Системы автоматизации бухгалтерии RPA (Robotic Process Automation): принципы работы, примеры и сравнение систем, функционал, порядок внедрения

Работа бухгалтера требует концентрации внимания, трудоспособности и усидчивости. Бухгалтеру приходится постоянно сверять и перепроверять данные, следить за форматами документов, проводить сложные расчеты.

Robotic Process Automation выполнит эти задачи вместо человека. Это позволит сократить до минимума ошибки, обусловленные человеческим фактором, повысить производительность труда, улучшить результат, снизить общие расходы предприятия.

RPA можно внедрить в любые предприятия, работающие в различных бизнес-сферах. Большинство таких программ универсальны, легко адаптируются под нужды компании.

Содержание
  1. Что такое RPA
  2. Появление первых систем автоматизации бухгалтерии RPA
  3. Расшифровка системы автоматизации бухгалтерии RPA
  4. Что означает системы автоматизации бухгалтерии
  5. Методика и принципы работы
  6. Примеры из практики
  7. Лучшие российские системы автоматизации бухгалтерии
  8. SherpaRPA
  9. PuzzleRPA
  10. PrimoRPA
  11. ROBIN (RPA-платформа)
  12. PIX RPA
  13. «Робот-бухгалтер» (RPA2B)
  14. 1С Рарус (направление RPA)
  15. Выполняемые функции
  16. Ввод первичных документов и обработка счетов-фактур
  17. Выставление счетов клиентам и отправка платежных поручений
  18. Закрытие месяца и формирование отчетности
  19. Проверка соответствия проводок регламентированным правилам
  20. Автоматическое начисление налогов и расчет зарплаты
  21. Внедрение
  22. Анализ существующих процессов и выявление областей для автоматизации
  23. Выбор и настройка роботов-помощников (ботов)
  24. Тестирование работоспособности и корректности новых процессов
  25. Обучение сотрудников работе с автоматизированными процессами
  26. Масштабирование и поддержание эффективной работы RPA
  27. Тенденции на рынке
  28. Интеграция с искусственным интеллектом и машинным обучением
  29. Возрастание потребности в комплексных интегрированных системах
  30. Рост числа специализированных решений для конкретных отраслей
  31. Устранение барьеров внедрения благодаря снижению стоимости и простоте настройки
  32. Повышенное внимание к вопросам информационной безопасности и конфиденциальности данных
  33. Системы автоматизации бухгалтерии: подводим итоги

Что такое RPA

В цифровых системах для автоматизации офисных задач используются специальные программные роботы. Они готовы вместо человека выполнять рутинные, повторяющиеся действия. На базе этой технологии созданы RPA — системы автоматизации бухгалтерии.

Появление первых систем автоматизации бухгалтерии RPA

Еще в 1960-е годы зародились идеи о том, чтобы автоматизировать простые действия. Похожие технологии иногда появлялись в первых ЭВМ.

Впервые RPA были изобретены в 1990-х годах: появились боты, умеющие выполнять однообразные рутинные действия. В начале 2000-х возник термин Robotic Process Automation для обозначения этих роботов и технологий, по которым они действуют.

В 2003 году компания Blue Prism попыталась автоматизировать аутсорсинг бизнес-процессов. В том же году фирмы Automation Anywhere и UiPath разработали собственные библиотеки автоматизации. В дальнейшем технологии стремительно развивались, теперь боты могут заниматься любой рутиной.

Расшифровка системы автоматизации бухгалтерии RPA

Robotic Process Automation — это технология, использующая программных роботов, которые выполняют базовые функции внутри цифровой системы. Эти роботы полностью копируют поведение человека. Чаще всего RPA используются в программах для автоматизации бухгалтерии. Они способны работать круглосуточно и без ошибок.

Роботы вводят данные в бухгалтерскую программу, проверяют ошибки, производят расчеты, делают сверку, заполняют бланки, регистрируют документы, формируют отчеты.

Зачем нужен RPA

Что означает системы автоматизации бухгалтерии

Программное обеспечение, способное выполнять простые повторяющиеся задачи бухгалтера, называется системой автоматизации бухгалтерии. Robotic Process Automation берет на себя разные задачи:

  • ведет финансовый, налоговый и бухгалтерский учет;
  • рассчитывает зарплату;
  • проверяет контрагентов;
  • составляет платежные поручения;
  • получает выписки из банка;
  • составляет аналитику, формирует отчетность.

В системе RPA хранятся все данные. Через нее осуществляется бухгалтерский документооборот: согласование и подписание документов происходит через ЭДО.

Методика и принципы работы

Robotic Process Automation — технология, в которой задействованы боты (программные роботы) и искусственный интеллект. В таких программах роботы выполняют задачи вместо людей, а ИИ анализирует процессы, подсказывает нужные действия.

Главные принципы работы RPA:

  • роботы имитируют действия человека с помощью графического интерфейса GUI;
  • боты подключаются к офисным программам, чтобы оттуда скопировать информацию, выгрузить данные, заполняют бланки и формы;
  • боты действуют строго по алгоритму, за них решает ИИ;
  • роботы выполняют рутинные бухгалтерские задания.

На каждое действие робот получает инструкцию. Для этого нужно прописывать алгоритмы и следить за их исполнением.

Примеры из практики

Robotic Process Automation полезны в тех случаях, когда перед бухгалтером стоит большой объем однообразной работы, особенно если возник аврал. Например, нужно заполнить много форм. RPA сделает это в одно мгновение, выгрузив информацию из базы данных.

RPA помогают во время работ по закрытию месяца, при подготовке важных отчетов, которые нужно отправить в налоговые органы или государственные предприятия. RPA быстро сгенерирует отчет по установленной форме, внесет данные, а бухгалтеру остается проверить правильность заполнения. С помощью RPA можно делать ежемесячные, ежеквартальные, годовые отчеты любых типов (налоговые, финансовые, бухгалтерские, статистические, зарплатные и т. д.).

При заполнении форм в документах бухгалтер рискует ошибиться. RPA предотвращает ошибки, возникающие из-за невнимательности или усталости. Достаточно отсканировать документ, и система получит все данные, которые автоматически будут перенесены в заполняемую форму.

Лучшие российские системы автоматизации бухгалтерии

Отечественные разработчики активно создают и совершенствуют программные решения для бухгалтеров. Рассмотрим 7 востребованных программ RPA российского производства.

SherpaRPA

SherpaRPA

Система SherpaRPA — многофункциональное решение, способное автоматизировать рутинные бухгалтерские процессы. Ее создала IT-компания ООО «Шерпа Роботикс», которая занимается разработкой программных роботов. Входит в экосистему программных продуктов, созданных разработчиком ООО «Шерпа Роботикс». 

SherpaRPA предназначена для предприятий среднего и крупного бизнеса. Подойдет компаниям, работающим в сфере телекоммуникации, продаж, финансов, производства. Это находка для предприятий, которые переводят рабочие процессы с зарубежного ПО на отечественное. 

Преимущества:

  • платформа полного цикла No / Low Code позволяет создавать и настраивать роботы для автоматизации бизнес-процессов;
  • легкая масштабируемость позволит настроить программу под требования любой фирмы;
  • работает на базе ИИ (Document AI), поэтому умеет распознавать сканы и фотографии документов любого уровня сложности;
  • простой интерфейс, гибкие настройки;
  • высокая скорость работы, безопасность;
  • экономия средств и человеческих ресурсов.

Недостатки:

  • сотрудников необходимо обучать работе с программой;
  • внедрение потребует денежных затрат;
  • ограничения в функционале.

Пользователи хвалят ПО за большой набор полезных функций, гибкость и адаптивность настроек.

Оценки пользователей:

  • Platforms.su: 4/5

PuzzleRPA

PuzzleRPA

Система PuzzleRPA — это одиночное решение, позволяющее настроить автоматическое выполнение рутинных бухгалтерских задач. Ее разработала одноименная фирма Puzzle RPA, входящая в группу компаний ГК МКСКОМ. 

PuzzleRPA полезна для финансовых, юридических и кадровых отделов, бухгалтерских служб любых компаний. Это программное решение используют предприятия из госсектора, среднего и крупного бизнеса.

Преимущества:

  • искусственный интеллект распознает и анализирует документы по фотографиям и сканам;
  • ИИ выдает автоматические подсказки, опираясь на встроенную базу знаний;
  • у роботов открытый код, что упрощает взаимодействие с ними;
  • можно создавать и настраивать неограниченное количество роботов с помощью языка программирования Scratch;
  • система входит в реестр Минцифры РФ;
  • программа легко масштабируется с помощью адаптивных настроек;
  • надежная защита данных, гарантии безопасности: ПО хранит все сведения на собственных серверах, а не в облаке;
  • простота внедрения: полностью наладить процессы можно всего за две недели;
  • использование ПО окупается в течение 3 месяцев.

Недостатки:

  • не подходит для сложных и многоступенчатых процессов;
  • потребуются дополнительные программные компоненты, чтобы управлять жизненным циклом роботов, вести документацию и оркестрацию;
  • не выполняется анализ кода;
  • ПО не поддерживает системные события и сложные типы переменных;
  • нет настроек для параметризации сценариев и их тестирования;
  • нет функции citizen development, поэтому бухгалтеры не смогут самостоятельно создавать роботов, потребуются услуги IT-специалистов;
  • мало функций для работы с Excel.

Пользователи в своих отзывах высоко оценивают возможности PuzzleRPA, хотя и указывают на скудный функционал и сложный интерфейс.

Оценки пользователей:

  • Platforms.su: 4/5
  • Picktech.ru: 5/5

PrimoRPA

PrimoRPA

Приложение PrimoRPA — это одиночное программное решение, которое отличается высокой адаптивностью и многофункциональностью. Изготовитель — IT-компания ООО «Примо РПА». Это ведущий разработчик роботов для автоматизации рутинных процессов в бизнесе.

PrimoRPA удобна для любого бизнеса и любой отрасли деятельности. Бухгалтер может создать для себя личного виртуального ассистента, что очень удобно для фрилансеров.

Преимущества:

  • система способна обрабатывать тысячи процессов одновременно, выдерживает высокие нагрузки без сбоев;
  • совместимость с 1С, Bitrix24 и другим российским ПО;
  • масштабируемость: можно автоматизировать процессы любой степени сложности;
  • много инструментов для аналитики, в том числе OCR (оптическое распознавание символов) для исследования скан-копий;
  • высокий уровень безопасности и защиты данных;
  • эффективность работы, экономия ресурсов предприятия.

Недостатки:

  • высокая стоимость внедрения и дополнительного обслуживания;
  • длительное и сложное обучение: сотрудникам понадобится много времени;
  • зависимость от разработчика ПО или одного поставщика.

В отзывах пользователи хвалят PrimoRPA за широкий набор полезных функций и оперативную, отзывчивую, квалифицированную техподдержку.

ROBIN (RPA-платформа)

ROBIN RPA

Сервис ROBIN RPA — одиночное решение, идеально подходящее для выполнение базовых бухгалтерских задач. Ее создала компания ООО «РОБИН» — небольшое IT-предприятие, основанное в 2019 году.

ROBIN будет полезен большим коммерческим и государственным организациям. Эту систему используют IT-специалисты, бизнес-технологи, бизнес-аналитики, а также сотрудники бухгалтерии, финансовых, кадровых, юридических отделов, менеджеры по продажам, специалисты по закупкам.

Преимущества:

  • универсальность, совместимость с любым ПО;
  • интеграция через API с любыми внешними ресурсами, в том числе с ФНС, ЕГАИС и другими государственными системами;
  • есть Low-code и No-code режимы для разработки и настройки роботов;
  • кастомные действия можно прописывать на разных языках программирования — Java, Python или .NET;
  • единый, визуально понятный интерфейс.

Недостатки:

  • не получится создавать нестандартные сценарии, потому что ограничен функционал No-code;
  • есть проблемы с повторным использованием готового кода;
  • ограничения в IDE (интегрированной среде разработки) — код необходимо создавать в виде отдельных действий, а не писать его в студии.

Большинство отзывов о ROBIN положительные. Пользователи отмечают идеальное соотношение цены и качества программы: функционал настолько широк, что расходы на внедрение ПО быстро окупаются.

Оценки пользователей:

  • Platforms.su: 4/5
  • Crmindex.ru: 5/5

PIX RPA

PIX RPA

Решение PIX RPA входит в экосистему программ для автоматизации бизнес-процессов. Разработчик — IT-компания PIX Robotics. Эта экосистема включает в себя три компонента:

  1. PIX RPA — автоматизация бухгалтерии.
  2. PIX BI — автоматический сбор и ведение бизнес-аналитики.
  3. PIX Процессы — автоматизированное управление процессами.

PIX RPA подойдет малому, среднему и крупному бизнесу, который занимается производством, ретейлом, IT. Эта программа упростит работу сотрудникам бухгалтерии, отдела кадров, закупок, продаж. Ее используют предприятия из таких сфер деятельности, как здравоохранение, ТЭК, металлургия.

Преимущества:

  • быстрота и точность работы ПО;
  • система работает бесперебойно круглые сутки;
  • удобные возможности для масштабирования и кастомизации;
  • нативная интеграция с 1С, Яндекс, Битрикс24 и др.;
  • вся информация хранится на внутренних серверах компании в закрытом контуре и не передается в облако;
  • безопасность, надежная защита данных;
  • универсальность: ПО работает как на Windows, так и на Linux;
  • есть база знаний, оперативная техподдержка, обучающие курсы для сотрудников.

Недостатки:

  • не подходит для решения нестандартных задач, требующих креативности;
  • дорогостоящее внедрение ПО.

Отзывы о PIX RPA содержат как похвалу, так и критику этой программы. Пользователи утверждают, что ПО обладает разнообразным, но непонятным функционалом, часто случаются сбои.

Оценки пользователей:

  • Crmindex.ru: 3,3/5
  • Otzyvmarketing.ru: 5/5

«Робот-бухгалтер» (RPA2B)

RPA2B

Система «Робот-бухгалтер» (RPA2B) — одиночное решение, способное выполнять различные функции и интегрироваться с внешними сервисами. Ее создала IT-компания «Тензор. СБИС (Saby)».

RPA2B универсальна, поэтому подойдет как индивидуальным предпринимателям, так и предприятиям любого размера, уровня организации, сферы деятельности.

Преимущества:

  • автоматизация рутины позволяет бухгалтерам решать нестандартные сложные задачи;
  • программа работает круглосуточно без перерывов;
  • точность работы, ошибки исключены;
  • система быстро обрабатывает большой объем данных, поэтому производительность высока;
  • сокращение ошибок и затрат;
  • робота можно быстро перенастроить;
  • все, что делают роботы, сохраняется в журнале действий;
  • контроль за процессами, абсолютная прозрачность.

Недостатки:

  • значительные денежные затраты на внедрение и интеграцию ПО;
  • для безопасности требуется дополнительная защита данных;
  • требуется постоянное обслуживание, техподдержка и регулярное обновление.

Отзывов о «Роботе-бухгалтере» немного. Авторы отмечают, что это программное решение упростило ежедневный труд бухгалтеров, сэкономив рабочее время.

1С Рарус (направление RPA)

1С Рарус

Экосистема 1С Рарус включает в себя не только направление RPA, но и другие программы 1С. Разработчик — группа компаний «1С-Рарус», куда входят ООО «Рарус» и «1С».

1С Рарус RPA предназначен для крупного и среднего бизнеса, а также для индивидуальных предпринимателей и малого бизнеса любых сфер деятельности.

Преимущества:

  • безошибочная, точная, быстрая работа;
  • сокращение операционных расходов;
  • непрерывная круглосуточная работа в режиме 24/7;
  • адаптивность, масштабируемость;
  • гибкие, многообразные настройки;
  • прозрачность: в журнале действий отображаются все процессы;
  • интеграция со всеми программами.

Недостатки:

  • есть жалобы на службу поддержки;
  • большие затраты на внедрение, настройку, обучение;
  • настраивать, обновлять и поддерживать роботов могут только разработчики;
  • каждый процесс нужно алгоритмизировать, что требует лишних затрат;
  • программа не обрабатывает неоцифрованные и неструктурированные данные;
  • система не распознает голосовые сообщения и рукописные документы.

Отзывы преимущественно положительные, но встречается и критика. Чаще всего клиенты жалуются на работу технической поддержки.

Оценки пользователей:

  • Otzyvmarketing.ru: 4,8/5
  • Softfinder.ru: 5/5
  • A2is: 5/5

Выполняемые функции

Robotic Process Automation берет на себя множество бухгалтерских задач. Это избавляет бухгалтеров от выполнения однообразных рутинных операций и позволяет сосредоточиться на решении задач, требующих обязательного человеческого вмешательства.

Ввод первичных документов и обработка счетов-фактур

Бухгалтер обязан внести в систему все первичные документы от поставщиков: счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, кассовые и товарные чеки, платежные поручения. Необходимо проверить множество параметров:

  • соответствуют ли указанные даты и суммы;
  • верно ли написаны реквизиты;
  • везде ли проставлены подписи;
  • нет ли арифметических ошибок в расчетах;
  • правильно ли заполнены документы.

Раньше бухгалтеру приходилось вручную создавать карточку для каждого документа, заполнять данные, регистрировать его. RPA собирает данные из документов, расположенных в сервисах ЭДО и электронной почте. Далее RPA автоматически проверяет данные, вносит их в систему, регистрирует, выявляет ошибки и дубликаты. Все это занимает считаные секунды.

Интерфейс SherpaRPA
Пример автоматизации обработки данных в программе SherpaRPA

Выставление счетов клиентам и отправка платежных поручений

Одна из самых трудоемких задач бухгалтера — выставить клиенту счет. Для этого приходится внести все сведения как о поставщике, так и о клиенте (полные реквизиты, информацию о сделке). Заполненный документ и счет необходимо отправить клиенту. Благодаря RPA это больше не нужно делать вручную. RPA самостоятельно формирует и отправляет счета.

Закрытие месяца и формирование отчетности

RPA поможет бухгалтеру закрыть месяц. Соберет и проанализирует документы, проверит ошибки, проконтролирует остатки по счетам, сделает документы по начислению амортизации, распределит доходы и расходы, начислит налоги и взносы.

Система анализирует полученную информацию и формирует отчеты. С помощью RPA можно быстро делать отчеты любых типов:

  • бухгалтерские;
  • зарплатные;
  • налоговые;
  • управленческие;
  • кадровые;
  • статистические.

Отчеты генерируются автоматически. Бухгалтеру остается только проверить их дополнительно. RPA может отправлять отчеты в налоговые органы, если сервис интегрирован с соответствующими автоматизированными системами.

Проверка соответствия проводок регламентированным правилам

Бухгалтеру приходится постоянно сверять документы и проверять информацию. На это уходит много времени и сил. RPA самостоятельно проверяет все документы на соответствие правилам, выявляет ошибки, подсказывает нужные правки.

Автоматическое начисление налогов и расчет зарплаты

Robotic Process Automation выполняет необходимые расчеты. ПО мгновенно рассчитает налоги и зарплату сотрудников. Система постоянно обновляется, поэтому при расчетах учитываются изменения в законодательстве.

Внедрение

Система Robotic Process Automation полезна для любого предприятия, поэтому ее внедряют в рабочие процессы фирмы. Рассмотрим все этапы внедрения.

Этапы внедрения RPA
Этапы внедрения RPA

Анализ существующих процессов и выявление областей для автоматизации

Сначала необходимо понять, как работает бухгалтерия в данный момент. Для этого проводят полный аудит бухгалтерской деятельности. Все процессы нужно тщательно изучить и проанализировать. Тогда станет понятно, какие области деятельности нужно автоматизировать. Большинство клиентов стремятся автоматизировать трудоемкие задачи, которые многократно повторяются, — сверку, обработку счетов, ввод данных, расчет зарплаты, составление отчетов.

Выбор и настройка роботов-помощников (ботов)

Необходимо выбрать подходящую автоматизированную систему RPA. Функционал и прочие особенности должны соответствовать потребностям компании.

Необходимо изучить несколько RPA-систем и сравнить их, а потом выбрать наиболее подходящую. Избранная RPA должна интегрироваться с уже установленными системами, в том числе с 1С, СЭД, ERP, бухгалтерскими программами, CRM, банками. Следует выбирать такую программу, в которой есть готовые шаблоны документов и простые настройки, чтобы ее можно было самостоятельно доработать.

Тестирование работоспособности и корректности новых процессов

Необходимо постепенно внедрять RPA-систему. Сначала надо автоматизировать 1–2 простых процесса, например, перенос контактов из email в базу данных. Если система будет работать корректно, можно распространить ее на все остальные рабочие процессы.

Для каждого процесса нужно составить четкий алгоритм, в том числе на случай непредвиденных сбоев. Нужно протестировать RPA несколько раз, проверить на наличие ошибок, отладить систему до совершенства.

Обучение сотрудников работе с автоматизированными процессами

Сотрудников необходимо обучить работе с RPA. На обучение потребуется несколько недель. Занятия должны проводить эксперты со стороны разработчика. Чтобы отладить RPA, желательно собрать отзывы всех сотрудников, работавших с ней.

Масштабирование и поддержание эффективной работы RPA

Если компания будет расти и расширяться, нужно масштабировать RPA. Все новейшие программы обладают функционалом, необходимым для кастомизации и масштабирования.

Чтобы RPA работала эффективно и бесперебойно, ее нужно постоянно поддерживать. Для этого придется сотрудничать с командой разработчика или нанять квалифицированного IT-специалиста.

Тенденции на рынке

Рынок Robotic Process Automation и других автоматизированных систем постоянно растет, расширяется, обновляется. Разработчики добавляют новые функции, совершенствуют настройки. Рассмотрим несколько актуальных тенденций на рынке этого ПО.

Интеграция с искусственным интеллектом и машинным обучением

Все новейшие RPA работают на базе ИИ. Для развития встроенных нейросетей используются технологии машинного обучения. Искусственный интеллект сверяет данные, выполняет аналитику, генерирует отчеты, сохраняет информацию в базе данных и выполняет множество других функций.

Возрастание потребности в комплексных интегрированных системах

Многие предприятия стремятся автоматизировать не одну сферу деятельности, а все рутинные процессы вообще. Приходится по отдельности внедрять СЭД, RPA, программы для кадровиков, юристов, специалистов по закупкам, менеджеров по продажам и другие автоматические системы управления (складом, знаниями, зданием, активами).

Многие фирмы не хотят устанавливать все эти сервисы по отдельности (это дорого и трудно), а стремятся получить комплексную интегрированную систему. Такая система объединяет в себе весь функционал каждой из перечисленных автоматизированных программ. Разработчики стараются создавать комплексные системы с нуля. Также они добавляют новые функции в уже существующие программы.

Рост числа специализированных решений для конкретных отраслей

Растет спрос на специализированные программы, предназначенные для конкретных отраслей деятельности. Такая система учитывает специфику той или иной отрасли. Разработчики учитывают эту тенденцию и создают системы для компаний, занимающихся производством, торговлей, предоставлением услуг, финансами и др.

Устранение барьеров внедрения благодаря снижению стоимости и простоте настройки

Многие предприятия не торопятся внедрять RPA, потому что такие программы стоят дорого и требуют грамотной настройки. Разработчики учли эту проблему, поэтому стараются максимально упростить настройки и уменьшить стоимость внедрения. Большинство разработчиков заключают с клиентами договор о временной или постоянной техподдержке.

Повышенное внимание к вопросам информационной безопасности и конфиденциальности данных

Предприятия стараются защитить данные и усилить информационную безопасность. Разработчики RPA уделяют пристальное внимание защите информации. Для этого используются специальные программы, токены, криптографические средства, DLP- и SIEM-системы и другие технологии.

Системы автоматизации бухгалтерии: подводим итоги

Robotic Process Automation сделает работу бухгалтеров более эффективной, качественной, быстрой. RPA берет на себя рутину и дарит бухгалтерам возможность трудиться над сложными, неординарными задачами. Внедрение RPA сократит расходы фирмы и улучшит ее продуктивность.

CIO-NAVIGATOR