Digital Q.EDMS — это система электронного документооборота, ориентированная на быстрое внедрение и упрощение работы с документами за счет гибких инструментов настройки бизнес-процессов.
Одной из ключевых особенностей является интуитивный конструктор маршрутов согласования, который позволяет настраивать процессы обработки документов без длительной разработки. Благодаря этому пользователи могут начать работу практически сразу после входа в систему, а задачи, требующие значительных временных затрат в других решениях, реализуются в течение одного дня.
Система активно использует ИИ-агентов на базе собственного продукта Digital Q.GPT для автоматизации обработки документов. Реализованы функции автоматического заполнения полей, извлечения сущностей из содержимого документов и поддержки пользователей через RAG-систему, которая отвечает на запросы, включая аналитические.
Архитектура решения построена на микросервисном подходе, что обеспечивает масштабируемость и возможность применения как в малом, так и в крупном бизнесе. При этом система может быть расширена за счет интеграции с другими продуктами экосистемы Digital Q, поскольку значительная часть технологий разработана внутри компании.
Цели и задачи
Digital Q.EDMS представляет собой специализированную систему управления электронными документами, разработанную специально для крупных предприятий и корпоративных структур. Ее внедрение направлено на решение ключевых задач современных организаций:
- Централизация процесса обработки документов. Сегодня каждая компания группы пользуется собственной системой электронного документооборота (ЭДО). Это затрудняет взаимодействие подразделений и замедляет обмен информацией между структурами холдинга.
- Импортозамещение решений западного происхождения, обеспечение независимости от зарубежных технологий.
- Цифровая трансформация – цифровизация всех процессов в компании.
Основные компоненты системы Digital Q.EDMS
- Автоматизация делопроизводства: работа с входящей и исходящей документацией (писем, уведомлений, приказов).
- Кадровый электронный документооборот (КЭДО): оптимизирует процессы кадрового учета (оформление отпусков, прием на работу, увольнения, внутренние нормативные акты).
- Электронная подпись и интеграция с операторами ЭДО обеспечивают юридическую значимость электронных документов и позволяют взаимодействовать с контрагентами.
- Конструктор СЭД: встроенный инструмент для проектирования форматов документов, бизнес-процессов, уведомлений и индивидуальных задач пользователей.
- Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО):
- Работа с расходными документами (закупки, субподряд, обучение),
- Обработка доходных документов (договоров, заказов, оферт),
- Управление внутренними корпоративными документами (ведомостями, приказами, служебными записками).
Интеграции
Платформа Digital Q.EDMS оснащена широким спектром интеграций, позволяющих эффективно взаимодействовать с различными системами и службами:
- ERP-системы: совместима с платформой 1С для организации комплексного документооборота и автоматизации учетных операций.
- Почтовые серверы: автоматически обрабатывает электронные письма, создает документы и запускает заданные бизнес-процессы при поступлении новых писем.
- Сервисы оператора ЭДО: поддерживается связь с популярными отечественными сервисами, такими как Контур.Экстерн, СБИС Партнер, Directum, Астрал, обеспечивая легитимность и удобство обмена юридически значимыми документами.
Уникальные преимущества
1. Поддержка отечественных аналогов ПО: Благодаря замене Microsoft Office на отечественный аналог (например, Р7-Офис), обеспечивается полная поддержка функций просмотра, редактирования и согласования документов.
2. Личный кабинет сотрудника: Удобный интерфейс с отображением всех текущих задач и необходимой информации, доступный каждому сотруднику.
3. Единая точка входа в корпоративный документооборот: Централизованная система помогает унифицировать подходы к работе с документами в масштабах крупной корпорации.
4. Мощный BPM-движок: интегрированный движок Business Process Management (BPM) обеспечивает гибкую маршрутизацию документов и управление связанными бизнес-процессами.
5. Расширенная аналитика и отчеты: специальный модуль экосистемы Digital Q — Digital Q.Sensor — предоставляет мощные инструменты анализа данных и формирования отчетности.
6. Микросервисная архитектура: современные архитектурные принципы позволили добиться высокой производительности, быстрой загрузки интерфейсов и эффективного выполнения бизнес-задач.
7. Low-code технологии: широкие возможности визуального конфигурирования системы, позволяющие настраивать и адаптировать рабочие процессы без участия разработчиков.
8. Масштабируемость: способность поддерживать одновременную работу более 100 тысяч пользователей.
9. Готовое решение: включает более 100 предустановленных бизнес-процессов, сокращающих сроки внедрения и адаптации системы.
10. Быстрая разработка новых процессов: новые бизнес-процессы создаются всего за два дня силами штатных сотрудников.
Дополнительные особенности
- Возможность полной кастомизации под нужды конкретной организации, включая создание структуры компании с учетом особенностей юридической формы собственности и ролей сотрудников.
- Гибкая настройка бизнес-процессов без программирования, обеспечивающая максимальную адаптацию системы под потребности клиентов.
- Мощные средства визуализации данных (дашборды) для наглядного представления показателей эффективности работы.
Таким образом, Digital Q.EDMS сочетает высокую производительность, широкую функциональность и простоту эксплуатации, позволяя крупным компаниям значительно ускорить процессы внутреннего документооборота и повысить общую эффективность работы.
Заключение
СЭД Digital Q.EDMS позволяет существенно повысить эффективность работы персонала, сократить затраты на хранение документов и обеспечить надежность хранения конфиденциальной информации, одновременно решив проблемы межкорпоративного взаимодействия и соответствия современным требованиям цифровизации бизнеса.