Global-DocFlow представляет собой модуль системы электронного документооборота, предназначенный для автоматизации процессов обработки документации внутри организаций.
Данный инструмент обеспечивает управление потоками электронных документов, оптимизирует работу с ними и упрощает взаимодействие сотрудников в ходе согласования и утверждения необходимых материалов.
Решаемые задачи
Основные задачи, решаемые модулем:
- Создание единого хранилища документов различного назначения с возможностью ограничения доступа;
- Организация процесса электронного согласования документов и обмена комментариями в режиме реального времени;
- Назначение ответственных исполнителей и контроль соблюдения установленных сроков;
- Мониторинг статуса документов и обеспечение строгого следования регламентированным процедурам;
- Формирование и утверждение решений по каждому документу путем голосования или последовательного согласования;
- Поддержка применения цифровой подписи для повышения уровня защиты информации;
- Интеграция с другими модулями системы Global для реализации индивидуальных маршрутов перемещения документов.
Схемы процессов обработки документов
Модуль позволяет настраивать уникальные маршруты прохождения документов разного типа благодаря встроенному визуальному редактору процессов, соответствующему стандарту BPMN. Процесс может включать ветвления, циклические этапы и параллельные потоки, обеспечивая полную прозрачность этапов обработки.
При создании нового документа система автоматически инициирует соответствующий процессуальный маршрут, отображая назначенных исполнителей и установленные сроки исполнения.
Управление задачами сотрудников
Для эффективного распределения обязанностей система автоматически генерирует индивидуальные задания сотрудникам, участвующим в работе над документом. Каждое задание имеет четкую формулировку действий и предполагает установление временных рамок завершения.
По завершении всех текущих заданий документ переходит в следующий этап своего жизненного цикла, заданный маршрутом обработки.
