Задача проекта — автоматизация административных, хозяйственных, финансовых функций в компании «Московская биржа»
Цель проекта — создать прозрачные цепочки процессов, обеспечить сбор метрик, стандартизировать документы и вовлечь владельцев процессов в развитие решений.
Результат — на платформе GreenData автоматизированы обеспечивающие функции, оптимизированы более 40 процессов, к новым цифровым инструментам подключено более 2000 пользователей, за первый год через систему прошло более 2000 экземпляров процессов.
Этапы работ
Первый шаг — автоматизация двух пилотных бизнес-процессов:
- закупочный процесс (от планирования закупок до заключения договора)
- процесс сбора потребностей в ИТ-бюджете
Далее число процессов увеличивалось. Их взращивание назвали «MOEX Process Garden» — подразумевая целый «Сад процессов Московской биржи». Ключевые две ИТ-системы от GreenData:
- Первая объединяет процессы финансового блока (что-то вроде SRM): закупки, договорную работу и планирование ИТ-бюджета
- Вторая отвечает за управление услугами сервисных подразделений (Enterprise Service Management, ESM) – от Управления делами до Юридических услуг, Комплаенса и Корпоративного управления
Манифест автоматизации
В ходе работ был сформирован манифест автоматизации. Он зафиксировал базовые правила: прозрачность статусов, повторное использование данных, стандартизацию форм, принцип однократного ввода информации с автозаполнением по всей цепочке.
Также в числе приоритетов был рост экспертизы внутри компании. Пользователи проходят обучение, осваивают возможности платформы и в дальнейшем могут самостоятельно вносить изменения и развивать решения под свои задачи.
Обучение сотрудников
Системный подход к развитию компетенций, оптимизации процессов и управлению обратной связью включает четыре направления:
- Обучение. Постоянное повышение квалификации сотрудников способствует ускоренной адаптации и росту эффективности всей команды.
- ИТ-практики. Применение гибких подходов без жесткой фиксации требований, обеспечение быстрого доступа к тестированию, регулярное проведение демонстраций результатов, непрерывная доставка изменений в эксплуатацию («продуктив») круглосуточно, ускоренный трек согласования решений, налаженная коммуникация с поставщиками услуг и упрощение каналов технической поддержки.
- Обратная связь. Организация регулярного мониторинга текущих бизнес-процессов, сбор сервисных показателей для каждого проекта или продукта, внедрение единого унифицированного интерфейса взаимодействия пользователей с системой (UI-kit).
- Аналитика. Комплексный сбор основных метрик производительности (временные показатели, объемы операций, соблюдение соглашений об уровне обслуживания, SLA), применение передовых технологий анализа данных, таких как процесс-майнинг (process mining).
Сквозные процессы
Одна из особенностей проекта заключалась в детальной проработке сквозных процессов End-to-End, охватывающих все стадии реализации, начиная от формулирования идеи заказчиком и заканчивая конечным результатом вне зависимости от границ подразделений организации.
Процессы End-to-End подразумевают целостный взгляд на цепочку действий и этапов, необходимых для достижения конкретного результата. Такой подход позволяет обеспечить прозрачность и контроль над всеми этапами процесса, минимизировать риски и повысить общую эффективность бизнеса. Ключевое преимущество состоит в возможности учитывать влияние смежных подразделений и сторонних факторов, влияющих на итоговый результат.
Итоги
Платформа GreenData интегрирована в ИТ-ландшафт Московской биржи. В системе работает более 2000 человек.
Более 2000 экземпляров процессов прошло через систему в первый год ее работы.
На данный момент автоматизировано более 40 процессов обеспечивающих (административных, хозяйственных, финансовых) функций/