Системы управления мероприятиями EMS: как устроен рынок, чем отличаются решения друг от друга

Организация мероприятий стала неотъемлемой частью современной деловой культуры. Независимо от размера предприятия и отрасли, успешное проведение любого события требует четкого планирования и эффективного взаимодействия всех вовлеченных сторон.

ВКС и EMS (системы управления мероприятиями) — два принципиально разных сервиса. Первый просто даёт видеосвязь, второй автоматизирует массу организационной работы

Именно здесь важную роль играют специализированные системы управления мероприятиями, помогающие автоматизировать процессы подготовки, проведения и анализа результатов различных типов мероприятий.

Кратко про EMS (системы управления мероприятиями)

Системы управления мероприятиями (Event Management Systems, EMS) — это специальные программы и сервисы, предназначенные для автоматизации процесса организации и проведения различных событий: от внутренних собраний до крупных конференций и выставок.

Они помогают управлять всеми этапами подготовки мероприятия: регистрация участников, отправка приглашений, составление расписания, сбор обратной связи и аналитику эффективности проведённого события.

Основные функции таких систем включают создание списков участников, контроль доступа, оформление документов, уведомление участников и мониторинг активности.

Расшифровка

EMS расшифровывается как Event Management System, что в переводе означает «система управления мероприятиями».

EMS облегчает процесс организации и проведения различных мероприятий, таких как конференции, семинары, выставки и корпоративные вечеринки.

EMS позволяет автоматизировать многие рутинные операции, такие как регистрация участников, бронирование помещений, составление расписаний, отправка уведомлений и подготовка отчетов.

Основа системы

Основа системы управления мероприятием (СУМ) — это комплекс взаимосвязанных процессов и инструментов, обеспечивающих эффективное планирование, организацию и проведение любых событий, будь то небольшие корпоративные встречи или международные конференции.

Главная цель СУМ — автоматизация и оптимизация процессов, начиная от регистрации участников и распределения ролей до управления бюджетом и анализа итоговых результатов. Таким образом, такая система способствует повышению качества мероприятий и снижению издержек.

Виды мероприятий

Ивенты различаются в зависимости от целей и аудитории. Принципиально мероприятия делятся на две большие категории: внутренние и внешние.

Внутренние

Это собрания акционеров, заседания членов правления, внутренние совещания сотрудников. Подобные мероприятия часто проводятся дистанционно посредством видеоконференций (ВКС).

На внутренних мероприятиях проводятся голосования акционеров, проектные совещания и другие встречи

Однако помимо самого формата коммуникации важным аспектом является необходимость голосования, составления протоколов и настройки уведомлений в календарных системах для удобства планирования.

Внешние

Внешние мероприятия предполагают взаимодействие с клиентами, партнерами и заказчиками. Сюда входят совещания с клиентами, предпродажные встречи, презентации продуктов, выставки, конференции и вебинары.

Одна из особенностей крупных систем — интеграция с системой контроля доступа (СКУД) для регистрации пропусков и прохода посетителей

Для успешной реализации такого типа мероприятий необходимы инструменты для сбора заявок на участие, автоматического оформления пропусков, учета посещений и последующего информирования участников. Особенно ценятся возможности синхронизации с системой контроля доступа (СКУД), а также наличие механизмов напоминания о событиях через интегрированные календари.

Примеры систем

Российский рынок представлен рядом популярных решений для управления мероприятиями, каждое из которых обладает своими уникальными характеристиками и областью применения.

СУМ1

Система управления мероприятиями 1 (СУМ1) — лидер по объемам выручки среди отечественных поставщиков услуг.

Разработана специально для государственных заказчиков и предназначена для централизованного управления большими проектами и выставочными мероприятиями. Несмотря на популярность, эта система слабо приспособлена для коммерческих проектов.

Диасофт Digital Q.Events

Цифровая платформа Digital Q включает в себя широкий спектр инструментов для управления различными бизнес-процессами, включая организацию мероприятий.

Модуль Events позволяет быстро настраивать мероприятия различного масштаба, предлагая пользователям современные механизмы аналитики и отчетности. Этот продукт широко используется финансовыми организациями, стремящимися повысить эффективность своего взаимодействия с клиентами.

WeCloud

Продукт от компании ВТБ, ориентированный на внутренний корпоративный рынок.

Основная цель WeCloud — оптимизация процессов внутри организаций, улучшение координации рабочих групп и обеспечение эффективной работы внутренних команд.

Эта система отлично подходит для небольших и средних мероприятий, проводимых внутри одной корпорации.

Газпром-Ивентум

Разработанное дочерней структурой «Газпрома» облачное решение предназначено для корпоративных мероприятий разного уровня. Платформа отличается простотой использования и возможностью быстрой адаптации под нужды конкретной компании.

Основное преимущество Газпром-Ивентум — тесная интеграция с инфраструктурой «Газпрома», что упрощает внедрение и эксплуатацию.

Битрикс-1С

Одно из наиболее распространенных решений на отечественном рынке. Хотя изначально Битрикс позиционируется как CRM-система, оно успешно решает задачи организации и управления мероприятиями.

Решение доступно как облачная версия, поддерживается большим числом интеграторов и консультантов. Тем не менее, несмотря на невысокую цену и широкие функциональные возможности, этот инструмент не совсем подходит для профессиональной организации больших конференций и специализированных мероприятий.

ELMA365

Компания ELMA активно развивает свою low-code платформу ELMA365, расширяя функциональность для рынка систем управления мероприятиями.

Благодаря удобному интерфейсу и широкому спектру встроенных возможностей, ELMA365 привлекает внимание представителей малого и среднего бизнеса, заинтересованных в простых и недорогих инструментах управления собственными активностями.

Требования к системам

Кроме базовых функций организация и управление крупными мероприятиями выдвигают ряд специальных требований, обусловленных спецификой российского рынка и особенностями крупного бизнеса.

Масштабируемость

Один из ключевых показателей качества системы — её способность обрабатывать большое число участников одновременно.

Большинство корпоративных мероприятий предполагает присутствие от сотен человек до десятков тысяч участников

Максимальные показатели на российском рынке достигают отметки в миллион пользователей, хотя большинство корпоративных мероприятий предполагает присутствие от сотен человек до десятков тысяч участников. Чем больше аудитория, тем сложнее техническая инфраструктура и выше требования к производительности системы.

Безопасность

Для предприятий безопасность — приоритет номер один. Система должна обеспечивать защиту каналов передачи данных, безопасную интеграцию с внутренними ИТ-инфраструктурами и полное соблюдение законов о защите персональных данных (ФЗ-152).

Надежное хранение данных, шифрование коммуникаций и защита от несанкционированного доступа становятся решающими факторами выбора решения.

Гибкая архитектура

Современные технологии предлагают две основные архитектуры построения систем: монолитную и микросервисную:

• Монолитные решения проще поддерживать, но ограничены в возможностях расширения и модернизации.
• Микросервисные системы позволяют быстрее адаптироваться к изменениям и добавлять новые модули, но стоят значительно дороже в эксплуатации.

Поэтому при разработке решений под конкретного клиента важно учитывать баланс между стоимостью обслуживания и возможностями кастомизации.

Интеграции

Практически каждая крупная организация сталкивается с необходимостью интеграции систем управления мероприятиями с существующими платформами — ERP, CRM, СЭД.

Часто приходится взаимодействовать с устаревшими системами, такими как 1С или собственные legacy-решения, что существенно усложняет процесс интеграции и увеличивает стоимость разработки и сопровождения проекта.

Виды EMS и отличия

Существует несколько разновидностей систем управления мероприятиями (СУМ), различающихся по своему назначению, масштабу и сфере применения

Отличия EMS от ВКС

Видеоконференцсвязь (ВКС) — это именно средства коммуникации, позволяющие людям видеть и слышать друг друга удалённо. Их основная задача — создать условия для живого общения в режиме реального времени. Типичные представители ВКС-сервисов — Zoom, Skype, Microsoft Teams и аналогичные решения.

Системы управления мероприятиями — это полноценные автоматизированные платформы, облегчающие весь цикл подготовки и проведения мероприятия. Такие системы берут на себя выполнение массы рутинных задач, позволяя организаторам сосредоточиться на стратегических аспектах. К основным функциональностям относятся:

• Регистрация участников,
• Управление доступом и билетами,
• Создание расписаний и анонсов,
• Формирование отчётов и статистики,
• Отправка уведомлений и оповещений,
• Анализ результатов мероприятия.

Таким образом, ВКС обеспечивает лишь коммуникационную составляющую, тогда как EMS занимается полной организацией мероприятия.

Информационная система управления мероприятиями (ИСУМ):

Информационная система управления мероприятиями представляет собой совокупность методов, технологий и программного обеспечения, предназначенных для обработки, хранения и предоставления необходимой информации относительно мероприятий. Она помогает собирать, анализировать и представлять данные, необходимые для принятия решений по управлению процессом организации мероприятий. Ключевое отличие ИСУМ заключается в том, что основной упор делается на обработку и предоставление информации, а не автоматизацию самих действий.

Основные характеристики:

• Фокусируется на сборе и обработке данных.
• Обеспечивает поддержку принятия решений на основании собранной информации.
• Может включать средства для визуализации данных и отчетов.

Пример: Система, используемая для мониторинга динамики количества регистраций на событие и отображения актуальной информации руководству компании.

Автоматизированная система управления мероприятиями (АСУМ):

Автоматизированная система управления мероприятиями подразумевает комплекс технических средств и программных приложений, используемых для полного цикла автоматизации работ по подготовке и проведению мероприятий. Такая система направлена на повышение эффективности за счёт сокращения временных и трудовых ресурсов, необходимых для выполнения повторяющихся операций. Основная особенность состоит в полном или частичном замещении ручного труда техническими средствами.

Ключевые моменты:

• Осуществляет полную или частичную автоматизацию процессов организации мероприятий.
• Включает инструменты для оперативного реагирования на изменения ситуации.
• Использует базы данных и алгоритмы для оптимизации процедур управления мероприятиями.

Пример: Программа, автоматически формирующая списки приглашенных, проверяющая регистрацию участников и генерирующая статистические отчёты по итогам мероприятия.

Автоматизированная информационно-справочная система управления мероприятиями (АИС УМ):

Термин “Автоматизированная информационно-справочная система” подчёркивает тот факт, что данная система служит источником справочной информации и средством систематического накопления сведений, необходимых для проведения мероприятий. Ее основное назначение — поддержка пользователей информацией, обеспечивающей качественное принятие решений в процессе организации мероприятий. Такой подход объединяет элементы обоих предыдущих видов систем: фокус на обработку информации и автоматизацию некоторых этапов работы.

Особенности:

• Ориентация на справочно-аналитическое сопровождение мероприятий.
• Возможность архивации исторических данных для дальнейшего анализа.
• Поддержка рекомендаций и подсказок, направленных на совершенствование организации мероприятий.

Пример: Онлайн-портал, объединяющий базу данных прошлых мероприятий, формулы расчёта необходимого оборудования и рекомендуемые схемы размещения гостей.

Заключение

Сегодня на российском рынке представлено множество решений для управления мероприятиями, каждое из которых имеет свои сильные стороны и особенности.

Выбор оптимального инструмента зависит от характера вашего бизнеса, объема планируемых мероприятий и специфических требований, предъявляемых вашим бизнесом.

Успешное использование систем управления позволит сделать ваши мероприятия эффективными, сократить затраты на организацию и привлечь большее количество целевых клиентов.