Сведения о сотрудниках, должностях, подразделениях и документах хранятся в одном контуре, а не в разрозненных файлах.

Актуальная оргструктура. Компания видит подразделения, руководителей, подчинённость, вакансии, переводы и изменения в структуре.

Меньше ручной работы. Типовые действия, отчёты, заявки и обновление данных можно перевести в цифровой процесс.

Быстрый доступ к информации. HR-специалисты быстрее находят нужные данные по сотрудникам, документам, отпускам, графикам и кадровым событиям.

Повышение точности отчётности. Единые справочники и структурированные данные снижают риск ошибок в HR-отчётах.

Основа для аналитики. HRIS формирует базу для анализа численности, текучести, отпусков, найма, затрат и кадровых изменений.

Контроль доступа. Ролевая модель помогает разграничить права на просмотр и изменение персональных данных.

Для бизнеса HRIS становится базовым слоем HR-автоматизации. Без качественных кадровых данных сложно развивать HRMS, HCM, payroll, КЭДО, People Analytics и другие связанные процессы.

Основные функции и модули HRIS

Функциональность HRIS зависит от масштаба системы. Одни решения ограничиваются кадровыми данными, документами и отчётностью. Другие включают подбор, адаптацию, обучение, оценку, учёт времени, компенсации, самообслуживание сотрудников и аналитику.

Рассмотрим основные модули, которые часто встречаются в современных HRIS и смежных HRM-решениях.

Визуализация оргструктуры

Визуализация оргструктуры помогает увидеть, как устроена компания: подразделения, должности, руководители, подчинённость, свободные позиции и кадровые связи.

В системе можно проверить, кто кому подчиняется, какие позиции открыты, где произошли изменения и как они повлияли на численность. Для крупных компаний особенно важна поддержка сложных структур, включая несколько юридических лиц, филиалы, проектные команды, функциональное и административное подчинение.

Кадровый учёт и управление данными сотрудников

Кадровый учёт — одна из ключевых функций HRIS. В системе ведутся карточки сотрудников, персональные данные, должности, подразделения, ставки, графики, даты приёма, переводы, увольнения и другие кадровые события.

Для HR важно видеть не только текущее состояние данных, но и историю изменений. Система должна показывать, когда сотрудник сменил должность, перешёл в другое подразделение, получил новый график, изменил статус или прошёл через другое кадровое событие.

В кадровом контуре обычно фиксируются основные данные, которые нужны для учёта, отчётности, согласований и связанных HR-процессов. Среди них:

• карточки сотрудников и персональные данные;
• должности, подразделения и подчинённость;
• ставки, графики и режимы работы;
• приёмы, переводы и увольнения;
• история изменений по сотруднику;
• кадровые статусы и справочники.

Качество кадровых данных влияет на связанные процессы: отчётность, согласования, расчёт зарплаты, выдачу доступов, аналитику и планирование. Если в должностях, подразделениях или статусах есть ошибки, они быстро переходят в управленческие отчёты и другие HR-сценарии.

Отдельное значение имеют данные сотрудников, которые часто используются не только HR-службой, но и бухгалтерией, ИТ, безопасностью и руководителями подразделений.

• контакты и реквизиты сотрудника;
• тип занятости и условия работы;
• данные по отпускам и отсутствиям;
• информация по грейду и уровню должности;
• основания кадровых изменений;
• связанные документы и статусы согласования;
• данные о руководителе и подразделении;
• история переводов, повышений и изменений условий работы.

Чем точнее заполнена кадровая база, тем проще поддерживать порядок в процессах. HR-служба быстрее находит нужные сведения, руководители получают актуальную картину по командам, а смежные подразделения работают с одними и теми же данными.

Подбор и найм персонала

Подбор и найм сотрудников в HRIS помогает вести вакансии, кандидатов, этапы отбора, интервью, отклики, согласования и коммуникации с нанимающими руководителями. В одних системах этот модуль встроен в кадровый контур, в других работает как отдельная ATS, связанная с базой сотрудников.

Для HR-службы важны прозрачная воронка подбора, статусы кандидатов, источники откликов и аналитика по срокам закрытия вакансий. После принятия оффера данные кандидата можно использовать для оформления документов, запуска адаптации, создания карточки сотрудника и выдачи доступов.

Адаптация сотрудников

Адаптация сотрудников помогает новичку быстрее войти в роль, разобраться в правилах компании, познакомиться с командой и понять ожидания руководителя. В HRIS могут фиксироваться планы адаптации, задачи, сроки, ответственные, чек-листы, вводное обучение и обратная связь.

Для HR это снижает риск пропустить важные действия на старте работы сотрудника. В одном месте видно, выдан ли доступ, назначен ли наставник, подписаны ли документы, пройдены ли обязательные курсы и состоялись ли первые встречи. При массовом найме такой сценарий особенно важен, потому что помогает поддерживать единый порядок адаптации в разных филиалах, подразделениях и ролях.

Оценка эффективности и KPI

Модуль оценки эффективности тесно связан с performance management — управлением результативностью сотрудников и команд. В HRIS он помогает фиксировать цели, KPI, результаты, комментарии руководителя, самооценку, регулярную обратную связь и итоги performance review.

Оценка нужна не только для расчёта премий. Она показывает, какие сотрудники выполняют ожидания по роли, кому нужно развитие, где есть перегрузка и как результаты отдельных людей связаны с целями подразделения.

Для компании важно, чтобы критерии оценки были понятными и одинаково применялись в разных командах. Если цели, KPI и результаты хранятся в системе, HR и руководители могут сравнивать динамику, анализировать отклонения и связывать оценку с обучением, карьерным ростом или пересмотром роли.

Обучение и развитие сотрудников (L&D)

Обучение и развитие сотрудников (англ. Learning and Development, L&D) отвечает за обучение, развитие навыков и подготовку сотрудников к новым задачам. Учебные программы можно связывать с должностями, компетенциями, карьерными треками и требованиями к роли.

Модуль обучения используется для назначения курсов, фиксации прохождения программ, хранения результатов тестов, сбора заявок и контроля индивидуальных планов развития. Данные об обучении показывают, какие сотрудники прошли обязательные программы, где есть пробелы в компетенциях и какие курсы стоит связать с адаптацией, оценкой эффективности или подготовкой к новой должности.

Управление компенсациями и льготами (C&B)

Управление компенсациями и льготами (англ. Compensation and Benefits, C&B) охватывает зарплаты, премии, бонусы, льготы, социальные пакеты, грейды и правила вознаграждения. В HRIS этот модуль помогает хранить данные о компенсациях, фиксировать изменения и связывать оплату труда с должностью, грейдом, подразделением или условиями занятости.

Для компании важно видеть структуру затрат на персонал и контролировать пересмотры выплат. Система может хранить историю изменений, основания для повышения, согласования, данные о ДМС, корпоративных программах, компенсациях и дополнительных выплатах. При интеграции с payroll эти сведения используются в расчётах и HR-отчётности.

Учёт рабочего времени и отпусков

Учёт рабочего времени и отпусков помогает контролировать графики, смены, отсутствия, больничные, командировки, переработки и остатки отпусков. Для компаний с разными режимами работы этот модуль важен, потому что ошибки в расписаниях и отсутствиях быстро влияют на загрузку команд и фонд оплаты труда.

Сотрудники могут подавать заявки на отпуск или отсутствие, руководители — согласовывать их, а HR — видеть общую картину по подразделениям. При интеграции с payroll данные о графиках, отпусках и отсутствиях используются для расчёта зарплаты, выплат и соблюдения трудовых требований.

Расчёт заработной платы (Payroll)

Расчёт заработной платы (англ. Payroll) — одна из ключевых функций HRIS и связанных HRM-систем. В этом модуле рассчитываются оклады, почасовая оплата, премии, надбавки, отпускные, больничные, удержания, налоги и итоговые выплаты сотрудникам.

Для расчёта используются данные о должности, ставке, графике работы, отработанном времени, отпусках, отсутствиях, переработках и кадровых изменениях. Если payroll связан с кадровым учётом, HR и бухгалтерия быстрее готовят выплаты и меньше зависят от ручного обмена таблицами.

HR-аналитика

HR-аналитика в HRIS строится на кадровых данных, которые уже хранятся в системе. На их основе можно отслеживать численность, структуру персонала, текучесть, динамику найма, отпуска, отсутствия, обучение, кадровые изменения и затраты на персонал.

Отчётность помогает HR-службе быстрее готовить ответы на запросы бизнеса. Вместо ручной сборки таблиц специалисты могут получать данные по подразделениям, должностям, филиалам, стажу, статусам сотрудников и другим параметрам.

Для руководителей аналитика важна как инструмент контроля команды. Она показывает, где растёт нагрузка, какие подразделения чаще сталкиваются с текучестью, где есть кадровые пробелы и какие изменения происходят в составе персонала.

Качество аналитики напрямую зависит от исходных данных. Если справочники не согласованы, карточки сотрудников заполнены частично, а оргструктура устарела, отчёты будут неточными и не смогут использоваться для управленческих решений.

Самообслуживание сотрудников (Employee Self-Service)

Самообслуживание сотрудников (англ. Employee Self-Service) даёт сотрудникам доступ к типовым HR-действиям без постоянного обращения в кадровую службу. Через личный кабинет можно обновить данные, подать заявку, посмотреть остаток отпуска, скачать справку или ознакомиться с документом.

Для HR это снижает количество повторяющихся запросов. Вместо ручной обработки однотипных обращений специалисты могут сосредоточиться на более сложных задачах.

Для сотрудников self-service делает HR-процессы понятнее. Человек видит статус заявки, сроки согласования, доступные документы и свои данные в системе.

Примеры популярных российских HRIS

Ниже приведены примеры российских HRIS, которые часто рассматривают при автоматизации кадровых данных и HR-процессов.

SimpleOne HRMS

SimpleOne HRMS — российская система для автоматизации HR-процессов, кадровых сервисов и взаимодействия сотрудников с HR-департаментом. В продукте можно выстраивать процессы подбора, адаптации, обработки заявок, ведения кадровых данных и согласований.

 

Систему обычно рассматривают компании, которым важны настройка маршрутов, единая база сотрудников, личные кабинеты, интеграции с корпоративными сервисами и гибкая адаптация процессов под внутренние регламенты. Low-code инструменты помогают изменять формы, статусы, роли и сценарии без полной переработки системы.

Saby HRM

Saby HRM — российская система для кадрового учёта, расчёта зарплаты, управления графиками, отпусков, KPI, внутренних коммуникаций и кадрового электронного документооборота. Продукт закрывает не только хранение данных о сотрудниках, но и часть расчётных, документных и сервисных HR-процессов.

В системе можно вести карточки сотрудников, работать с кадровыми документами, учитывать рабочее время, согласовывать отпуска, обрабатывать типовые запросы и связывать HR-процессы с бухгалтерским контуром. Saby HRM больше подходит компаниям, которым нужна связка HR, payroll, КЭДО и внутренних сервисов в одном рабочем пространстве.

Какие западные решения заменяют российские HRIS-системы

После ухода западных вендоров с российского рынка крупные компании начали активнее искать замену зарубежным HCM-платформам.

Workday, SAP, Oracle и другие международные решения всё ещё могут оставаться в ИТ-ландшафте отдельных российских компаний. Но без полноценной поддержки, обновлений и понятной дорожной карты они стали рискованной основой для долгосрочного развития. Поэтому российские HCM-системы всё чаще рассматривают именно как замену этим платформам.

Workday HCM

Workday HCM — облачная система для управления персоналом, кадровыми данными, оргструктурой, компенсациями, талантами, аналитикой и планированием. Продукт ориентирован на крупные компании, где HR-процессы связаны с финансовым планированием, глобальной структурой и распределёнными командами.

В Workday HCM кадровые данные используются как основа для управления жизненным циклом сотрудника. Система поддерживает работу с должностями, перемещениями, компенсациями, целями, развитием, отчётностью и аналитикой. Отдельное значение имеет единая модель данных, которая помогает крупным организациям работать с персоналом в разных странах и бизнес-единицах.

SAP SuccessFactors Employee Central

SAP SuccessFactors Employee Central — облачное HRIS-ядро в составе SAP SuccessFactors HCM. Система отвечает за core HR, данные сотрудников, оргструктуру, кадровые события, должности, подразделения, локальные требования и базовые процессы управления персоналом.

Employee Central часто выбирают крупные и международные компании, которым нужен единый кадровый контур с поддержкой разных стран, юридических лиц и правил учёта. Система может быть связана с другими модулями SAP SuccessFactors, включая подбор, обучение, оценку эффективности, компенсации и аналитику.

Oracle HCM Cloud

Oracle HCM Cloud — облачная система для управления HR-процессами, кадровыми данными, employee experience, талантами, аналитикой и планированием персонала. Продукт рассчитан на крупные организации, где HR связан с финансовыми, операционными и управленческими процессами.

В Oracle HCM Cloud можно вести данные сотрудников, управлять организационной структурой, отслеживать кадровые изменения, работать с обучением, оценкой, компенсациями, планированием и отчётностью. Систему обычно рассматривают компании, которым нужна единая модель данных, развитые интеграции и масштабируемый HR-контур для сложной корпоративной структуры.

Особенности внедрения HRIS: на что обратить внимание

Внедрение HRIS начинается не с выбора интерфейса, а с подготовки данных и процессов. Если кадровая информация неполная, справочники расходятся, а оргструктура устарела, система быстро унаследует эти проблемы.

Перед внедрением стоит проверить несколько направлений.

• Качество данных. Нужно привести в порядок карточки сотрудников, должности, подразделения, графики, статусы, документы и справочники.
• Оргструктура. Важно согласовать иерархию, подчинённость, юридические лица, филиалы, проектные команды и правила отображения структуры.
• Процессы. До автоматизации нужно описать найм, переводы, отпуска, согласования, кадровые изменения, заявки и отчётность.
• Роли и доступы. Для HRIS критично разграничить права HR, руководителей, сотрудников, бухгалтерии, ИТ и администраторов.
• Интеграции. Система может быть связана с payroll, бухгалтерией, КЭДО, СЭД, LMS, ATS, BI, корпоративным порталом и системами контроля доступа.
• Отчётность. Нужно заранее определить, какие отчёты нужны HR, руководителям, финансам и топ-менеджменту.
• Обучение пользователей. Даже простая система не заработает полноценно, если сотрудники не понимают, как вносить данные, согласовывать заявки и пользоваться личным кабинетом.

Лучше запускать HRIS поэтапно. На первом этапе можно внедрить кадровую базу, оргструктуру, отпуска и базовую отчётность. Затем подключить заявки, self-service, подбор, адаптацию, обучение, оценку, компенсации и аналитику.

Ответы на часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что такое HRIS?

HRIS — это кадровая информационная система, где компания хранит и обновляет данные о сотрудниках, должностях, документах, отпусках, графиках и кадровых событиях.

Для чего компании нужна HRIS?

HRIS помогает вести единую базу персонала, быстрее готовить отчёты, поддерживать актуальность данных и снижать объём ручной работы в кадровых процессах.

Какие данные хранятся в HRIS?

В HRIS обычно хранятся карточки сотрудников, должности, подразделения, документы, графики, отпуска, кадровые события, льготы, статусы и данные для отчётности.

Какие HR-процессы можно автоматизировать через HRIS?

Через HRIS можно автоматизировать ведение кадровых данных, учёт отпусков, кадровые изменения, заявки, документы, оргструктуру, отчётность и часть self-service сценариев для сотрудников.

Как HRIS влияет на качество кадровых данных?

HRIS помогает убрать дубли, устаревшие сведения и расхождения между файлами. Данные хранятся в единой структуре, а изменения фиксируются в системе.