Как заполнять ЭТрН экспедитору

Экспедитор заполняет электронную транспортную накладную (ЭТрН) в качестве грузоотправителя, если принимает груз во владение по договору транспортной экспедиции. Если экспедитор только организует перевозку и не принимает груз во владение, ЭТрН оформляет фактический грузоотправитель.

При заполнении ЭТрН важно правильно определить роль экспедитора и указать сведения о нём и заказчике в предусмотренных полях. От этого зависит, кто оформляет ЭТрН, в каких случаях экспедитор подписывает ЭТрН, какие данные указываются в титуле грузоотправителя и какие документы подтверждают участие экспедитора в перевозке.

В статье разберём, как правильно заполнять ЭТрН экспедитору, что указывать в документе, где отражать сведения об экспедиторе и заказчике, а также как оформить ЭТрН в разных ситуациях — от принятия груза во владение до работы с привлечённым перевозчиком.

Как правильно заполнять ЭТрН

Правильное заполнение ЭТрН начинается не с внесения данных в отдельные поля, а с определения схемы перевозки и ролей её участников. В документе должны быть согласованы сведения о грузоотправителе, грузополучателе, перевозчике, грузе, маршруте и транспортном средстве. Если в перевозке участвует экспедитор, дополнительно необходимо установить, принимает ли он груз во владение или только организует его доставку.

От этого зависит, кто указывается в титуле грузоотправителя и кто оформляет и подписывает соответствующие сведения. При работе по экспедиторской схеме возможны разные варианты оформления: экспедитор может принимать груз во владение, привлекать другого перевозчика или экспедитора либо только организовывать перевозку без принятия груза.

Поэтому перед созданием документа стоит определить последовательность передачи груза и фактического выполнения перевозки. В ЭТрН отражают именно ту схему, по которой груз действительно перемещается между пунктами отправления и назначения. При этом участие экспедитора само по себе не означает, что его нужно указывать в качестве перевозчика.

Образец

Ниже представлен пример заполненной ЭТрН, оформленной экспедитором в 1С-ЭПД. На скриншоте показан вариант, в котором экспедитор принимает груз во владение и поэтому указывается в документе в качестве грузоотправителя.

В верхней части ЭТрН указываются основные реквизиты документа: номер и дата, сведения о заказе (заявке), а также данные участников перевозки. В рассматриваемом примере в поле «Грузоотправитель» указано ООО «Экспедитор», а рядом установлен признак «экспедитором». Именно эта отметка показывает, что указанная организация выступает в качестве экспедитора.

Ниже отдельно указывается заказчик — на скриншоте это ООО «Склад». Также заполнены сведения о грузополучателе и адресе места доставки. В разделе с данными о перевозчике указана другая организация — ООО «Грузоперевозчик», а также водитель и транспортное средство.

В правой части примера открыто окно «Сведения о приеме груза перевозчиком». Здесь отражаются данные, связанные с передачей груза перевозчику: заявленная и фактическая дата и время подачи транспортного средства, время убытия, масса брутто, количество грузовых мест и адрес погрузки.

Отдельно в этом окне видно поле «Иное лицо», в котором указано ООО «Склад». Оно используется для отражения лица, осуществляющего погрузку, когда им не является грузоотправитель. В примере также заполнены сведения о пункте погрузки и основании доступа к нему.

Пример

Представим ситуацию: владелец груза поручает его доставку экспедитору. Экспедитор принимает груз во владение и для выполнения перевозки привлекает стороннюю транспортную компанию. В такой схеме участвуют заказчик, экспедитор и фактический перевозчик, а между ними оформляются документы, подтверждающие передачу груза, организацию перевозки и её выполнение.

Схему взаимодействия можно представить так:

Сначала заказчик и экспедитор заключают договор транспортно-экспедиционных услуг. Затем заказчик передаёт экспедитору поручение на организацию перевозки. После приёма груза экспедитор оформляет экспедиторскую расписку, подтверждающую принятие груза во владение.

После этого экспедитор привлекает стороннего перевозчика. С ним заключается договор перевозки, а для оформления перевозки создаётся ЭТрН. Поскольку экспедитор уже принял груз во владение, в ЭТрН он указывается в качестве грузоотправителя.

При заполнении первого титула ЭТрН в 1С-ЭПД в поле «Грузоотправитель» указывают экспедитора и устанавливают признак «экспедитором». В поле «Заказчик» отдельно указывается организация, заключившая с экспедитором договор транспортно-экспедиционных услуг. В качестве перевозчика указывается сторонняя транспортная организация, которая фактически выполняет перевозку.

Например, ООО «Склад» передаёт груз ООО «Экспедитор». Экспедитор принимает груз во владение и привлекает для его перевозки ООО «Грузоперевозчик». В ЭТрН ООО «Экспедитор» указывается как грузоотправитель с установленным признаком «экспедитором», ООО «Склад» — как заказчик, а ООО «Грузоперевозчик» — как грузоперевозчик. Получателем указывается организация, которой груз должен быть передан в конечном пункте доставки.

При этом участие экспедитора в перевозке не всегда означает одинаковый порядок оформления. Если экспедитор сам выполняет перевозку, необходимо учитывать, принимает ли он груз во владение и каким образом осуществляет его перевозку.

• Экспедитор не принимает груз во владение и сам выступает перевозчиком. В этом случае ЭТрН оформляется по стандартной схеме: грузоотправителем указывается заказчик, а экспедитор выступает в качестве грузоперевозчика.
• Экспедитор принимает груз во владение и перевозит его собственным транспортом. В приведённом сценарии ЭТрН не оформляется, вместо неё экспедитор оформляет путевой лист.

Отдельный вариант предусмотрен для перевозки сборного груза. Например, на одном складе объединяют грузы нескольких заказчиков, предназначенные одному грузополучателю, а для дальнейшей перевозки привлекают экспедитора. В такой схеме экспедитор может выступать грузоотправителем, а склад — заказчиком.

Если склад, в свою очередь, привлекает ещё одного экспедитора, возникает субэкспедирование — в перевозке участвуют несколько экспедиторов. В этом случае для каждого участника цепочки оформляются соответствующие экспедиторские документы: поручение экспедитору и экспедиторская расписка.

Поэтому при заполнении ЭТрН по экспедиторской схеме сначала определяют, кто принял груз во владение и кто фактически выполняет перевозку. От этого зависит, кого указывать грузоотправителем и перевозчиком, а сведения о заказчике при участии экспедитора отражаются отдельно.

Порядок

Порядок заполнения ЭТрН зависит от конкретной схемы перевозки, но в общем случае документ заполняют последовательно. Главная задача — связать между собой сведения о сторонах, грузе и его перемещении, чтобы документ соответствовал фактическим условиям доставки.

1. Определите участников перевозки. Сначала установите, кто является грузоотправителем, грузополучателем и фактическим перевозчиком. Если в перевозке участвует экспедитор, отдельно определите, принимает ли он груз во владение. От этого зависит его роль в ЭТрН.
2. Заполните сведения о грузоотправителе. Укажите данные стороны, которая выступает грузоотправителем в соответствии с выбранной схемой. Если экспедитор принимает груз во владение, учитывают его статус экспедитора и отдельно отражают заказчика соответствующих услуг.
3. Укажите грузополучателя. В документе должны быть указаны сведения о стороне, которой груз должен быть доставлен и передан в пункте назначения. Важно проверить, чтобы данные получателя соответствовали фактическим условиям перевозки и сведениям о пункте разгрузки.
4. Заполните сведения о перевозчике. Перевозчиком указывается тот участник, который фактически выполняет перевозку. Если экспедитор привлёк стороннюю транспортную организацию, это не делает экспедитора перевозчиком автоматически: в соответствующем разделе указываются данные фактического перевозчика.
5. Внесите данные о грузе. Укажите предусмотренные документом сведения о перевозимом грузе: его наименование, количество и другие необходимые характеристики. Информация должна соответствовать фактически передаваемому грузу и документам, сопровождающим перевозку.
6. Заполните пункты погрузки и разгрузки. В ЭТрН отражают место, где перевозчик принимает груз, и конечный пункт, в котором он должен быть передан грузополучателю. Адреса и остальные сведения необходимо проверить до подписания документа, поскольку именно они определяют маршрут перевозки.
7. Укажите сведения о транспортном средстве. Внесите данные автомобиля и, если используется прицеп или полуприцеп, соответствующую информацию о нём. Эти сведения должны соответствовать транспортному средству, которое фактически используется для перевозки.
8. Проверьте документ перед подписанием. На этом этапе сопоставьте сведения об участниках, грузе, маршруте и транспортном средстве. Отдельно проверьте роль экспедитора: если он принимает груз во владение, это должно быть отражено в документе соответствующим образом.
9. Подпишите ЭТрН и продолжите документооборот. После проверки документ подписывают участники перевозки в предусмотренной последовательности. Дальнейшие действия зависят от схемы перевозки и используемой системы электронного документооборота.

При работе с экспедитором сначала определяют его роль в перевозке, а затем выбирают порядок оформления ЭТрН. От этого зависит, какие сведения указываются о грузоотправителе, заказчике и фактическом перевозчике.

Если условия перевозки меняются, порядок оформления также определяется с учётом новой схемы и фактических действий участников.

Что указывать в ЭТрН

При заполнении ЭТрН с участием экспедитора указывают сведения, необходимые для оформления перевозки и работы с экспедитором. В зависимости от выбранной схемы в документе могут отражаться данные о грузоотправителе, грузополучателе, перевозчике, заказчике и самом экспедиторе.

• сведения о грузоотправителе — организация или лицо, указанное в качестве грузоотправителя в ЭТрН;
• сведения о грузополучателе — данные получателя груза и места, куда он должен быть доставлен;
• сведения о перевозчике — данные организации, которая выполняет перевозку;
• сведения о заказчике — организация, заказавшая транспортно-экспедиционные услуги;
• признак «экспедитором» — устанавливается в предусмотренном поле, когда экспедитор указывается в качестве грузоотправителя;
• сведения о грузе — наименование, количество, масса и другие необходимые характеристики перевозимого груза;
• сведения о погрузке и разгрузке — адреса и данные пунктов, связанных с передачей и получением груза;
• сведения о транспортном средстве — данные автомобиля, прицепа или полуприцепа, используемых для перевозки.

Далее разберём, где именно указывать экспедитора в ЭТрН, что заполнять в поле «Услуга экспедитора» и как добавить необходимые сведения в 1С-ЭПД.

Указывается ли экспедитор

Да, сведения об экспедиторе могут отражаться в ЭТрН, но порядок зависит от его роли.

Если экспедитор принимает груз во владение, в ЭТрН он указывается в качестве грузоотправителя с признаком «экспедитором». При этом заказчик услуг экспедитора указывается отдельно.

Если экспедитор только организует перевозку и не принимает груз во владение, он не указывается в ЭТрН в качестве грузоотправителя. В документе отражаются фактический грузоотправитель и перевозчик, а участие экспедитора оформляется в рамках соответствующих отношений между сторонами.

Отдельно важно не смешивать экспедитора и перевозчика. Экспедитор может привлечь стороннюю транспортную организацию, которая фактически доставляет груз. В этом случае перевозчиком в ЭТрН указывается именно организация, выполняющая перевозку.

Где указывается экспедитор

В случае, когда экспедитор принимает груз во владение, его данные указываются в титуле грузоотправителя. В 1С-ЭПД в поле «Грузоотправитель» выбирается организация-экспедитор, после чего устанавливается признак «экспедитором».

Рядом с этим указывается «Заказчик» — организация, которая заключила с экспедитором договор транспортно-экспедиционных услуг. Таким образом, в документе можно отдельно показать, кто принимает груз во владение и кто является заказчиком услуг.

Если перевозку фактически выполняет привлечённая транспортная компания, её данные указываются в поле «Перевозчик». В результате в одной ЭТрН разграничиваются три роли: экспедитор как грузоотправитель, заказчик экспедиторских услуг и фактический перевозчик.

Именно такой вариант показан в примере заполнения ЭТрН в 1С-ЭПД: рядом с выбранным грузоотправителем установлена отметка «экспедитором», а заказчик указан отдельной строкой.

Что указывать в графе «Услуга экспедитора»

При работе по экспедиторской схеме важно отличать сведения об услугах экспедитора от сведений, которые непосредственно относятся к перевозке. Экспедитор организует доставку в соответствии с договором транспортной экспедиции, а фактическую перевозку может выполнять привлечённая транспортная организация.

Поэтому в соответствующих сведениях указывают содержание услуги, которую экспедитор оказывает заказчику в рамках договора. Это может быть организация перевозки, привлечение перевозчика и выполнение других предусмотренных договором транспортно-экспедиционных действий.

Само наличие услуги экспедитора не заменяет сведения о фактическом перевозчике. Если для доставки привлечена сторонняя транспортная организация, её данные всё равно должны быть отражены в ЭТрН как сведения о перевозчике.

Как добавить экспедитора

Порядок добавления зависит от используемой системы электронного документооборота. На примере 1С-ЭПД экспедитор не добавляется отдельной строкой только потому, что участвует в перевозке. Сначала в документе определяется его роль.

1. Выберите организацию в поле «Грузоотправитель», если экспедитор принимает груз во владение.
2. Установите признак «экспедитором» рядом с данными грузоотправителя.
3. Укажите заказчика в соответствующем поле — им является организация, заключившая договор транспортно-экспедиционных услуг с экспедитором.
4. Заполните сведения о перевозчике, если доставку фактически выполняет привлечённая транспортная организация.

Если экспедитор не принимает груз во владение, такой порядок не применяется: грузоотправителем указывается соответствующая сторона перевозки, а экспедитор отражается с учётом своей фактической роли в документообороте.

Поэтому при добавлении экспедитора в ЭТрН сначала нужно определить его роль и факт принятия груза во владение. От этого зависит, где именно будут указаны его данные и какой вариант заполнения документа используется.

Вопросы по заполнению ЭТрН экспедитором

Участие экспедитора в перевозке связано с особенностями оформления транспортных документов. При этом порядок заполнения ЭТрН зависит от условий работы сторон, характера услуг и отношений между экспедитором, клиентом и перевозчиком.

При оформлении ЭТрН экспедитором возникают вопросы о том, какие сведения указывать, кто выступает грузоотправителем и как меняется порядок оформления документа при совмещении экспедиторских и перевозочных функций.

Обязательства экспедитора в ЭТрН: что писать

В ЭТрН обязательства экспедитора отдельно не расписывают. Документ отражает условия конкретной перевозки и участие экспедитора в ее организации. Поэтому при заполнении важно указать, что перевозка организуется в рамках договора транспортной экспедиции, кто является клиентом экспедитора и кто непосредственно выполняет перевозку.

При принятии груза во владение для последующей перевозки экспедитор выступает грузоотправителем. При этом указывается отметка «является экспедитором». Заказчиком организации перевозки выступает клиент экспедитора, а перевозчиком — лицо, которое фактически перевозит груз.

В документе отражают:

• экспедитора — лицо, организующее перевозку и принявшее груз во владение;
• отметку «является экспедитором» — при соответствующей схеме перевозки;
• заказчика организации перевозки — клиента, в интересах которого экспедитор организует перевозку;
• договор транспортной экспедиции — основание, в рамках которого экспедитор организует перевозку;
• перевозчика — исполнителя, непосредственно осуществляющего перевозку;
• условия перевозки — данные о грузе, пунктах погрузки и выгрузки, транспортном средстве и другие обязательные для ЭТрН данные.

При этом договор транспортной экспедиции не заменяет документы, которыми оформляется сама экспедиционная деятельность. В зависимости от выполняемых операций используются:

• поручение экспедитору — определяет порученные экспедитору действия и условия их выполнения;
• экспедиторская расписка — подтверждает принятие груза экспедитором во владение;
• складская расписка — подтверждает принятие груза на хранение.

При отсутствии передачи груза экспедитору во владение грузоотправителем остается заказчик организации перевозки. Экспедитор при этом организует перевозку в соответствии с договором транспортной экспедиции, а в ЭТрН не указывается как грузоотправитель только на основании самого факта оказания экспедиторских услуг.

Поэтому формулировка обязательств экспедитора в ЭТрН сводится не к перечислению всех его договорных обязанностей, а к правильному отражению экспедиторской схемы перевозки, заказчика, перевозчика и факта принятия груза во владение.

Заполнение ЭТрН, если перевозчик — экспедитор

Экспедитор может не только организовывать перевозку, но и самостоятельно выполнять ее в качестве перевозчика. При оформлении ЭТрН с участием экспедитора порядок заполнения документа определяется тем, как построены отношения между клиентом, экспедитором и перевозчиком и передается ли груз экспедитору во владение.

Экспедитор, который не принимает груз во владение и самостоятельно выполняет перевозку, указывается в ЭТрН как перевозчик. Грузоотправителем при этом остается заказчик, передающий груз к перевозке. Само наличие у организации договора транспортной экспедиции не меняет ее положение в ЭТрН.

Передача груза экспедитору во владение для дальнейшей перевозки приводит к другой схеме оформления. Экспедитор становится грузоотправителем по договору перевозки и проставляет в разделе «Грузоотправитель» отметку «является экспедитором».

При этом экспедитор может привлекать другую транспортную организацию для фактической доставки груза. В ЭТрН экспедитор указывается как грузоотправитель, а привлеченная организация — как перевозчик. Сведения о клиенте экспедитора и договоре транспортной экспедиции отражаются в разделе «Заказчик услуг по организации перевозки груза».

Отдельный случай — перевозка груза собственными силами для собственных нужд, когда организация не осуществляет перевозку в рамках договора перевозки с другим лицом. Минтранс указывает, что при перевозке груза для собственных нужд собственными транспортными средствами транспортная накладная не требуется.